Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen.Verknüpfungen von Datensätzen mit anderen Datensätzen werden in CAS genesisWorld in Akten angezeigt. Dabei sind zwei Arten von Akten zu unterscheiden:
Das Feld Stichwort ist bei den meisten Datensatz-Typen vorhanden und enthält üblicherweise eine Bezeichnung für einen Datensatz. Das Stichwort ist aber nicht in allen Datensatz-Typen vorhanden und in Akten werden unterschiedliche Datensatz-Typen in einer einzigen Liste angezeigt. Daher soll in der Liste einer Akte zwar die Bezeichnung für einen Datensatz angezeigt werden, dies muss aber nicht immer das Feld Stichwort sein.
Der Administrator kann in der Management Konsole für jeden Datensatz-Typ einstellen, welches Feld unter der Überschrift Stichwort in Akten angezeigt werden soll.
Damit lassen sich spezielle Vorgehensweisen in Ihrem Unternehmen unterstützen. So wird dann möglicherweise in der Akte bei Telefonaten unter dem Eintrag Stichwort der Feldwert Adresskurzinfo angezeigt, bei Adressen wird der Feldwert Name angezeigt und bei Firmen wird der Feldwert Firma angezeigt.
Funktionen für Verknüpfungen und die Anzeige von Verknüpfungen rufen Sie mit den Schaltflächen über der Liste der Verknüpfungen auf.
Datensatz-Typen für angezeigte Verknüpfungen legen Sie über den Eintrag Akte im Verknüpfungsnavigator fest.
Akten können Sie für jeden Datensatz-Typ von CAS genesisWorld anlegen, um Verknüpfungen von Dokumenten, Adressen usw. anzuzeigen.
Akten können Sie nur anlegen oder ändern, wenn Sie die erforderlichen Rechte zum Ändern des Navigators vom Administrator erhalten haben.
Die Einstellungen für das Aussehen der Akten können Sie immer ändern, auch wenn Sie den Navigator nicht ändern dürfen.
Wenn Sie mehrere Akten verwenden, können Sie für jede Akte beim Anlegen spezielle Eigenschaften festlegen.
Eigenschaften einer Ansicht gelten immer für eine einzige Ansicht. Die Eigenschaften legen Sie zunächst beim Anlegen der Ansicht fest und können Sie dann jederzeit ändern.
Einstellungen gelten generell für alle Ihre Akten. Diese Einstellungen legen Sie für sich persönlich fest.
Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen.
Die verknüpften Datensätze der Akte können Sie in die Zwischenablage kopieren, wenn Sie die erforderlichen Rechte haben.
Bei Akten für Adressen und Projekte kann der Administrator festlegen, dass bestimmte Datensätze in der Akte als letzter Kontakt an oberster Stelle angezeigt werden. Damit sehen Sie beispielsweise bei Adressen, wann mit einem Kunden zuletzt telefoniert wurde oder ein Termin stattfand. Bei Projekten stellen Benutzer in der Akte sofort fest, ob zuletzt ein Dokument erstellt oder geändert wurde, E-Mails mit dem Projekt verknüpft wurden usw.
Als letzter Kontakt sind die Datensatz-Typen Telefonat, E-Mail, Dokument oder Termin möglich. Für die Anzeige des letzten Kontakts in der Akte wird ein Feld mit einem Datum ausgewertet. Der Administrator kann ebenfalls einen Filter einstellen und nur Datensätze mit bestimmten Teilnehmern anzeigen lassen.
Die Vorschau zeigt unterhalb der Liste die wichtigsten Felder des markierten Datensatzes, wenn Sie einen Datensatz in einer Akte markieren. Wenn Sie die Vorschau deaktivieren, wird die Akte schneller geladen.
Die Vorgabe für die Anzeige der Vorschau erfolgt im Fenster Einstellungen. Die Vorgabe wird für eine einzelne Akte in den Eigenschaften festgelegt.