Felder von Dokumentenlisten

Mit den hier beschriebenen Feldern können Sie z. B. spezielle Listenansichten erstellen. Welche Felder angezeigt werden, ist im Ansichtsformat einer Listenansicht eingestellt.

• Register Ansichtsformat

Außerdem können Sie die Felder in einem Filter oder bei der Suche verwenden.

Anzeige verschiedener Dokumente

• Das Feld Dokumententyp zeigt in der Listenansicht die Symbole fü eine Kurznotiz, ein Dokument mit Archivdateien oder eine Internet-Adresse.
• Das Feld Dateityp enthält den Typ der Archivdatei, wie z. B. Microsoft Word-Dokumente, PDF-Dokumente oder Grafiken .
• Wenn ein Dokument gesperrt ist, sehen Sie mit dem Feld in Bearbeitung von, wer das Dokument gerade bearbeitet.

Vorschau

Eine Vorschau zeigt im unteren Teil der Liste den Inhalt des Felds Notizen für einen markierten Datensatz. Mit einer erweiterten Vorschau werden folgende Inhalte je nach Dokumententyp angezeigt:

• eine Vorschau auf die Archivdatei,
• die verlinkte Datei bei einem Dokumentdatensatz mit einem Verweis oder
• die Seite der Internet-Adresse.

Ist keine erweiterte Vorschau möglich, wird ebenfalls der Inhalt der Felds Notizen angezeigt.

Dokumentgröße

Dieses Feld zeigt die Größe eines Dokuments in Kilobyte an.

Möchten Sie dieses Feld beispielsweise in einem Filter verwenden, dann müssen Sie die Größe in Byte angeben, also z. B. < 1000000 für Dokumente kleiner 1 MB. Dies liegt daran, dass keine Maßeinheit mit angegeben werden kann.

Dateityp

  Dieses Feld ist für Dokumentdatensätze mit einer Archivdatei relevant. In der Liste enthält das Feld das entsprechende Symbol für die Archivdatei.

Verwenden Sie dieses Feld beispielsweise für eine Filterbedingung, eine erweiterte Suche oder für eine Dokumentenliste mit Dokumentdatensätzen mit bestimmten Archivdateien.

Eine Dokumentenliste mit Microsoft Word-Dokumenten erstellen Sie beispielsweise so:

• Erstellen Sie mit dem Ansichtsassistenten eine Neue Listenansicht, und zwar eine Dokumentenliste.
• Legen Sie als Filterbedingung fest:

Tabellenfeld = Dateityp

Bedingung = beginnt mit

Filterwert = doc

Das Feld Dateityp enthält die Dateinamenserweiterung (Extension), wie Sie in der Dropdown-Liste der Filterwerte erkennen. Daher ist die Bedingung beginnt mit für die Liste ausreichend. Außerdem werden auf diese Weise im obigen Beispiel auch .docx-Dokumente angezeigt.

in Bearbeitung von

Wenn ein Dokument gesperrt ist, dann wird in diesem Feld der Name des Benutzers angezeigt, der das Dokument bearbeitet.

Dokumententyp

  Dieses Feld zeigt, ob das Dokument eine Archivdatei, eine Internet-Adresse, eine Kurznotiz oder ein Mailing ist.

Dieses Feld verwenden Sie ebenfalls beim Anlegen von Dokumentenlisten, sortieren die Listen ggf., formulieren damit Filterbedingungen oder suchen danach.

In einer Liste werden in der entsprechenden Spalte Symbole angezeigt, in einer Filterbedingung oder bei der Suche enthält das Feld Dokumententyp die Bezeichnung Archivdokument, Internet-Adresse usw.