Teilnehmer bei Datensätzen
Mit mehreren Möglichkeiten können Sie Besitzrechte vergeben, indem Sie Teilnehmer in einem Datensatz ein- oder austragen.
- Bei vielen Datensatz-Typen werden Teilnehmer direkt in einem Feld im Datensatz ein- oder ausgetragen. Dabei sind ebenfalls weitere Funktionen verfügbar.
- Tragen Sie Kolleginnen oder Kollegen in Felder für Bearbeiter, Verantwortliche oder andere Zuständige bei bestimmten Datensatz-Typen ein, können diese ebenfalls automatisch als Teilnehmer im Datensatz übernommen werden.
Alternativ zu den obigen beiden Möglichkeiten ist die Schaltfläche Teilnehmer wählen immer verfügbar, wenn Besitzrechte vergeben werden können.
Teilnehmer direkt im Datensatzfenster ein- und austragen
- Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens einer Kollegin oder eines Kollegen im Feld Teilnehmer. Nach dem ersten Zeichen erhalten Sie eine Liste mit Vorschlägen. Je mehr sie eingeben, desto mehr wird die Liste eingeschränkt.
Eintragen als Teilnehmer funktioniert nur für Kolleginnen, Kollegen, Gruppen oder Ressourcen, auf die Sie Zugriffsrechte haben.
Zugriffsrechte auf andere
Eintragen als Teilnehmer ist möglich:
- bei allen Benutzer, auf die Sie Fremdzugriff haben,
- bei allen Ressourcen, auf die Sie Fremdzugriff haben und
- bei allen Benutzern, mit denen Sie in derselben Gruppe sind und wenn Sie in dieser Gruppe vollständige Rechte haben.
- Einen Eintrag der Vorschläge wählen Sie mit der Maus. Der erste Eintrag der Liste wird übernommen, wenn Sie Enter drücken.
- Kürzel wie z. B. ro gl für Robert Glaser sind möglich und der Name wird beim Verlassen des Felds vervollständigt. Bei mehreren Treffern wird der alphabetisch erste verwendet.
- Bei einem Termin, Urlaub, Vorgang oder Telefonat können Überschneidungen sofort angezeigt werden.
Überschneidungen
Eine Überschneidung mit weiteren verplanten Zeiten sehen Sie durch eine rote Kennzeichnung schon beim Tippen.
- Schweben Sie mit der Maus über vorhandenen und rot markierten Eintrag, sehen Sie alle Überschneidungen mit Zeitraum und Stichwort.
Der Geburtstag eines Teilnehmers am entsprechenden Tag wird durch ein Symbol angezeigt.
Hinweise
Beginn und Ende müssen im Datensatz eingetragen sein.
Die Überschneidungsprüfung muss aktiviert sein.
Die Überschneidungsprüfung beim Tippen funktioniert nur, wenn SmartSearch aktiviert ist.
- Bei einem Termin kann eine Ressource automatisch im Feld Ort eingetragen werden, z. B. ein Besprechungsraum.
Ressourcen als Teilnehmer und im Feld Ort
Eine Ressource kan dann automatisch im Feld Ort eines Termins eingetragen werden, wenn der Administrator dafür die Option Ist Raum in der Management Konsole aktiviert hat.
- Tragen Sie mehrere solcher Ressourcen als Teilnehmer ein, werden alle im Feld Ort eingetragen und durch Kommata getrennt.
- Nachträglich als Teilnehmer hinzugefügte Ressourcen werden im Feld Ort ergänzt.
- Als Teilnehmer ausgetragene Ressourcen werden nicht automatisch aus dem Feld Ort entfernt.
- Schweben Sie mit der Maus über einem eingetragenem Teilnehmer, werden Funktionen angezeigt.
Eingetragene Teilnehmer tragen Sie mit diesem Symbol aus.
- Anklicken des Bilds öffnet die Adresse der Kollegin oder des Kollegen, wenn die Adresse ein Mitarbeiterdatensatz ist.
Schreiben einer E-Mail ist möglich, falls in der Adresse eine E-Mail-Adresse eingetragen ist.
Anrufen ist nur möglich, wenn die Adresse ein Mitarbeiterdatensatz ist.
Kalender anzeigen öffnet die Tagesansicht einer Kollegin oder eines Kollegen, wenn die erforderlichen Zugriffsrechte vorhanden sind.
Zuständige werden automatisch als Teilnehmer übernommen
Benutzer in einem Feld für Bearbeiter, Verantwortliche oder andere Zuständige können beim Speichern des Datensatzes als Teilnehmer im Datensatz eingetragen werden. Der Administrator legt dies in der Management Konsole fest.
Folgende Bedingungen sind zu berücksichtigen:
- Das Feld muss den richtigen Vor- und Nachnamen des Benutzers enthalten, durch Leerzeichen getrennt. Daher kann eine Eingabehilfe für das Feld vorhanden sein.
- Im Feld werden nur die Benutzer angezeigt bzw. nur die Benutzer werden als Teilnehmer eingetragen, auf die Sie die erforderlichen Zugriffsrechte haben.
- Sind mehrere Benutzer mit gleichen Vor- und Nachnamen in unterschiedlichen Domänen vorhanden, wird der Benutzer der lokalen Domäne als Teilnehmer eingetragen. Die Domäne kann im Feld mit einem Backslash vor dem Namen eingetragen werden. In diesem Fall ist natürlich eine Eingabehilfe mit Eingabemöglichkeit notwendig.
- Ist kein Benutzerkonto identifizierbar, wird kein Teilnehmer eingetragen.