Dokumentenlenkung

Diese Komponente unterstützt den gesamten Prozess der Lenkung von Dokumenten. Dazu gehört das Erstellen von Dokumenten, das Bearbeiten, eine Korrekturphase bis hin zur Veröffentlichung. Die Vorgehensweise bei der Dokumentenlenkung ist in der Online-Hilfe für Anwender beschrieben.

In der Management Konsole sind folgende Voraussetzungen für die Dokumentenlenkung notwendig:

• Im Bereich Portalverwaltung muss eine Komponente Dokumentenlenkung angelegt sein.
• Wie üblich müssen die notwendigen Freigaben für diese Komponente festgelegt sein.
• Der oder die Qualitätsmanagementbeauftragte ist vermutlich zuerst mit dem Prozess beschäftigt.
• Bei der Dokumentenlenkung sind weitere Personen mit verschiedenen Aufgaben beteiligt:

Bearbeiter/innen,

Prüfer/innen,

Freigeber/innen,

Kenntnisnehmer/innen und der

Verteiler mit den Personen, die das Dokument lesen.

• Qualitätsmanagementbeauftragte und die weiteren Beteiligten bzw. die entsprechenden Benutzer müssen in der entsprechenden Lizenz eingetragen sein. Damit schalten Sie die jeweiligen Funktionen für diese Benutzer frei.
• Im Bereich Benutzerverwaltung im Ordner Rollen muss der oder die Qualitätsmanagementbeauftragte das Recht Dokumentenlenkung verwalten besitzen.
• Im Bereich Benutzerverwaltung im Ordner Rollen lässt sich außerdem das Recht Gelenkte Dokumente bearbeiten einstellen. Dieses Recht muss den Benutzern erteilt werden, die Bearbeiter, Prüfer oder Freigeber eines gelenkten Dokuments sein sollen.
• Für den Qualitätsmanagementbeauftragten kann ein Stellvertreter festgelegt werden.
• Wenn der Qualitätsmanagementbeauftragte Bearbeiter/innen, Prüfer/innen oder Freigeber/innen, Kenntnisnehmer/innen und einen Verteiler bei einem Dokument auswählen möchte, muss der Qualitätsmanagementbeauftragte Fremdzugriffsrechte auf diese Benutzer haben.
• Im Bereich Sonstiges legen Sie fest, ob bei gelenkten Dokumenten auch Prüfer und Freigeber die Dokumente bearbeiten können.

Übernahme von Teilnehmern

Hat eine Dokument-Projektakte oder eine Projektdokumentation bestimmte Teilnehmer, so lassen sich diese bei einem neuen verknüpften Datensatz automatisch als Teilnehmer übernehmen.

Der Administrator stellt in der Management Konsole bei dem entsprechenden Formular ein, dass die entsprechende Option verfügbar sein soll.

Vorgehen

• Öffnen Sie beispielsweise eine Dokument-Projektakte.
• Klicken Sie in der Liste der Dokumente auf den Link Verknüpfte Projekte.

Eine Liste öffnet sich mit allen Projekten, die mit dem Dokument verknüpft sind.

• Wenn Sie nun ein neues Projekt anlegen oder ein vorhandenes Projekt öffnen, dann blendet Teilnehmer ... Ändern >> den Bereich zur Auswahl von Teilnehmern ein.
• Hier ist dann die Option Übernahme von Teilnehmern aus übergeordnetem Prozess verfügbar.

Beim Anklicken der Option werden die Teilnehmer des übergeordneten Dokuments übernommen .

Möglicherweise wurden bereits Teilnehmer eingetragen. Dann werden nur die Teilnehmer zusätzlich übernommen, die rechts bei Ausgewählte Bearbeiter usw. noch nicht eingetragen sind.

• Der Teilnehmer Alle (Öffentlich) lässt sich nicht übernehmen.
• Teilnehmer, auf die keine Fremdzugriffsrechte bestehen, können ebenfalls nicht übernommen werden.
• Der Link Übernahme von Teilnehmern aus... ist ebenfalls in den Formularen der Projektdokumentation verfügbar.

Siehe auch

Bereich Lizenzen

Bereich Sonstiges: Register Dokumente