Benutzer müssen Besitzrechte oder Fremdzugriffsrechte am auslösenden Datensatz haben. Dann lassen sich Regeln unterschiedlich einstellen.

• Entweder können Benutzer eine Benachrichtigung selbst abonnieren oder nicht.
• Oder Benutzer werden als Abonnenten vom Regel-Administrator eingetragen.
• Oder Benutzer werden benachrichtigt, auch wenn sie keine Abonnenten sind.

Bei Gruppen gilt:

• Aktivieren Sie die Option Gruppen zu Benutzer auflösen, werden die Benutzer der Gruppe über die E-Mail-Adressen der Benutzer benachrichtigt.
• Ist die Option nicht aktiv und in einem der gewählten Felder ist eine Gruppe von CAS genesisWorld eingetragen, wird die Benachrichtigung an die E‑Mail-Adresse der Gruppe gesendet.

Ressourcen haben keine Rechte an Datensätzen. Benachrichtigungen für Benutzer oder Ressourcen haben dann 2 Voraussetzungen:

• Eine Ressourcen ist als Teilnehmer am auslösenden Datensatz eingetragen.
• Benutzer haben Fremdzugriffsrechte auf eine Ressource.

Vorgehen für Benutzer

• Aktivieren Sie bei der Regel für eine Benachrichtigungen die Option Abonnierbar.

Benutzer werden nun benachrichtigt, wenn sie mindestens das Recht Lesen auf den auslösenden Datensatz haben und die Regel abonnieren.

Alternativ öffnen Sie im Register Regeln für Benachrichtigungen und Aktionen mit Abonnenten das gleichnamige Fenster und legen Abonnenten dieser Regel fest.

Benutzer werden nun benachrichtigt, wenn sie mindestens das Recht Lesen auf den auslösenden Datensatz haben, egal ob sie selbst die Regel abonnieren oder nicht.

Als weitere Alternative können Sie nur Teilnehmer des auslösenden Datensatzes benachrichtigen lassen.

• Klicken Sie im Register Aktion für eine Benachrichtigung auf die Schaltfläche Auswahl bei Variable Empfänger.
• Wählen Sie bei Einstellungen für Abonnenten, ob ein Benutzer direkt oder auch als Mitglied einer Gruppe als Teilnehmer am Datensatz eingetragen sein kann.
• Wenn das Recht Lesen für eine Benachrichtigung ausreicht, werden auch Benutzer mit Fremdzugriffsrechten benachrichtigt.
• Benachrichtigung senden, auch wenn ein Benutzer die Regel nicht abonniert hat heißt, dass Benutzer die Benachrichtigung immer erhalten. Anwender müssen die Regel nicht abonnieren und werden damit immer benachrichtigt, wenn sich ein Datensatz ändert und der Benutzer Teilnehmer dieses Datensatzes ist.

Vorgehen für Ressourcen

• Der Administrator muss in der Management Konsole in den Eigenschaften der Ressource eine E-Mail-Adresse eingetragen haben.
• Die Ressource muss durch Benutzer als Teilnehmer im auslösenden Datensatz eingetragen sein.
• Ressourcen haben keine Rechte oder Fremdzugriffsrechte auf Datensätze. Daher müssen Sie für Ressourcen entweder direkter Teilnehmer des Datensatzes sind oder direkter Teilnehmer oder Mitglied einer Gruppe des Datensatzes sind aktivieren.
• Aktivieren Sie dann Benachrichtigung senden, auch wenn ein Benutzer die Regel nicht abonniert hat.

Ressourcen können keine Abonnenten einer Benachrichtigung sein, deshalb ist diese Option notwendig.

Adressen müssen

• mit dem auslösenden Datensatz verknüpft sein oder
• im auslösenden Datensatz muss ein Feld vorhanden sein, dass eine E-Mail-Adresse enthält.

Vorgehen bei verknüpften Adressen

Bei E-Mail-Adressen aus verknüpften Adressen wählen Sie das E-Mail-Feld, an das eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Dabei sind mehrere Bedingungen zu beachten:

• In CAS genesisWorld können bei jeder Adresse mehrere E-Mail-Adressen vorhanden sein.
• Bei Adressen wird festgelegt, ob E-Mail eine erlaubte Kontaktart ist.

Benachrichtigungen werden daher nach folgenden Prinzipien versendet:

• Adressen werden nur dann benachrichtigt, wenn E-Mail als erlaubte Kontaktart in der Adresse eingetragen ist.
• Ist in einer Adresse das entsprechende E-Mail-Feld leer, dann wird die als Standard eingestellte E-Mail-Adresse verwendet.
• Ist die als Standard eingestellte E-Mail-Adresse ebenfalls leer, dann wird eine E-Mail-Adressen gesucht. Ist beispielsweise E-Mail (Geschäftlich) als E-Mail-Feld eingestellt, dann wird zunächst E-Mail (Geschäftlich 2) geprüft, ist E-Mail (Privat) eingestellt, dann wird E-Mail (Privat 2) geprüft usw.

Aktivieren Sie die Option Nur an gewähltes E-Mail-Feld senden, dann wird durch CAS genesisWorld bei einem leeren Feld E-Mail-Adresse keine Alternative gesucht. Möglicherweise erhalten verknüpfte Adressen dann keine Benachrichtigung.

• Wählen Sie bei E-Mail-Adressen aus verknüpften Adressen, welche Verknüpfungsart verwendet werden soll.

Damit können Sie beispielsweise als Kunde verknüpfte Adressen bei Verkaufschancen benachrichtigen lassen.

Im Text der Benachrichtigung können Sie dann Felder der Adresse wie Anrede, Titel oder Name verwenden. Diese Felder werden beim Versenden mit den Inhalten der entsprechenden Adresse ersetzt, sodass Sie damit personalisierte E-Mails senden können.

Diese Möglichkeit besteht nur bei verknüpften Adressen, nicht wenn eine Benachrichtigung an Benutzer oder sonstige Empfänger versendet wird.

• In CAS genesisWorld können bei jeder Adresse mehrere E-Mail-Adressen vorhanden sein. Wählen Sie daher das E-Mail-Feld, das für die Benachrichtigung verwendet werden soll.

Standard E-Mail ist das Feld, das im Register Allgemein der Adresse im Fenster Kontaktdaten bearbeiten als Standard festgelegt ist.

• Aktivieren Sie E-Mail an verknüpfte Adressen nach dem Senden archivieren, dann wird die E-Mail der Benachrichtigung archiviert und mit der jeweiligen Adresse verknüpft. Als Teilnehmer werden die Teilnehmer des auslösenden Datensatzes eingetragen.

Primärverknüpfungen werden berücksichtigt, wenn dies möglich ist.

Ist der der auslösende Datensatz eine Adresse, ein Projekt oder ein Vorgang, so wird bei der archivierten E-Mail eine Primärverknüpfung zur Adresse, zum Projekt oder zum Vorgang eingetragen. Bei anderen Datensatz-Typen wird für die archivierte E-Mail eine allgemeine Verknüpfung zum auslösenden Datensatz eingetragen und die Primärverknüpfungen des auslösenden Datensatzes werden übernommen.

• Überblick Primärverknüpfungen

Vorgehen bei sonstigen Empfänger aus dem auslösenden Datensatz

Bei E-Mail-Adressen aus Feldern werden alle Felder des auslösenden Datensatzes angezeigt.

• Empfänger werden benachrichtigt, wenn Sie entsprechende Felder in die Liste Ausgewählte Felder verschieben.

Beispielsweise sind Benutzer oder Gruppen von CAS genesisWorld in Feldern wie Verantwortlicher, Bearbeiter oder Erzeugt von eingetragen. CAS genesisWorld versucht, die E-Mail-Adressen dieser Benutzer bzw. Gruppen festzustellen und kann diese dann ebenfalls benachrichtigen.

Damit können Sie beispielsweise Benachrichtigungen an externe Teilnehmer bei der Änderung einer Adresse versenden.

• E-Mail an auslösende Adresse nach dem Senden archivieren archiviert die versendete Benachrichtigung.

Die Felder für den letzten Kontakt einer Adresse können automatisch aktualisiert werden. Falls diese Felder mit der Regel ebenfalls überwacht werden, kann ein Zyklus auftreten: Jede archivierte Benachrichtigung löst eine neue Benachrichtigung aus, die wieder archiviert wird.

• Letzter Kontakt

Benutzer als feste Empfänger erhalten dann eine Benachrichtigung, wenn sie Rechte am auslösenden Datensatz haben.

Auswahl im Register Aktion öffnet das Fenster Teilnehmer wählen. Wählen Sie, welche Benutzer oder Gruppen benachrichtigt werden sollen.

• BCC-Auswahl öffnet das Fenster CAS genesisWorld-Benutzer wählen. An die gewählten Benutzer wird für jede versendete E-Mail eine Kopie versendet.

Im Register Aktion bei einer Regel fügen Sie variable Inhalte für den Betreff und den Text einer Benachrichtigung über die Einträge der Register Tabellenfeld, Aktionsfeld und Adressfelder ein.

Dabei sind mehrere Besonderheiten zu beachten.

Register Tabellenfeld

Im Register Tabellenfeld werden alle Felder vom auslösenden Datensatz angezeigt.

Tabellenfelder werden bei einer Benachrichtigung immer ausgefüllt.

Für das Feld Notizen bestehen 2 Möglichkeiten. Mit Notizen wird der vollständige Inhalt des Felds übernommen. Mit Notizen (gekürzt) werden die ersten 1.000 Zeichen übernommen.

Register Aktionsfelder

Änderungsart: Substantiv, das die Änderung des Datensatzes angibt, beispielsweise "Neuanlegen", "Ändern", "Verschieben"

Änderungsart (Verb): Verb, das die Änderung des Datensatzes angibt, beispielsweise "neu anlegen", "ändern", "löschen"

Änderungsprotokoll (klein): Übersicht mit den wichtigsten Änderungen des Datensatzes

Änderungsprotokoll (vollständig): Übersicht mit allen Änderung des Datensatzes

Benutzer gibt den Namen des Benutzers aus, mit dessen Rechten die Regel ausgeführt wird. Benachrichtigungen an externe Adressen werden mit den Rechten ausgeführt, die für den Administrator eingestellt sind. Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie eine Benachrichtigung testen möchten.

Datensatz-Typ: Datensatz-Typ des Datensatzes, der die Aktion auslöst. Texte zwischen doppelten Doppelpunkten (::) werden wiederholt: Am Anfang und am Ende eines entsprechenden Texts muss ein doppelter Doppelpunkte steht. Damit lassen sich Listen von Änderungen beschreiben.

Geändert am: Datum, zu dem die Änderung stattfand

Geändert von: Benutzer, der den Datensatz zuletzt geändert hat und durch dessen Änderung die Aktion ausgelöst wurde. Bei Änderungen durch mehrere Benutzer wird der Benutzer angegeben, der den Datensatz zuletzt geändert hat.

ID des Datensatzes ist die eindeutige Kennung (Globally Unique Identifier) des Datensatzes

Link zu ... fügt einen Link zu dem entsprechenden Client und Datensatz in die Benachrichtigung ein: CAS genesisWorld Web, mobile Apps und teamWorks.

Für den Link zu CAS genesisWorld Web muss der Administrator im Register Servereinstellungen der Management Konsole zusätzlich die URL für CAS genesisWorld Web eintragen.

Das Feld Link zu teamWorks in einer Benachrichtigung wird nur unter bestimmten Bedingungen ausgefüllt: Benutzer als variable Empfänger erhalten diesen Link nur dann, wenn sie die Regel abonniert haben. Daher erhält ein Benutzer den Link nicht, wenn er die Benachrichtigung nur durch die Option Benachrichtigung senden, auch wenn ein Benutzer die Regel nicht abonniert hat erhält. Benutzer als feste Empfänger erhalten den Link nicht, auch wenn sie die Regel abonniert haben. Außerdem muss sich ein Benutzer mindestens 1 Mal am Portal angemeldet haben.

Für die Links zu den mobilen Apps sind keine weiteren Einstellungen notwendig.

Name der Aktion: Name der Aktion, die durch das Ereignis ausgelöst wird, also Benachrichtigung, Datensatzänderung, Neuer Datensatz oder Verknüpfungen

Servername: Name des Applikationsservers, über den das Ereignis stattgefunden hat

Stichwort des Datensatzes: Stichwort des Datensatzes, der die Aktion auslöst

Uhrzeit: Uhrzeit, zu der die Benachrichtigung gesendet wurde

Geänderte Verknüpfungen wird angezeigt, wenn sich Verknüpfungen des auslösenden Datensatzes geändert haben. Die Änderungen werden als Tabelle in der Benachrichtigung angezeigt.

Register Adressfelder

Wenn Sie Empfänger aus verknüpften Adressen benachrichtigen, können Felder von Adressen eingefügt werden. Beispielsweise lassen Sie als Kunde verknüpfte Adressen bei Verkaufschancen benachrichtigen und sprechen im Text der Benachrichtigung den Kunden individuell über das Feld Anrede an.

Adressfelder einer Benachrichtigung werden nur ausgefüllt, wenn eine Adresse zum auslösenden Datensatz verknüpft ist und die Benachrichtigung an eine verknüpfte Adresse versendet wird.

Wenn also nur ein Benutzer als variabler Empfänger eine Benachrichtigung erhält, aber keine verknüpfte Adresse, dann bleiben die Felder leer, auch wenn solche Felder im Text eingetragen sind.

Wenn ein Benutzer über ein Abonnement benachrichtigt wird und eine verknüpfte Adresse, dann sind die Adressfelder nur in der Nachricht an die verknüpfte Adresse ausgefüllt, aber nicht in der Nachricht an den Benutzer.