Typ und Status: Funktionen und Beispiele

Die Felder Typ und Status sind prinzipiell bei allen Datensatz-Typen einsetzbar.

Typ und Status sowie die entsprechenden Funktionen sind nur in der Premium Edition verfügbar. Alle Einstellungen dafür legt der Administrator in der Management Konsole fest.

Bei speziellen Datensatz-Typen für Ihr Unternehmen können die Felder Typ und Status ebenfalls enthalten sein.

Mit diesen beiden Feldern, den dazugehörigen Eingabehilfen und darauf aufbauenden Funktionen lassen sich unterschiedliche Prozesse im Unternehmen einfacher und schneller gestalten.

Beispiele

Datensätze mit Eingabehilfen einheitlich erfassen

Verschiedene Adressen werden einheitlich erfasst: Im Feld Typ sind folgende Einträge möglich: Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter.

Je nach dem gewählten Eintrag im Feld Typ werden im Feld Status andere Einträge angezeigt.

Durch die Eingabehilfen der Felder sind beim passenden Typ auch immer die passenden Status möglich.

Eingabehilfen sind Vorgaben für bestimmte Felder in Datensatzfenstern etwa für Adressen im Feld Branche.

Der Administrator legt Eingabehilfen in der Management Konsole fest und stellt ein, ob außer Vorgaben zusätzlich beliebige Werte durch Anwender eingegeben werden können.

Mit Pflichtfeldern alle notwendigen Daten erfassen

Je nach Typ bzw. Status im Datensatz Adresse werden bestimmte Felder zu Pflichtfeldern.

Wenn Sie einen Datensatz öffnen und ein oder mehrere Pflichtfelder sind für Sie zu sehen, werden die entsprechenden Pflichtfelder beim Speichern des Datensatzes geprüft. Damit Sie den Datensatz speichern können, müssen diese Pflichtfelder ausgefüllt sein.

In anderen Fällen werden Pflichtfelder nicht geprüft, wie beispielsweise beim Importieren von Datensätzen, wenn Sie den Aktionsdienst einsetzen oder beim automatischen Eintragen von Primärverknüpfungen beim Archivieren von E-Mails.

Pflichtfelder können auch von bestimmten Eingaben etwa in die Felder Typ und Status abhängig sein. So kann ein bestimmtes Feld z. B. ein Pflichtfeld werden, wenn ein bestimmter Typ bzw. Status eingestellt wird.

Der Administrator legt Einstellungen für Pflichtfelder in der Management Konsole fest.

Einheitliche Listen zeigen die passenden Datensätze

Durch eindeutig festgelegte Werte bei Typ oder bei Status, durch notwendige Eingaben bei Pflichtfeldern oder in weiteren speziellen Feldern lassen sich Listen für bestimmte Teams oder Abteilungen erstellen.

Wenige einfache Filterbedingungen sind ausreichend. In Listen lassen sich die wichtigen Felder für entsprechende Arbeitsabläufe anzeigen.

Welche Felder angezeigt werden, stellen Sie über Ansichtsformate ein. Die Listen und Ansichtsformate können durch den Administrator vorgegeben werden.

Unterschiedliche Datensätze mit passenden Registern passend erfassen

Je nach gewähltem Wert im Feld Typ werden im Datensatzfenster bestimmte Register ausgeblendet oder zusätzliche Register eingeblendet.

Funktionen für den Administrator

Die Felder Typ und Status sind erst dann für Anwender sichtbar, wenn Eingabehilfen in der Management Konsole festgelegt wurden.

Eingabehilfen für Typ und Status lassen sich zweistufig anlegen: Die verfügbaren Werte für den Status variieren dann je nach ausgewähltem Wert für das Feld Typ. Beim Anlegen der Eingabehilfen steuern Sie ebenfalls, ob Anwender weitere Felder als Pflichtfelder bei bestimmten Einträgen für den Typ oder den Status ausfüllen müssen.

Über das Feld Typ steuern Sie, welche Register in welchen Datensatzfenstern angezeigt werden sollen.