Primärverknüpfungen sind nur in der Premium Edition verfügbar.
Bei Primärverknüpfungen bestehen prinzipiell 3 Möglichkeiten:
Dann können Anwender Primärverknüpfungen eintragen, müssen dies aber nicht. Je nach den Abläufen in Ihrem Unternehmen können dann bei manchen Datensätzen Primärverknüpfungen eingetragen sein, bei anderen nicht.
Dann werden über die Pflichtprimärverknüpfungen eindeutige hierarchische Beziehungen zwischen Adressen, Projekten, Vorgängen, Terminen, Aufgaben, Dokumenten, Telefonaten und E-Mails festgelegt: Die Daten werden in diesem Fall hierarchisch geordnet und strukturiert.
Mit dem Modul Marketing pro können Sie Primärverknüpfungen auch bei Kampagnen eintragen. Kampagnen sind dabei auf der untersten Hierarchieebene des Baums wie Aufgaben, Dokumente usw.
Die grundlegenden Einstellungen für Primärverknüpfungen legt der Administrator in der Management Konsole fest.
Prinzipiell gilt: Sobald Sie im Bereich Pflichtprimärverknüpfungen über eine Dropdown-Liste einen Eintrag wählen, wird die mögliche Primärverknüpfung eine Pflichtprimärverknüpfung. Damit stellen Sie in diesem Bereich ein, für wie viele Ebenen und für welche Datensatz-Typen Sie Pflichtprimärverknüpfungen vorgeben.
In den Dropdown-Listen sind bei jedem Datensatz-Typen immer die Einträge verfügbar, für die Sie eine Pflichtprimärverknüpfung einstellen können.
Sobald Sie eine Pflichtprimärverknüpfung festgelegt haben, muss diese vom Anwender in einem Datensatz eingetragen werden, sonst lässt sich der Datensatz nicht speichern.
Auch eine Pflichtprimärverknüpfung für ein Projekt kann nur für eine Adresse eingetragen werden. Ist eine Pflichtprimärverknüpfung für Projekte eingestellt, dann muss die Primärverknüpfung des Projekts zur Adresse vom Anwender im Datensatz eingetragen werden.
Die Verknüpfungsart Primärverknüpfung ist eine 1:n-Verknüpfung. Dadurch können einem Datensatz aus einer übergeordneten Ebene beliebig viele untergeordnete Datensätze zugewiesen werden. Einem untergeordneten Datensatz kann genau ein übergeordneter Datensatz zugewiesen werden.
Ein Projekt kann bzw. muss eine einzige Primärverknüpfung zu einer Adresse haben:
Projekt ----> Adresse
Eine Adresse kann natürlich mit mehreren Projekten verknüpft sein:
Adresse -----> Projekt 1
-----> Projekt 2
-----> Projekt 3
Ein Vorgang kann bzw. muss dann eine einzige Primärverknüpfung zu einem Projekt/einer Adresse haben. Das Projekt/die Adresse kann wiederum mit mehreren Vorgängen verknüpft sein.
Unter der Ebene mit Vorgängen lassen sich beliebige weitere Ebenen mit Vorgängen einrichten, wenn dies der Administrator ermöglicht.
Aus diesen Regeln ergibt sich die hierarchische Struktur.
Die folgende Abbildung zeigt die maximal möglichen Ebenen der Hierarchie für Primärverknüpfungen.
Die Reihenfolge der Ebenen ist fest vorgegeben. Ebenen können ausgelassen werden, aber die Reihenfolge der Ebenen lässt sich nicht ändern.
Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise eine Struktur, wenn Vorgänge ausgelassen werden.
Die folgende Abbildung zeigt, dass beim Datensatz-Typ Termine nur Pflichtprimärverknüpfungen zu Projekten zulässig sind, die anderen Datensatz-Typen aber mit Vorgängen verknüpft werden müssen.
Primärverknüpfungen lassen sich z. B. im Projektgeschäft einsetzen, wenn alle im System gespeicherten Daten einem Projekt zugeordnet werden sollen und das Projekt selbst einem Kunden bzw. einer Adresse zugeordnet sein soll.
Für den Kunden mit dem Projekt Interesse Produkt A legen Sie den Vorgang Veranstaltungen an. Zu diesem Vorgang werden die Termine für eine Präsentation, der Besuch des Kunden bei einer Informationsveranstaltung, Anschreiben, Telefonate usw. verknüpft.
Für den Lieferanten mit dem Projekt Druck Prospekte Juni legen Sie den Vorgang Druckvorbereitung an. Zu diesem Vorgang werden alle Termine mit dem Grafikbüro, der Druckerei, das Angebot usw. verknüpft.
Der Mitarbeiter legt die Vorgänge Kriterien und Umsetzung an. Zu diesen Vorgängen werden die Termine mit Kolleginnen und Kollegen, Dokumente mit Vorschlägen, E-Mails usw. verknüpft.
Im Datensatzfenster sind Schaltflächen im Register Allgemein verfügbar, um Primärverknüpfungen einzutragen. Eingetragene Primärverknüpfungen werden im Datensatzfenster angezeigt.
Im Register Baum des Datensatzfensters und in der Baumansicht wird die hierarchische Struktur der Primärverknüpfungen in einer Übersicht angezeigt. Funktionen zum Ändern der Primärverknüpfungen sind dabei verfügbar.
Alle Verknüpfungen, auch Primärverknüpfungen, sind im Register Akte sichtbar.
Struktur ohne Vorgänge
