Prinzipiell werden Besitzrechte und Fremdzugriffsrechte unterschieden und für beide Arten können Stufen von Zugriffsrechten vergeben werden.
Bei Besitz und Fremdzugriffsrechten bestehen einige wesentliche Unterschiede:
Außerdem sind allgemeine Fremdzugriffsrechte für alle Benutzer und spezielle Fremdzugriffsrechte für einen einzelnen Datensatz zu unterscheiden.
In CAS genesisWorld Web und den mobilen Apps werden standardmäßig weniger Stufen bei Zugriffsrechten als im Desktop-Client angezeigt. In CAS genesisWorld Web und den mobilen Apps wird aber immer die gleiche Stufe der Zugriffsrechte wie im Desktop-Client angezeigt, sobald eine solche Stufe im Desktop-Client eingestellt wurde.
Prinzipiell dürfen Sie nicht mehr Rechte vergeben, als Sie selbst haben.
Der Administrator kann vorgeben, welche Stufen von Zugriffsrechten im Desktop-Client angezeigt werden und welche Stufen daher durch Anwender einstellbar sind. Die Stufen Persönlich, Lesen und Vollständige Rechte sind immer vorhanden.
Folgende Stufen sind bei Besitz- und Fremdzugriffsrechten gleich. Auf jeder Stufe ist alles erlaubt, was auf der vorherigen Stufe erlaubt ist und noch eine Sache mehr.
Bei Terminen, Vorgängen, Telefonaten, Urlaub und Aufgaben dürfen Zeiten geändert werden. Dies ist sowohl in einer Kalenderansicht möglich als nach dem Öffnen eines solchen Datensatzes über eine Liste oder Ansicht.
In der Management Konsole heißt diese Stufe Verschieben.
Mit vollständigen Rechten dürfen auch Datensätze aus dem Papierkorb gelöscht werden.
Allgemeine Fremdzugriffsrechte gelten für alle Datensätze eines Benutzers und werden entweder durch den Administrator oder durch einen Benutzer selbst festgelegt. Diese Rechte werden durch spezielle Fremdzugriffsrechte bei einem einzelne Datensatz eingeschränkt.
Benutzer mit diesem Recht sehen Anfang und Ende von Terminen, Vorgängen, Telefonaten, Urlaub und Aufgaben von anderen in einer Kalenderansicht. Der Datensatz kann allerdings nicht geöffnet werden.
Der Benutzer hat Rechte auf die Datensätze von anderen, bei denen Vertraulich als Fremdzugriffsrecht eingestellt ist.
Folgende Stufen sind als spezielle Fremdzugriffsrechte bei einem Datensatz einstellbar und beschränken allgemeine Fremdzugriffsrechte.
Persönliche Datensätze sehen nur die Benutzer, die als Teilnehmer eingetragen sind. Datensätze können so gekennzeichnet werden, wenn ein besonderer Datenschutz erwünscht ist, wie beispielsweise bei einem Besprechungstermin eines Mitarbeiters mit einem Mitglied des Betriebsrats oder bei persönlichen Dokumenten.
Nur Teilnehmer haben Zugriff auf den Datensatz mit dem jeweils eingestellten Besitzrecht und Benutzer mit dem allgemeinen Fremdzugriffsrecht Zugriff auf vertrauliche auf Teilnehmer des Datensatzes.
Eine Ausnahme ist bei persönlichen oder vertraulichen Terminen bzw. Vorgängen in Kalenderansichten vorhanden. Ein persönlicher oder ein vertraulicher Termin bzw. Vorgang ist im Kalender für andere zu sehen und mit *Kein Zugriff* gekennzeichnet. Ist also ein Benutzer kein Teilnehmer, dann werden Beginn und Ende des Termins bzw. Vorgangs angezeigt. Wenn der Administrator entsprechende Rechte und Fremdzugriffsrechte eingestellt hat, werden außerdem die Teilnehmer angezeigt.