Aktivitäten/Register Termine

Im Register Termine legen Sie Einstellungen für das Einladungsmanagement und die Überschneidungsprüfung fest.

Externe Teilnehmer

Ein aktiviertes Einladungsmanagement bietet zusätzliche Möglichkeiten bei Terminen in CAS genesisWorld. Benutzer in CAS genesisWorld können Personen zu Terminen über E-Mail-Adressen einladen, die keine Benutzer von CAS genesisWorld sind. Sind Adressdatensätze in CAS genesisWorld mit den E-Mail-Adressen vorhanden, können Adressen und Termine automatisch verknüpft werden.

Weiterhin ist das Annehmen oder Ablehnen von Einladungen für Benutzer in CAS genesisWorld möglich, wenn Termine mit einem anderen Programm wie Microsoft Outlook organisiert werden.

• Aktivieren Sie Einladungsmanagement bei Terminen verwenden, können die weiteren Optioen aktiviert werden.
• Die aktivierte Option Suche über E-Mail-Adressen verknüpft automatisch Termine und Adressdatensätze, falls Adressdatensätze für die E-Mail-Adressen eingeladener Personen vorhanden sind.
• Folgende E-Mail-Adressen ignorieren ist für firmeninterne E-Mail-Adressen empfehlenswert.

Einladen ist für Benutzer von CAS genesisWorld auf 2 Arten möglich: Entweder werden Kolleginen bzw. Kollegen als eingeladene Teilnehmer im Termin eingetragen oder die E-Mail-Adresse wird verwendet. Im zweiten Fall wird kein Mitarbeiterdatensatz mit dem entsprechenden Termin automatisch verknüpft, wenn Sie E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens ignorieren lassen.

Bestimmte Zeichenfolgen von E-Mail-Adressen sind ausreichend. Das @-Zeichen muss dabei enthalten sein. Beispiel: Wenn Sie alle E-Mail-Adressen von cas.de und von web.de ignorieren möchten, geben Sie @cas.de; @web.de ein.

• Aktivieren Sie "Online-Besprechung" für Benutzer anzeigen, damit entsprechende Funktione im Desktop-Client und in CAS genesisWorld Web angezeigt werden.

Diese Option kann nur dann aktiviert werden, wenn auch das Einladungsmanagement aktiviert ist.

Für Online-Besprechungen muss außerdem die Anwendung Microsoft Teams mit einem OAuth2-Anbieter eingerichtet werden.

• Bereich Sonstiges/OAuth2

Auswirkungen bei aktiviertem Einladungsmanagement

• Für das Einladungsmanagement muss jeder Benutzer eine eindeutige E-Mail-Adresse haben.

• Bereich Benutzerverwaltung

Wenn Benutzer mit gleichen E-Mail-Adressen oder ohne E-Mail-Adresse gefunden werden, erhalten Sie eine Meldung und das Einladungsmanagement kann nicht aktiviert werden.

• Ist das Einladungsmanagement aktiviert, sind Einstellungen für Benutzerkonten im Register E-Mail-Einstellungen vorhanden.

• Benutzer/Register E-Mail Einstellungen

• Falls Sie einen Benutzer deaktivieren erhalten Sie als Administrator einen Hinweis, wenn Termine mit externen Teilnehmern vorhanden sind.

• Benutzer/Register Allgemein

• Termine mit externen Teilnehmern können nicht in andere Datensatz-Typen umgewandelt werden.
• Pflichtfelder werden bei den Terminen nicht berücksichtigt, die durch externe Organisatoren angelegt und in CAS genesisWorld übernommen wurden.

• Prüfung von Pflichtfeldern

• Aktivieren Sie das Einladungsmanagement von CAS genesisWorld in der Management Konsole nicht, wenn Sie Exchange sync verwenden. Einladungen erfolgen dann über den Microsoft Exchange Server.
• Beim Einsatz der Replikation sind einige Besonderheiten zu beachten.

• Leitfaden Replikation

Einstellungen für Überschneidungsprüfung

Anwender legen Einstellungen im Desktop-Client für die Überschneidungsprüfung fest.

• Desktop-Client: Überschneidungen prüfen

Als Administrator legen Sie die Vorgaben hier in der Management Konsole für die Datensatz-Typen Termine, Vorgänge, Urlaub und Telefonate fest.

Die Einstellungen der Management Konsole wirken nur, wenn Anwender die Überschneidungsprüfung aktiviert haben - entweder in den Einstellungen oder in entsprechenden Datensätzen.

• Überschneidung für ganztägige Termine prüfen berücksichtigt auch diese Termine bei der Überschneidungsprüfung.
• Überschneidungen für Aktivitäten in der Vergangenheit prüfen führt dazu, dass beim Öffnen eines vergangenen Termins im Desktop-Client die Option Auf Überschneidung prüfen aktiv ist.

Termine werden auf Überschneidungen mit den Aktivitäten geprüft, die ein Anwender in den Einstellungen des Desktop-Clients festgelegt hat.

Die Option lässt sich durch Anwender im Desktop-Client bei einem Datensatz manuell ändern.

• Aktivieren Sie entweder Überschneidungen bei sämtlichen Änderungen der Aktivität prüfen oder nur, wenn die Felder Beginn und Ende oder die Teilnehmer geändert werden.