In CAS genesisWorld sind verschiedene Typen von Dokumenten verfügbar, z. B. Archivdokumente, Kurznotizen und Mailings.
Dokument-Datensätze können sowohl Metadaten als auch Dateien enthalten. Metadaten sind Felder wie Stichwort, Kategorie, Teilnehmer und Notizen. Eine Datei für einen Dokument-Datensatz kann jede Datei sein, die Sie auf Ihrem Rechner erstellen können, z. B. ein Microsoft Word-Dokument.
In CAS genesisWorld sind verschiedene Typen von Dokumenten möglich.
Dokumentdatensätze von CAS genesisWorld mit einer Archivdatei bestehen aus den Metadaten und zusätzlich einer Datei als Archivdatei, z. B. einem Microsoft Word-Dokument, einer Microsoft Excel-Tabelle, einer Bilddatei, einer PDF-Datei, einer Audiodatei usw.
Eine Archivdatei kann jede Datei sein, die Sie auf Ihrem Rechner erstellen können.
Diese Archivdateien bearbeiten Sie nicht mit CAS genesisWorld, sondern mit dem entsprechenden Programm. Welches Programm das ist, erkennen Sie am kleinen Symbol in der Liste.
Die Internet-Adresse und die Kurznotiz sind Datensätze, die keine Dateien enthalten.
Die Internet-Adresse enthält eine Internet-Adresse.
Die Kurznotiz enthält Text im Bereich Notizen. Mit einer Kurznotiz können Sie beispielsweise ein Gespräch oder ein Telefonat festhalten.
Mit dem besonderen Dokumentdatensatz Mailing schreiben und versenden Sie E-Mails im HTML-Format an eine oder mehrere Adressen.
Das Anlegen von Dokumenten erfolgt in mehreren Schritten.
Dokumente sehen Sie in Listen und in Akten.
Wenn Sie ein Anschreiben erstellen, schreiben Sie üblicherweise an eine oder mehrere Adressen - beispielsweise aus einer Liste mit Adressen oder von einer Akte aus.
In einem Brief werden Felder automatisch mit Inhalten befüllt: Felder von Adressen wie Anrede, Name und Vorname und die Anschrift sind Seriendruckfelder. Angaben über den Absender wie der Name, die Firma, Abteilung, Durchwahl usw. werden als Feldvariablen angelegt.
Dokumentvorlagen können Sie für jede Art von CAS genesisWorld-Dokumenten erstellen und bearbeiten. Dies geschieht im gleichnamigen Fenster:
Durch die Anbindung an Microsoft Office können Sie Dokumente in gewohnter Umgebung erstellen und bearbeiten und danach in CAS genesisWorld als Dokumentdatensatz speichern.
Mit Mailings senden Sie personalisierte Newsletter oder ähnliche E-Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig.
Dokumente erstellen Sie für Kampagnen, beispielsweise einen Serienbrief oder ein Mailing.
In den Einstellungen legen Sie Vorgaben für das Erstellen von Versionen und Serienbriefen fest, geben Feldvariablen an und wählen Ihre Favoriten.
Mit Drag & Drop übernehmen Sie Dokumente in CAS genesisWorld oder verknüpfen Datensätze miteinander.
Mehrere Dokumente gleichzeitig übernehmen Sie schnell und einfach über den DocumentPort.
Mit dem Datensatz-Typ Verteiler legen Sie Empfängerlisten für Serienbriefe oder Mailings an. Die Verteiler verknüpfen Sie einfach mit dem Serienbrief oder Mailing.