Das Fenster Eigenschaften öffnen Sie entweder über das entsprechende Symbol der Symbolleiste oder mit Doppelklick oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste. Für jedes Formular werden die Datenfelder des Datensatz-Typs angezeigt, der in dieser Seite verwendet wird. Um ein Datenfeld im Arbeitsbereich einzufügen, ziehen Sie das Datenfeld mit Drag & Drop in den rechten Teil des Fensters. Wenn Sie das Datenfeld in ein Formular eingefügt haben, wird dieses Feld links nicht mehr angezeigt, weil Sie ein Feld immer genau einmal in einem Formular verwenden können. Um ein Datenfeld zu löschen, markieren Sie das Feld und drücken die Entf-Taste.
Felder können geändert werden, wenn sie beim Anklicken mit einem blauen Rahmen markiert werden. Felder mit einem grauen Rahmen können auf der Arbeitsfläche verschoben, aber nicht geändert werden.
Um die Eigenschaften eines Felds zu ändern, markieren Sie das Feld.
Das Fenster Eigenschaften öffnen Sie entweder über das entsprechende Symbol der Symbolleiste oder mit Doppelklick oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste.
Das Fenster Eigenschaften enthält unterschiedliche Einstellungen je nach Feld.
Das Aussehen aller Elemente, also Schriftart, -farbe, -größe usw. ändern Sie im Bereich Darstellung.
Titel ist der Name des Feld.
Feld ist die Bezeichnung des Datenfelds in der Datenbank. In der Dropdown-Liste werden alle vorhandenen Felder dieses Datensatz-Typs angezeigt.
Typ gibt an, ob ein Eingabefeld für Text, Zahlen, ein Memofeld, ein Datum usw. vorliegt.
Unsichtbare Felder sind für Anwender nicht sichtbar und werden üblicherweise beim Speichern automatisch gesetzt.
Beispiel
Verwenden Sie ein unsichtbares Feld, in dem beim Speichern das aktuelle Datum eingefügt wird. So können Sie diese Datensätze nach dem Datum filtern. Auch die Priorität lässt sich als unsichtbares Feld kennzeichnen.
Mit einem Nachschlagefeld können Sie den Inhalt des Felds einer bestimmten Tabelle anzeigen lassen. Dafür öffnet sich das Fenster Eigenschaften. Die speziellen Einstellungen legen Sie im Register Tabelle fest: Markieren Sie eine der verfügbaren Tabellen und dann das Feld der Tabelle. Anwender erhalten dann eine Dropdown-Liste und können eine Auswahl treffen.
Vorgabe: Hier können Sie Vorgabewerte (Default-Werte) für Anwender eingeben. Vorgaben können aus Variablen bestehen, wie z. B. aktueller Benutzer, aktueller Mitarbeiter oder Datum.
Vorgabe auch beim Ändern setzen heißt, dass in dieses Feld jedes Mal die Vorgabe eingetragen wird, wenn ein Anwender das Formular zum Ändern öffnet.
Bei Breite können Sie eine maximale Anzahl von Zeichen für dieses Feld angeben.
Schreibgeschützt heißt, hier sind keine Eingaben erlaubt.
Pflichtfeld heißt, dass Anwender etwas eingeben müssen, um das Formular speichern zu können.
Ein Pflichtfeld kann nur dann schreibgeschützt gesetzt werden, wenn eine Vorgabe vorhanden ist.
Im Portal wird ein Pflichtfeld nur dann schreibgeschützt dargestellt, wenn ein Wert vorhanden ist. Bei neuen Datensätzen ist dies der Vorgabewert.
Zeitstempel anzeigen zeigt das entsprechende Symbol bei den Anwendern über dem Bereich Notizen. Anklicken des Symbols fügt automatisch den Namen des Anwenders, das Datum und die Uhrzeit (Timestamp) ein.
Dieses Feld lässt sich beispielsweise für Aufgaben mit Bearbeitungsschritten durch mehrere Kollegen/innen verwenden. Jede Änderung des Datensatzes wird durch einen Zeitstempel gekennzeichnet. So lassen sich Fortschritte oder Ergebnisse einfach nachvollziehen.
HTML Notizen erstellen heißt, dass die Notizen im HTML-Format gespeichert werden. Wenn Sie diese Einstellung wählen, können Anwender ihre Notizen in einem Formular mit Symbolen formatieren.
Wenn Sie die Option nicht aktivieren, werden die Notizen als Text (Plain Text) gespeichert.
Wenn Sie für das Stichwort das Fenster Eigenschaften öffnen, dann können Sie den Titel des Formulars festlegen. Entweder lassen Sie den Titel aus dem Stichwort erzeugen, dann heißt eine Aufgabe beispielsweise "Fehleraufgabe A neu anlegen" oder "Protokoll ABC ändern". Oder Sie geben bei Folgenden Text anzeigen einen eigenen Titel für das Formular ein.
Wenn Anwender in einem Formular Teilnehmer für den Datensatz auswählen, können Sie im Register Team des Fensters Eigenschaften bestimmte Teilnehmer als Vorauswahl festlegen.
Klicken Sie dafür das Feld Teilnehmer an und dann auf Element anpassen.