Die Felder für den letzten Kontakt zeigen, wann von wem welches Telefonat, welche E-Mail, welches Dokument oder welchen Termin mit dem geöffneten Datensatz verknüpft wurde.
Wird das Feld automatisch ausgefüllt, dann wird ein bestimmtes Feld mit einem Datum beim verknüpften Termin, Dokument, Telefonat oder der verknüpften E-Mail geprüft. Dieses Feld wird übernommen. Welches Feld dies ist, legt der Administrator fest.
Diese Felder finden Sie
Die 3 Felder können automatisch ausgefüllt werden, wenn Sie Primärverknüpfungen und die Premium Edition einsetzen. Die automatisch übernommenen Felder können Sie überschreiben.
Die Einstellungen für Primärverknüpfungen und Vorgaben für diese Felder legt der Administrator fest. Der Administrator legt fest, ob für die Felder des letzten Kontakts die 4 Datensatz-Typen Telefonate, E-Mails, Dokumente und Termine berücksichtigt werden oder weniger Datensatz-Typen. Ebenso können nur bestimmte Datensätze dieser Datensatz-Typen berücksichtigt werden, z. B. Datensätze mit einem bestimmten Wert im Feld Typ. Dies kann der Administrator mit einem Filter festlegen.
Wenn Sie keine Primärverknüpfungen verwenden und/oder in der Management Konsole keine entsprechenden Einstellungen vorhanden sind, lassen sich die Felder manuell ausfüllen.
Als Anwender legen Sie einen neuen Termin an. Für den Termin tragen Sie eine Primärverknüpfung zu einem Datensatz Adresse ein.
Der Termin hat die Kategorie ABC.
Für Termine mit der Kategorie ABC hat der Administrator in der Management Konsole eingestellt, dass die Felder für den letzten Kontakt in Datensätzen der Adressen automatisch ausgefüllt werden.
Adressen enthalten beim nächsten Öffnen die aktualisierten Felder für den letzten Kontakt über den verknüpften Termin.
Wenn Sie den Termin mit einer Kontaktperson verknüpft haben, werden die Felder zum letzten Kontakt der Firma ebenfalls aktualisiert.
Die Automatik bei Projekten erfolgt analog, wenn Sie eine Primärverknüpfung zwischen einem Termin mit der Kategorie ABC und einem Projekt eintragen. Natürlich muss der Administrator ebenfalls entsprechende Einstellungen für Projekte festgelegt haben.
Der Ursprung von Primärverknüpfungen sind immer Adressen.
Adressen enthalten daher beim nächsten Öffnen die aktualisierten Felder für den letzten Kontakt, wenn ein Telefonat, eine E-Mail, ein Dokument oder ein Termin mit einem Projekt einer entsprechenden Primärverknüpfung verknüpft wurde.