Automatische Adressprüfung
Um Adressen mithilfe der Clients von CAS genesisWorld leichter zu erfassen und die Qualität dieser Daten zu verbessern bietet die automatische Adressprüfung mehrere Funktionen. Der Administrator legt die Einstellungen für die automatische Adressprüfung in der Management Konsole fest.
- Bestimmte Felder im Datensatz enthalten beim Anlegen bereits Vorgaben. Andere Felder werden automatisch ausgefüllt oder eine Vorgabe wird angezeigt, wenn Sie bestimmte Werte eintragen.
Beispielsweise wird das Feld Ort ausgefüllt, wenn Sie die Postleitzahl eintragen.
- Eingaben in bestimmten Feldern werden beim Speichern des Kontakts geprüft.
Beispielsweise werden Formatierungen von Telefonnumern ergänzt oder eine Eingabe der IBAN geprüft.
- Bei Abweichungen von den Vorgaben erhalten Sie Verbesserungsvorschläge.
- Eine Vorgabe lässt sich ändern und ein Vorschlag muss nicht übernommen werden.
Die Einstellung für die Adressprüfung kann jeder Anwender im Desktop-Client ändern, wenn dies durch den Administrator erlaubt wurde. Einstellungen im Desktop-Client und in der Management Konsole überschreiben sich wechselseitig. Gültig ist immer die letzte Einstellung.
Hinweise
Für deaktivierte Kontakte wird die Adressprüfung nicht durchgeführt.
Der Administrator kann Vorgaben und Vorschläge für die Adressprüfung anpassen oder ergänzen. Die ausgelieferten Einstellungen für CAS genesisWorld erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Wie erhalten Sie Verbesserungsvorschläge?
Wenn Sie einen Datensatz Adresse anlegen, dann wird die Adressprüfung beim ersten Speichern durchgeführt. Beim Öffnen eines vorhandenen Datensatzes Adresse wird die Adressprüfung ebenfalls durchgeführt.
In beiden Fällen erhalten Sie Verbesserungsvorschläge.
Wenn Sie auf das Symbol klicken, sehen Sie die Änderungsvorschläge.
Geschlecht, Land, Anrede und Briefanrede
Geschlecht, Vorname, Anrede und Briefanrede hängen zusammen.
- Das Feld Anrede wird bei Einzelkontakten und Kontaktpersonen nach der Eingabe des Vornamens in vielen Fällen automatisch ausgefüllt.
Dabei werden sowohl das Feld Geschlecht als auch das Feld Land berücksichtigt.
Prinzipiell wird die Anrede für viele Länder vorgeschlagen, die einen lateinischen Zeichensatz verwenden. Bei anderen Zeichensätzen wird eine englische Anrede vorgeschlagen.
Sind die Felder Geschlecht oder Land nicht ausgefüllt, wird eine Anrede nach der Einstellung Land (Standard) vorgeschlagen.
Das Land (Standard) kann der Administrator in der Management Konsole festlegen. Wenn Sie den Desktop-Client einsetzen und die erforderlichen Rechte haben, können Sie das Land (Standard) auch selbst festlegen bzw. ändern.
- Das Feld Briefanrede wird nach der Eingabe des Nachnamens ausgefüllt. Die Felder Geschlecht und Land werden dabei ebenfalls berücksichtigt.
Vorgaben im Feld Briefanrede sind standardmäßig für die Sprachen DE, GB, FR, IT, ES, NL, CZ, HU, RO, TR, PT, US möglich.
Der Administrator kann Vorgaben für weitere Sprachen ergänzen.
Briefanreden ohne Einfügen des Nachnamens wie "Liebe Fußballerin", "Lieber Fußballer" oder "Liebe Fußspallspielende" sind ebenfalls möglich, wenn der Administrator dies so einstellt.
- Der Administrator kann in der Management Konsole das Geschlecht "divers" aktivieren. Die in diesem Fall eingetragenen Anreden und Briefanreden kann der Administrator für Ihr Unternehmen ändern. Standardmäßig werden folgende Anreden und Briefanreden in folgenden Fällen verwendet:
Bei Einzelkontakt, Serienbrief und Mailing
Briefanrede: Sehr geehrt*
Individuelle Briefanrede (ohne Titel): Sehr geehrt*+ <Vorname> + <Name>
Individuelle Briefanrede (mit Titel): Sehr geehrt*+ <Titel> + <Name>
Bei E-Mail
Anrede: Lieb* + <Vorname>
Individuelle Briefanrede (ohne Titel): Sehr geehrt*+ <Vorname> + <Name>
Individuelle Briefanrede (mit Titel): Sehr geehrt*+ <Titel> + <Name>
- Wenn das Geschlecht "divers" gewählt ist, wird nicht überprüft, ob
der Vorname dem Geschlecht entspricht oder nicht,
die Anrede dem Geschlecht entspricht oder nicht,
die Briefanrede dem Geschlecht entspricht oder nicht.
Feld Land
- Das Feld Land kann für jede Anschrift eingetragen werden, also für Firmen-, Liefer- und Privatanschrift.
- Das Feld Land wird durch eine Eingabehilfe eingetragen. Allerdings können Einträge im Feld Land vorhanden sein, die nicht einer Eingabehilfe entsprechen. Abweichende Benennungen können z. B. über Schnittstellen importiert worden sein.
- Wenn ein Eintrag im Feld Land nicht einer Eingabehilfe entspricht, dann erhalten Sie als Anwender durch die automatische Adressprüfung einen Hinweis.
Das Land (Standard) kann der Administrator in der Management Konsole festlegen. Wenn Sie den Desktop-Client einsetzen und die erforderlichen Rechte haben, können Sie das Land (Standard) auch selbst festlegen bzw. ändern.
Felder der Anschrift
- Ort, Teilort und Bundesland werden für viele Länder automatisch ausgefüllt, wenn Sie die Postleitzahl eingeben. Gilt eine Postleitzahl für mehrere Orte oder Ortsteile, werden diese in einer entsprechenden Dropdown-Liste angezeigt.
- Dies ist standardmäßig für viele Länder möglich. Der Administrator kann Vorgaben für weitere Länder ergänzen.
Telefon- und Faxnummern
Rufnummern werden formatiert und die Ländervorwahl wird automatisch eingetragen.
- Entspricht die Formatierung nicht der Norm DIN 5008, wird die passende Formatierung vorgeschlagen. Dies gilt für die Länder Deutschland und Österreich.
- Das Vervollständigen der Ländervorwahl erfolgt passend zum Feld Land der Anschrift.
- Ist das Feld Land nicht ausgefüllt, wird die Ländervorwahl Standard eingetragen.
- Die Ländervorwahl Standard kann der Administrator in der Management Konsole festlegen. Wenn Sie den Desktop-Client einsetzen und die erforderlichen Rechte haben, können Sie die Ländervorwahl Standard auch selbst festlegen bzw. ändern.
Unternehmensverzeichnis.org
Für die Adressprüfung lassen sich Feldwerte von Firmen und Einzelkontakten mit einem Eintrag im Feld Firma mit Daten aus Unternehmensverzeichnis.org prüfen.
Im Datensatzfenster Adresse zeigt ein kleines Symbol, dass Daten der Firma mit Daten aus Unternehmensverzeichnis.org geprüft werden können.
Über die Anbindung an Unternehmensverzeichis.org sind weitere Funktionen möglich.
Für die weiteren Funktionen außer der Adressprüfung sind Einstellungen durch den Administrator in der Management Konsole nötig und die Funktionen müssen für Anwender freigeschaltet werden.
Wenn die Adressprüfung mit Unternehmensverzeichnis.org im Desktop-Client durchgeführt wurde, wird das Symbol beim Kontakt in CAS genesisWorld Web angezeigt. In CAS genesisWorld Web öffnen Sie mit Klick auf das Symbol die entsprechende Seite von Unternehmensverzeichnis.org. Das Durchführen der Adressprüfung mit Unternehmensverzeichnis.org ist in CAS genesisWorld Web nicht möglich.
Bevorzugte und Erlaubte Kontaktart
Bei den bevorzugten und erlaubten Kontaktarten werden die eingestellten Optionen geprüft.
Diese Prüfung findet immer statt und muss nicht aktiviert werden.
Beim Erstellen eines Briefs, Telefonats, einer E‑Mail oder eines Mailings wird geprüft, ob die Kontaktart erlaubt ist. Wenn eine Kontaktart für einzelne oder mehrere Adressen nicht erlaubt ist, öffnet sich eine Meldung.
Ein oder mehrere Adressen im Desktop-Client prüfen
Im Desktop-Client können mehrere Adressen gleichzeitig automatisch geprüft und korrigiert werden. Diese Funktion ist nicht in CAS genesisWorld Web verfügbar.
Einstellungen für die automatische Adressprüfung
Der Administrator legt die Vorgaben für die automatische Adressprüfung in der Management Konsole fest.
Diese Einstellung können Sie als Anwender für sich selbst im Desktop-Client ändern, wenn dies durch den Administrator erlaubt wurde. Auch ohne Erlaubnis können Sie die Vorgaben im Desktop-Client einsehen.