Archivdateien können Sie in CAS genesisWorld als Dokumentdatensatz auf zwei verschiedene Arten erstellen und speichern.
Die Anwendungsdateien werden in einem Ordner Ihres Rechners oder Netzes gespeichert und sind auch ohne CAS genesisWorld verfügbar. Das Datensatzfenster für das Dokument enthält einen Verweis, d. h. den absoluten Pfad, auf die Datei und ermöglicht das Starten der zugehörigen Anwendung.
Die Datei kann mit oder ohne CAS genesisWorld geöffnet und bearbeitet werden. Eine solche Datei ist evtl. für andere nicht mehr verfügbar, wenn Sie die Datei z. B. in einen anderen Ordner verschieben.
Die Dateien werden in einem besonderen Bereich der Datenbank gespeichert und sind immer für alle berechtigten Anwender erreichbar. Das gleichzeitige Ändern einer Datei von zwei Anwendern wird durch einen Sperrmechanismus verhindert.
Erst wenn Sie ein Dokument im Dokumentenarchiv speichern, stehen Ihnen alle Funktionen von CAS genesisWorld zur Verfügung.
Archivdateien bearbeiten Sie mit dem entsprechenden Programm, also Microsoft Word, Microsoft Excel usw.
Wenn Sie mit CAS genesisWorld eine Archivdatei öffnen, wird diese Datei aus dem Dokumentenarchiv auf Ihre lokale Festplatte kopiert. Beim Speichern der Datei mit Microsoft Word, Microsoft Excel usw. wird diese Kopie auf der Festplatte gespeichert.
Solange die Archivdatei mit Microsoft Word, Microsoft Excel usw. geöffnet ist, können Sie den Dokumentdatensatz in CAS genesisWorld nicht speichern.
Der Administrator kann in der Management Konsole einstellen, dass Archivdateien bei jedem Speichern mit Microsoft Word, Microsoft Excel usw. auch im Dokumentenarchiv gespeichert werden.
Die automatische Aktualisierung im Dokumentenarchiv ist nur für Dokumente möglich, die über den Desktop-Client von CAS genesisWorld geöffnet wurden.
Das automatische aktualisieren von Archivdateien hat folgende Auswirkungen.
Beim automatischen Speichern durch Microsoft Word, Microsoft Excel usw. wird die Archivdatei nicht aktualisiert.
Das Verwerfen von Änderungen der Archivdatei ist nicht dadurch möglich, dass einfach der Dokumentdatensatz ohne Speichern geschlossen wird.
Möglicherweise wird in Ihrem Unternehmen mit verschiedenen Versionen von Microsoft Office gearbeitet. Dann können Anwender von vorherigen Microsoft Office-Version eventuell Dateien nicht öffnen, die mit der neueren Version von Microsoft Office erstellt wurden. In Microsoft Office-Programmen lässt sich einstellen, dass die Kompatibilität mit vorherigen Versionen vorhanden ist. Dies muss beim Speichern im neueren Microsoft Office-Programm eingestellt werden. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator.
Mit der Funktion Archivdatei überschreiben im Menü Extras eines Dokumentdatensatzes können Sie eine vorhandene Archivdatei durch eine andere ersetzen. Dabei wird bei Microsoft Office-Dokumenten nicht geprüft, welche Version von Microsoft Office verwendet wurde.