Dokument/Register Versionen

Beim Erstellen einer Version wird die aktuelle Archivdatei kopiert und als Version im Dokumentenarchiv gespeichert. Damit speichern Sie also einen bestimmten Stand der der Archivdatei. Ein Version können Sie bei Bedarf wieder herstellen und damit die aktuelle Archivdatei durch die Version der Archivdatei ersetzen, wenn z. B. eine Archivdatei fälschlicherweise geändert wurde.

Anzeigen öffnet die Archivdatei einer markierten Version im jeweiligen Programm. Ist die aktuelle Archivdatei im Programm ebenfalls geöffnet, können Sie beide Versionen vergleichen.

Register Versionen öffnen

• Klicken Sie im Fenster Dokument bearbeiten auf das Register Versionen.

Version automatisch erstellen

• Mit der Option Automatisch beim Speichern Version erstellen wird bei jedem Speichern des Datensatzes automatisch eine Version von der Archivdatei erstellt.

Wenn Archivdateien automatisch aktualisiert werden, wird bei jedem Speichern der Archivdatei eine Version erstellt.

• Besonderheiten bei Microsoft Word-Dokumenten, Microsoft Excel-Tabellen, Bilddateien usw.

Die Option Automatisch beim Speichern Version erstellen kann nicht mehr deaktiviert werden, wenn sie einmal für den Dokumentdatensatz aktiviert wurde.

Ist die Option Automatisch beim Speichern Version erstellen aktiv, dann werden Sie bei jedem Speichern des Dokumentdatensatzes aufgefordert, einen Kommentar einzugeben. Mit diesem Kommentar wird dann die Version erstellt. Wenn Sie den Dokumentdatensatz schließen ohne zu speichern, dann wird keine Version erstellt. Vorhandene Änderungen der Archivdatei werden dann allerdings auch nicht gespeichert.

Version manuell erstellen

• Klicken Sie auf Version erstellen.

Das Fenster Versionsverwaltung öffnet sich.

• Schreiben Sie einen Kommentar zu dieser Version.
• Klicken Sie auf OK.

Die Version wird erstellt und mit dem Kommentar gespeichert.

Version wiederherstellen

• Markieren Sie in der Liste die Version, die Sie wiederherstellen möchten.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen.

Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie die weitere Vorgehensweise wählen.

• Wenn Sie die Option Wiederherstellen und Arbeitskopie überschreiben wählen, dann wird die aktuelle Version der Archivdatei überschrieben und ist anschließend nicht mehr vorhanden.

Dies kann nützlich sein, wenn Sie die Archivdatei unbeabsichtigt geändert haben und diese Änderungen rückgängig machen möchten.

• Wenn Sie die Option Wiederherstellen und Arbeitskopie versionieren wählen, dann wird die aktuelle Version der Archivdatei als Version angelegt.