Daten exportieren/importieren

In CAS genesisWorld haben Anwender mehrere Möglichkeiten, Daten zu exportieren oder zu importieren.

Hinweise

Teilnehmer für einen Datensatz können grundsätzlich nicht importiert werden. Dies gilt für alle Datensatz-Typen und für alle Arten des Imports. Auch wenn Sie bei einem Import einer CSV-Datei das Feld Teilnehmer wählen und zuordnen, werden die Teilnehmer bei den entsprechenden Datensätzen nicht eingetragen.

Spezielle Rechte benötigen Anwender, wenn sie mehr als einen Datensatz importieren oder exportieren möchten. Nur dann haben Anwender Zugriff auf entsprechende Funktionen.

Diese speziellen Rechte gelten nicht beim E-Mail-Client von CAS genesisWorld, wenn Dateien aus Ordnern oder Laufwerken außerhalb von CAS genesisWorld durch Anwender versendet werden sollen.

Außer dem direkten Export bzw. Import sind Rechte für weitere Funktionen vorhanden, um Daten zu schützen.

• Spezielle Rechte für den Datenschutz

Vor dem Export von mehr als einem Datensatz aus CAS genesisWorld öffnet sich - je nach den Einstellungen - ein Fenster, in dem Anwender Ihr Kennwort für CAS genesisWorld eingeben müssen.

• Benutzerverwaltung/Sicherheitseinstellungen

Exportieren ohne Rechte

Prinzipiell ist ohne Rechte das Exportieren von Datensätzen aus CAS genesisWorld für einen einzelnen Datensatz möglich. Das gilt gleichermaßen für das Erstellen von Serienbriefen, Mailings, für Drag & Drop usw.

Ohne Rechte für den Export sind folgende Funktionen möglich:

Exportieren mit Rechten

Einzelne Rechte für das Exportieren von Daten beziehen sich jeweils auf mehrere Funktionen. Nach dem Aufruf einer der folgenden Funktionen müssen Anwender eventuell Ihr Kennwort von CAS genesisWorld eingeben.

Export in Sonderformate (GTF, vCard)

• Ein Datensatz oder mehrere markierte Datensätze können als GTF-Datei exportiert werden, auch über die Schaltfläche Senden für E-Mails.

  In GBT- und GTF-Dateien sind Ansichten oder Datensätze von CAS genesisWorld enthalten, die Sie auf einem Datenträger (z. B. Festplatte, Netzlaufwerk) speichern oder mit einer E-Mail verschicken können.

  Eine GTF-Datei enthält die gespeicherten Ansichten oder Datensätze. Eine GBT-Datei enthält eine Verknüpfung auf eine Ansicht oder einen bzw. mehrere Datensätze von CAS genesisWorld.

• Eine Adresse oder mehrere Adressen können als vCard exportiert werden.

Kopieren & Einfügen und Drag & Drop

• In Listen können markierte Datensätze in die Zwischenablage kopiert werden, beispielsweise mit Strg + C. Im Menü Bearbeiten sind Kopieren und Ausschneiden vorhanden.
• Bei Akte ist Akte kopieren im Kontextmenü vorhanden.
• Die Datensätze einer Multiliste lassen sich in die Zwischenablage kopieren.
• Mit dem Kontextmenü für Drag & Drop lassen sich Datensätze als TXT-Datei auf den Desktop kopieren.
• Mit Drag & Drop lassen sich Datensätze in ein anderes Programm wie Microsoft Word oder Microsoft Excel kopieren.

Export im Menü Extras

• Die Funktion Export im Menü Datei für den Import-/Exportassistenten wird angezeigt.

Der Assistent ist auch in der Management Konsole im Bereich Datenbank verfügbar.

• Import/Export-Assistent

• Im Menü Extras bzw. im Kontextmenü wird in Listen für markierte Datensätze die Funktion Exportieren/Export nach Excel angezeigt.

Spezialfall: E-Mails und Anhänge

Wenn Anwender E-Mails in CAS genesisWorld erhalten oder anlegen, sind diese E-Mails keine Datensätze von CAS genesisWorld. E-Mails werden auf dem E-Mail-Server gespeichert und mit dem E-Mail-Client von CAS genesisWorld greifen Anwender auf den E-Mail-Server zu.

Rechte von CAS genesisWorld können nur für Datensätze und Funktionen von CAS genesisWorld geprüft werden und nur für diese Datensätze und Funktionen gelten. Das hat im Zusammenhang mit E-Mails und Anhängen folgende Auswirkungen:

• Bei E-Mails mit einem oder mehreren Anhängen können Anwender sowohl die E-Mail als auch die Anhänge archivieren. Damit legen Anwender Datensätze für CAS genesisWorld an und importieren damit mehr als einen Datensatz.
• Wenn Anwender eine E-Mail anlegen und Datensätze von CAS genesisWorld als Anhang einfügen, werden die Rechte für den Export von Daten berücksichtigt.

Ohne Rechte können Anwender einen einzigen Datensatz von CAS genesisWorld mit dem E-Mail-Client von CAS genesisWorld als Anhang einfügen. Dies kann eine Adresse, ein Termin oder ein anderer CAS genesisWorld-Datensatz sein, egal ob als vCard, als iCal, als GTF-Datei, mit Drag & Drop usw.

Ohne Rechte können Anwender eine beliebige Anzahl von Dateien aus Ordnern oder Laufwerken als Anhang einfügen.

Mit Rechten für den Export können Anwender mehr als einen Datensatz von CAS genesisWorld als Anhang in eine E-Mail einfügen.

Sowohl bei Daten außerhalb von CAS genesisWorld als auch bei Daten für oder auf dem E-Mail-Server sind die Rechte von CAS genesisWorld nicht prüfbar.

Importieren ohne und mit Rechten

Für jeden Benutzer sind ohne spezielle Rechte für das Importieren folgende Funktionen möglich:

• Termine lassen sich über eine iCal für einen oder mehrere Termine in CAS genesisWorld importieren.
• Dokumente importieren Anwender mit Drag & Drop oder dem DocumentPort. Dies ist für einzelne oder mehrere Dokumente möglich.
• Adressen importieren Anwender als vCard für eine oder mehrere Adressen aus einem Ordner oder einer E-Mail.

Nur mit den erforderlichen Rechten sind folgende Funktionen möglich:

• Der Adress-Assistent ist im Programmfenster und bei E-Mails verfügbar.
• Die Funktion Import im Menü Datei für den Import-/Exportassistenten ist verfügbar.

Der Assistent ist auch in der Management Konsole im Bereich Datenbank vorhanden.

• Import/Export-Assistent

Mit dem Import-/Exportassistenten lassen sich Daten in der Datenbank durch das Importieren aktualisieren und ändern. Im Gegensatz dazu werden über iCal oder mit dem DocumentPort neue Datensätze angelegt. Damit sich unbeabsichtigtes Ändern vermeiden lässt, ist für den Import/Export-Assistent ein spezielles Recht vorhanden.