E-Mail/Register Regeln für E-Mails

Für E-Mails aus seinen E-Mail-Konten kann jeder Anwender bestimmte Regeln festlegen. Die entsprechenden Funktionen finden Sie im Fenster Einstellungen in zwei Registern:

• Im Register Regeln für E-Mails des Registers Regeln und
• im Register Regeln für E-Mails des Registers E-Mail.

Wenn Sie in einer E-Mail-Liste eine E-Mail markieren und im Kontextmenü auf Regel erstellen klicken, dann können Sie auf Basis der markierten E-Mail ebenfalls eine neue Regel erstellen. Dabei werden die Parameter der markierten E-Mail in der neuen Regel bereits eingestellt.

Mit Regeln können Sie E-Mails in bestimmte Ordner verschieben lassen. Wenn Sie den Namen eines Ordners ändern, dann müssen Sie auch die Regel ändern, denn sonst wird die Regel nicht ausgeführt.

Die Regeln werden vom Applikationsserver angewendet. Daher werden Ihre Regeln automatisch ausgeführt, auch wenn Sie nicht anwesend sind.

Hinweise

Damit der Applikationsserver die Regeln ausführen kann, ist ein Zugriff auf das E-Mail-Konto notwendig. Kann der Applikationsserver beispielsweise nicht auf das Internet zugreifen, ist möglicherweise auch der Zugriff auf das E-Mail-Konto nicht möglich.

Beim E-Mail-Konto muss das Kennwort gespeichert werden, sonst ist eine automatische Anmeldung am E-Mail-Server nicht möglich.

Bei lokalen Ordnern ist die Ausführung der Regeln durch den Applikationsservern nicht möglich, da der Applikationsserver auf diese Ordner nicht zugreifen kann.

Regeln werden geprüft

Beim Öffnen des E-Mail-Clients werden die E-Mail-Regeln auf Gültigkeit geprüft.

Wird Microsoft Outlook als E-Mail-Client eingesetzt, können Ordner eines E-Mail-Kontos in Microsoft Outlook geändert, gelöscht oder verschoben werden. Anschließend sind E-Mail-Regeln in diesen Fällen nicht mehr gültig und eine entsprechende Meldung wird angezeigt.

Die Gültigkeit von Regeln für das Verschieben von E-Mails wird auch dann geprüft, wenn E-Mails in Ordner eines anderen Postfachs verschoben werden.

Beim Löschen eines E-Mail-Kontos werden dafür eingerichtete Regeln ebenfalls ungültig. Vor dem Löschen öffnet sich ebenfalls eine Meldung.

Vorgehen

Klicken Sie auf Neu. Das Fenster Regel neu anlegen öffnet sich.

• Geben Sie Name und Beschreibung ein. Der Name wird zunächst automatisch vergeben. Wenn Sie das Kontrollkästchen Regelname automatisch vergeben deaktivieren, dann können Sie den Namen ändern.
• Wählen Sie im Register Merkmale das E-Mail-Konto, das überwacht werden soll.
• Legen Sie dann Zu überwachende Merkmale der eintreffenden E-Mail fest.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei den Feldern Absender, Betreff, Empfänger und CC, die überprüft werden sollen.
• Wählen Sie dann für diese Felder eine Bedingung und legen Sie den zu prüfenden Text genauer fest.
• Das Feld Prioritat lässt sich ebenfalls berücksichtigen.

Der Name bei Antworten an beim Anlegen eines E-Mail-Kontos ist als Kriterium nicht empfehlenswert, da dieser Name im E-Mail-Client beliebig vergeben werden kann. Dies kann dazu führen, dass Regeln nicht oder nicht konsistent ausgeführt werden. Wählen Sie stattdessen die eindeutige E-Mail-Adresse.

• Im Register Aktion legen Sie fest, ob die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschoben werden soll.
• Alternativ können Sie die eintreffende E-Mail mit einer Archivierungsvorlage archivieren lassen. In einer Archivierungsvorlage lassen sich Primärverknüpfungen berücksichtigen.

Das Archivieren mit einer Regel ist nur bei einem IMAP-Konto möglich.

• Außerdem können Sie die überwachten E-Mails automatisch als gelesen markieren und die Desktopbenachrichtigung dafür unterdrücken.

Funktionen der Symbolleiste

Neu öffnet das Fenster, um eine neue Regel anzulegen.

Bearbeiten öffnet das Fenster, um die markierte Regel zu ändern.

Duplizieren erstellt eine Kopie der markierten Regel.

Löschen löscht die markierte Regel.

Aktivieren aktiviert die markierte Regel.

Deaktivieren deaktiviert die markierte Regel.

Nach oben/ Nach unten ändert die Reihenfolge der Regeln. Regeln werden in der angezeigten Reihenfolge angewendet.

Mit Anwenden testen eine eine Regeln. Dabei wird die Regel einmal für alle E-Mails im Posteingang des E-Mail-Kontos ausgeführt.