Vorlagen für Datensätze
Eingaben im Datensatzfenster können Sie als Vorlage für neue Datensätze speichern.
Vorlagen müssen für jeden Datensatz-Typ gesondert erstellt werden. Dynamische Felder, wie z. B. ein Datum im Fenster Termin neu anlegen/bearbeiten, werden nicht gespeichert, sondern aktualisiert.
Vorlagen können Sie auch für E-Mails erstellen. Vorlagen für CAS genesisWorld-Dokumente können Sie auch im Fenster Dokumentvorlagen erstellen und bearbeiten.
Gespeicherte Vorlagen können Sie als Symbol in die benutzerdefinierte Symbolleiste einfügen. Dann erstellen Sie neue Datensätze auf Basis einer Vorlage mit einem einzigen Klick.
Vorlage erstellen
- Öffnen Sie ein Datensatzfenster des Datensatz-Typs, für den Sie eine Vorlage anlegen möchten. Dafür können Sie einen vorhandenen Datensatz öffnen oder einen neuen Datensatz anlegen.
- Geben Sie die Daten ein, die Ihnen in Zukunft als Vorlage zur Verfügung stehen sollen.
Sollen auch Kolleginnen und Kollegen diese Vorlage verwenden? Legen Sie Rechte über Teilnehmer fest.
Damit andere auf eine Vorlage zugreifen können, sind Besitzrechte oder Fremdzugriffsrechte notwendig.
- Prüfen Sie, ob bereits Verknüpfungen in diesem Datensatz enthalten sind und ob diese Ihren Vorstellungen entsprechen.
- Bei einer Vorlage für E-Mails können Sie keine Teilnehmer wählen oder Verknüpfungen erstellen.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern als Vorlage. Ein Fenster öffnet sich. Entscheiden Sie, ob Sie die Verknüpfungen dieses Datensatzes in der Vorlage auch schon vorhanden sein sollen.
Die Vorlage wird erstellt.
Vorlage laden
- Öffnen Sie das Datensatzfenster.
- Um eine Vorlage für diesen Datensatz-Typ zu laden, klicken Sie im Menü Datei auf Vorlage verwenden. Das Fenster zur Auswahl der Vorlagen öffnet sich.
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf OK.
- Die Eingaben und Einstellungen (Teilnehmer, Verknüpfungen, ...) der Vorlage werden in das aktuelle Datensatzfenster übernommen.
Bei Dokumenten verwenden Sie immer eine Vorlage. Diese wählen Sie im Fenster Dokument erstellen aus.
Tipps für Profis
- Halten Sie die Strg-Taste gedrückt. Klicken Sie dann im Menü Datei auf Neu und den Datensatz-Typ. Oder klicken Sie mit der Maus bei gedrückter Strg-Taste auf das Symbol für einen neuen Datensatz.
In allen Fällen öffnet sich zunächst das Fenster zur Auswahl einer Vorlage.
- Dies ist auch beim Anlegen einer Verknüpfung mit einem neuen Datensatz möglich. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt. Klicken Sie bei Neue Verknüpfung auf den entsprechenden Datensatz-Typ. Nun öffnet sich das Fenster zur Auswahl einer Vorlage.
- Wenn Sie eine Vorlage bearbeiten und unter dem gleichen Namen speichern, öffnet sich eine Abfrage. Nun können Sie die bestehende Vorlage überschreiben oder eine neue Vorlage anlegen.