Wie funktioniert die SmartSearch?

Die durchsuchten Datensatz-Typen und Felder sind bei der SmartSearch vorgegeben.

Prinzipiell werden Textfelder und Felder für Zahlen durchsucht. Felder mit einem Datum werden nicht durchsucht. Die SmartSearch ist eine so genannte unscharfe Suche, so dass Suchbegriffe nicht genau eingegeben werden müssen. Auch bei ähnlich geschriebenen Begriffen werden Treffer gefunden.

Ohne Erweiterungen durch den Administrator werden standardmäßig festgelegte Datensatz-Typen und Felder durchsucht.

SmartSearch - standardmäßig durchsuchte Datensatz-Typen und Felder

Der Administrator kann weitere Datensatz-Typen und Felder für die SmartSearch festlegen.

Reihenfolge der Treffer

Über eine automatisch eingeschätzte Wichtigkeit von Datensätzen wird die Reihenfolge der Treffer beeinflusst. Dabei werden folgende Faktoren berücksichtigt:

• Die Qualität der Treffer ergibt sich durch Genauigkeit, mit der Suchbegriffe und Einträge in den durchsuchten Feldern übereinstimmen.
• Die Aktualität von Datensätzen wird über Felder in Datensatz mit einem Datum bewertet.
• Die Stärke von Verbindungen wird z. B. darüber bestimmt, ob Sie als Teilnehmer im Datensatz eingetragen sind.

Spezielle Suchen

Mit bestimmten Suchbegriffen grenzen Sie eine Suche ein und können genauer suchen.

• Das Feld Notizen wird standardmäßig nicht durchsucht. Das Feld wird aber auch durchsucht, wenn Sie die SmartSearch auf einen Datensatz-Typ beschränken.
• Geben Sie eine Telefonnummer als Suchbegriff ein, finden Sie die Adressen mit dieser Telefonnummer.

Eine Eingabe ist mit oder ohne Ländervorwahl sowie mit und ohne Klammern bzw. Bindestrichen möglich.

• Eingegebene Zahlen werden in Felder mit dem Datenyp int, bigint, smallint und tinyint sowie in Texfeldern gesucht.

Bei dieser Suche gilt als Bedingung beginnt mit, so dass nur die eingegebenen Zahlen berücksichtigt werden und keine ähnlichen Zahlen.

• Von und bis zu einem bestimmten Feldwert suchen Sie mit der Eingabe von 2 Punkten zwischen Werten.

Mit 123..456 suchen Sie nach Datensätze, bei denen Werte von 123 bis einschließlich 456 in Feldern mit Zahlen stehen.

Suche in Textfeldern: "Meier..Müller" findet alle Datensätzen mit Werten von "Meier" bis inklusive "Müller".

Auch dabei werden die Treffer bei den Datensatz-Typen und Feldern gefunden, die von der SmartSearch standardmäßig und durch Anpassungen des Administrators durchsucht werden.

• Üblicherweise werden Treffer als relevanter bewertet, je näher das Datum am aktuellen Zeitpunkt liegt. Um bestimmte Datensätze eines speziellen Zeitraums zu finden, ergänzen Sie den Suchbegriff um ein Datum. Geben Sie dafür # vor dem Datum ein. Folgende Eingaben sind möglich: #dd.MM.yyyy, #MM/dd/yyyy oder #yyyy-MM-dd.

Die Suche nach Firmenfeier #20.06.2012 bewertet das Dokument Firmenfeier 2012 relevanter als Dokumente mit einem zeitlich jüngeren Datum.

• Nach einem bestimmten Zeitraum suchen Sie über eine Kombination von # und der Eingabe eines Bereichs von..bis.

Die Suche nach Rechnung #2010..2012 findet Rechnung im Zeitraum von Anfang 2010 bis Ende 2012.

• Einen bestimmten Datensatz finden Sie mithilfe der GGUID, bei der Sie am Anfang 0x im Suchfeld eingeben.

  GUID ist die Abkürzung für Globally Unique Identifier bzw. global eindeutiger Identifizierungsschlüssel. Ein GUID besteht aus einer 32-stelligen Kombination von Zahlen und Buchstaben (Hexadezimalkombination). Damit lassen sich Objekte im Umfeld von Software - insbesondere Microsoft Windows - eindeutig identifizieren.

  GGUID ist die Abkürzung für den GUID in CAS genesisWorld, z. B. hat jeder Datensatz, jedes Benutzerkonto oder jede Datenbank von CAS genesisWorld einen solchen Identifizierungsschlüssel.

  Ein GUID ist innerhalb des verwendeten Systems eindeutig: GGUIDs für Datensätze sind daher in einer Datenbank von CAS genesisWorld eindeutig. GUIDs für Datenbanken sind innerhalb des verwendeten Datenbanksystems eindeutig usw.

Durchsuchte Dateitypen bei Archivdateien

Bei der Suche nach Archivdateien im Dokumentenarchiv werden die folgenden fest vorgegebenen Dateitypen berücksichtigt:

• Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint,
• entsprechende Open Office-Dateien und
• RTF, PDF-, MSG- und XPS-Dateien.