Spezielle Rechte für den Datenschutz

In CAS genesisWorld sind verschiedene Möglichkeiten vorhanden, Daten zu schützen und unerwünschten Datenabfluss zu verhindern. Dies wird über die Rechte eines Benutzers gesteuert, die der Administrator in der Management Konsole einstellt.

Einen Leitfaden mit weiteren Informationen finden Sie unter CAS Produkt-Dokumentation.

Importieren und Exportieren von Daten

Importieren und Exportieren von Daten in CAS genesisWorld ist über viele unterschiedliche Funktionen sowohl für einzelne als auch für mehrere Datensätze abhängig von Rechten möglich.

• Daten exportieren/importieren

Adress-Assistent

Nur mit den erforderlichen Rechten sind folgende Funktionen möglich:

• Der Adress-Assistent ist im Programmfenster und bei E-Mails verfügbar.
• Beim Modul Sales pro wird der Adress-Assistent bei fehlendem Recht nicht zum Qualifizieren von Kontaktberichten verwendet. Stattdessen öffnet sich der Datensatz einer Adresse, in der die Informationen manuell erfasst bzw. in die Felder einzutragen sind.

• Sales pro

Anschreiben und Drucken

Drucken von Daten aus CAS genesisWorld ist eine Art von Export, etwa wenn Anschreiben mit mehreren Adressen, Etiketten, Listen oder Auswertungen durch Berichte auf Papier oder in eine Datei gedruckt werden. Daher sind Rechte für entsprechende Funktionen möglich.

Serienbriefe und Etikettendruck

Bei einem Serienbrief oder dem Etikettendruck werden Daten von Adressen durch Microsoft Word in einer Datei gespeichert, die unabhängig von CAS genesisWorld weiter verwendet werden kann. Das entsprechende Recht gilt nicht für Mailings, da diese nicht mit Microsoft Word erstellt werden.

• Bei fehlendem Recht kann ein Serienbrief mit Microsoft Word nicht für mehrere Adressen erstellt werden, sondern nur für eine einzige Adresse. Sind mehrere Adressen mit dem Dokumentdatensatz verknüpft, wird beim Öffnen des Microsoft Word-Dokuments eine Meldung angezeigt.
• Die Schaltfläche für den Etikettendruck wird bei fehlendem Recht nicht angezeigt.

Drucken von Daten

• Bei Listenansichten werden bei fehlendem Recht die Schaltflächen Drucken und Seitenansicht im Menü und in den Symbolleisten nicht angezeigt.
• Beim Drucken von einzelnen Datensätzen werden bei fehlendem Recht die Verknüpfungen nicht mit gedruckt. Die Einstellungen dafür sind im Fenster Drucken nicht sichtbar und in der Vorschau werden die Verknüpfungen nicht angezeigt.
• Beim Drucken von Verteilern werden bei fehlendem Recht die Adressen nicht gedruckt.

Funktionen für Automatiken

Regeln

Mit dem Benachrichtigungs- und Aktionsdienst lassen sich Arbeitsabläufe unterstützen und Prozesse steuern. Bei bestimmten Änderungen vorhandener Datensätze lassen sich Felder dieser Datensätze automatisch ändern oder neue Datensätze werden automatisch angelegt. Bei neuen oder geänderten Datensätzen lassen sich automatisch E-Mails an bestimmte Benutzer oder Adressen senden.

Regeln können Administratoren in der Management Konsole anlegen. Ebenso können Regeln mit den gleichen Funktionen wie in der Management Konsole im Desktop-Client von Benutzern mit den erforderlichen Rechten geändert oder angelegt werden.

• Einstellungen Regeln

Aktionen

Mit neuen, weiteren Aktionen können Felder von Datensätzen geändert, bestimmte Teilnehmer eingetragen oder neue verknüpfte Datensätze angelegt werden. Solche Aktionen können außerdem angelegt, gespeichert, als Favoriten festgelegt und durchgeführt werden.

Für diese Aktionen muss ein Benutzer die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben.

Berichte

In CAS genesisWorld ist zum einen der Datensatz-Typ Bericht verfügbar. Dabei wird mit einer Berichtsvorlage in Listen oder Datensatzfenstern ein Bericht aus markierten Datensätzen erstellt. Zum anderen lassen sich Berichte mit dem Modul Report erstellen und anzeigen.

• Modul Report

Bei Berichten werden die erforderlichen Rechte ebenfalls vom Administrator in der Management Konsole vergeben: Zum einen über das Recht auf den Datensatz-Typ Berichte, zum anderen über das Recht eines Benutzers auf das Modul Report.

• Wenn Benutzer keine Rechte auf den Datensatz-Typ Berichte haben, lassen sich keine Berichtsvorlagen anlegen.

Wenn ein Benutzer ohne die entsprechenden Rechte auf die Schaltfläche Berichte klickt oder die Funktion im Menü Extras in Listen und Datensatzfenstern aufruft, öffnet sich kein Fenster mit Berichtsvorlagen. Stattdessen wird ein Hinweis angezeigt, dass für den Datensatz-Typ keine Berichtsvorlagen vorhanden sind.

• Wenn Benutzer nicht in der Lizenz für das Modul Report eingetragen sind, lassen sich auch keine Reportansichten anlegen. Mit dem Symbol oder der Funktion Berichte im Menü Extras in Listen und Datensatzfenstern können auch keine Reports angezeigt werden.