In Dokumentenlisten öffnen Sie über die Dropdown-Liste die Archivdatei eines Dokuments entweder zum Lesen oder zum Bearbeiten. Damit öffnen Sie die Archivdatei, ohne den CAS genesisWorld-Dokumentdatensatz zu öffnen.Dokument ins Archiv übernehmen ist vorhanden, wenn ein Dokumentdatensatz mit einem Dateiverweis gespeichert wurde. Um die Datei in das Dokumentenarchiv zu übernehmen, öffnen Sie das Fenster Dokument bearbeiten und klicken im Menü Extras auf Dokument ins Archiv übernehmen.
Dokumentsperre aufheben: Die Dokumentsperre verhindert, dass zwei Benutzer gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Wenn Sie ein Dokument öffnen, das momentan von einem anderen Benutzer geöffnet ist, dann erhalten Sie die Meldung: "Das Dokument wird zurzeit von ... bearbeitet und der Zugriff ist deswegen gesperrt."
Auf ein solches Dokument können Sie nicht zugreifen, außer Sie stimmen der folgenden Sicherheitsabfrage zu, dass Sie eine schreibgeschützte Kopie öffnen möchten.
Falls Sie dringend auf ein Dokument zugreifen müssen, das ein anderer Benutzer bearbeitet und dieser Kollege ist nicht erreichbar, können Sie die Sperre aufheben: Klicken Sie im Fenster Dokument bearbeiten im Menü Extras auf Dokumentsperre aufheben.
Eventuelle Änderungen sind dann aber verloren, die durch den anderen Benutzer an dem zuvor gesperrten Dokument vorgenommen wurden.
Archivdatei überschreiben: Wenn Sie die Archivdatei eines Dokumentdatensatzes ersetzen oder aktualisieren möchten, dann klicken Sie im Extras des Fensters Dokument bearbeiten auf Archivdatei überschreiben. Das Dateiauswahlfenster von Windows öffnet sich, in dem Sie die neue Datei wählen.
Archivdatei exportieren öffnet das Dateiauswahlfenster von Windows. Hiermit speichern Sie das Archivdokument in einem beliebigen Ordner. Dabei erstellen Sie eine Kopie der Archivdatei aus dem Dokumentenarchiv. Wenn Sie die exportierte Archivdatei ändern, dann sind diese Änderungen nicht im Dokumentdatensatz von CAS genesisWorld enthalten.
In Dokumentenlisten öffnen Sie über die Dropdown-Liste die Archivdatei eines Dokuments entweder zum Lesen oder zum Bearbeiten. Damit öffnen Sie die Archivdatei, ohne den CAS genesisWorld-Dokumentdatensatz zu öffnen.
Zum Lesen startet das entsprechende Programm und öffnet die Archivdatei schreibgeschützt.
Wenn Sie direkt auf Datei öffnen klicken, wird die Archivdatei ebenfalls sofort in der entsprechenden Anwendung zum Lesen geöffnet.
Ist ein Dokument nicht im Dokumentenarchiv gespeichert, öffnet sich das Fenster Dokument bearbeiten.
Zum Bearbeiten startet die entsprechende Anwendung und öffnet die Archivdatei, die Sie sofort bearbeiten können.
Dabei wird die Dokumentsperre beachtet bzw. aktiv.
Wenn Sie die Archivdatei in der entsprechenden Anwendung speichern oder schließen und zu CAS genesisWorld zurückkehren, dann ist der Dokumentdatensatz geöffnet.
Im Dokumentdatensatz von CAS genesisWorld können Sie nun ggf. weitere Daten wie das Stichwort oder die Kategorie ändern.
Eine Archivdatei kann jede Datei sein, die Sie auf Ihrem Rechner erstellen können, beispielsweise auch ZIP-Dateien. Sehr große oder viele große Archivdateien können die Performanz von CAS genesisWorld einschränken.
Der Administrator kann die maximale Größe der Archivdateien einschränken, die im Dokumentenarchiv gespeichert werden. Möchten Sie eine zu große Archivdatei im Dokumentenarchiv speichern, erhalten Sie einen Hinweis. Nun können Sie den Dokumentdatensatz alternativ mit einem Verweis auf die Datei speichern.
Möglicherweise öffnen und bearbeiten Sie eine Archivdatei und können den Dokumentdatensatz nicht mehr speichern, weil die Archivdatei die maximale Größe überschreitet.
Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Administrator.
Dokumentdatensätze von CAS genesisWorld mit einer Archivdatei bestehen aus zwei Dingen: