DocumentPort
Über den DocumentPort können Sie schnell und einfach beliebige Dokumente in CAS genesisWorld übernehmen. Der DocumentPort empfiehlt sich, wenn Sie mehrere Dokumente in CAS genesisWorld übernehmen möchten.
Klicken Sie in der Windows Taskleiste auf die Schaltfläche Start und wählen Sie Programme/CAS genesisWorld/CAS genesisWorld DocumentPort.
Durch die automatisierte Stichwortvergabe ist eine Übernahme von vielen Dokumenten auf einmal möglich.
- Ziehen Sie per Drag & Drop Dateien in das Fenster des DocumentPorts.
Der Assistent ist weitgehend selbsterklärend.
Bei der Massenarchivierung können Sie ein Stichwortschema eintragen, sodass die Stichworte der Datensätze automatisch eingetragen werden.
Massenarchivierung sinnvoll planen
Achten Sie darauf, dass in Ihrem Stichwortschema zumindest ein variables Element (Zähler/Dateiname) vorkommt, sonst erhalten alle Dokumentdatensätze das gleiche Stichwort. Dies erschwert eine spätere Suche nach einem bestimmten Dokument.
Teilen Sie deshalb Ihre Dokumente vor der Massenübernahme z. B. wie folgt ein:
- Gruppe A: Die einzelnen Dokumente in dieser Gruppe sind thematisch grundlegend verschieden.
In diesem Fall empfiehlt es sich, im Stichwortschema nur den Dateinamen als Unterscheidungsmerkmal zu verwenden. Schließlich existiert kein gemeinsames Stichwort, das zu allen Dokumenten passt und dann ist es auch nicht sinnvoll, die Dokumente nummerieren zu lassen.
- Gruppe B: Die einzelnen Dokumente lassen sich einem gemeinsamen Thema zuordnen.
In diesem Fall können Sie als Stichwortschema das gemeinsame Thema als Text eingeben und alle Dokumente durchgehend nummerieren lassen. Zusätzlich können Sie im Stichwortschema als weiteres Unterscheidungsmerkmal den Dateinamen verwenden.
GTF-Dateien enthalten gespeicherte Ansichten oder mehrere Datensätze.
Import von GTF-Dateien
- Dateien mit der Endung GTF importieren Sie, indem Sie diese per Drag & Drop auf das CAS genesisWorld-Symbol auf dem Desktop ziehen.
Ein Fenster öffnet sich.
- Klicken Sie auf OK, um den Datenimport zu starten.
- Falls die GTF-Datei Dubletten enthält, erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage. Sie können den Import abbrechen, die Datensätze einsehen oder die Datensätze trotzdem importieren.
Der Import von GTF-Dateien kann zu Dubletten im Datenbestand führen. Für den Einsatz innerhalb einer CAS genesisWorld-Installation sind deshalb eher Verknüpfungen auf Datensätze (GBT-Dateien) als E-Mail-Anhang zu empfehlen: Klicken Sie im E-Mail-Fenster im Menü Einfügen auf Dateianlage hinzufügen/CAS genesisWorld-Datensatz als Verknüpfung hinzufügen.