Im Fenster Teilnehmer wählen erkennen Sie den organisierenden Benutzer am Symbol.Ein CAS genesisWorld-Termin kann mit unterschiedlichen Teilnehmern durch einen Benutzer von CAS genesisWorld angelegt werden.
Ein Termin mit externen Teilnehmern wird durch einen Benutzer von CAS genesisWorld organisiert.
Externe Teilnehmer erhalten eine Einladung über eine E-Mail. Auf diese E-Mail antworten externe Teilnehmer mit Zusagen oder Absagen und der Organisator erhält entsprechende E-Mails als Antworten.
Der organisierende Benutzer sendet und empfängt E-Mails der externen Teilnehmer über sein E-Mail-Konto.
Im Fenster wählen Sie einen Benutzer von CAS genesisWorld als Organisator.
Der organisierende Benutzer ist an mehreren Stellen zu sehen.
Im Fenster Teilnehmer wählen erkennen Sie den organisierenden Benutzer am Symbol.
Der organisierende Benutzer kann nicht als Teilnehmer aus dem Termin ausgetragen werden.
Interne Teilnehmer sind Benutzer von CAS genesisWorld. Der organisierende Benutzer kann interne Teilnehmer hinzufügen oder einladen.
Um Einzuladen verwenden Sie im Fenster Teilnehmer wählen die entsprechende Schaltfläche zwischen der linken und der rechten Liste.
Eingeladene Teilnehmer sind im Fenster Teilnehmer wählen durch ein anderes Symbol gekennzeichnet.
Wenn Sie Benutzer von CAS genesisWorld sind und zu einem CAS genesisWorld-Termin eingeladen wurden, stehen Ihnen besondere Funktionen zur Verfügung.
Als eingeladener Teilnehmer ist der Termin in Ihrem Kalender mit diesem Symbol gekennzeichnet.
Wenn Sie den Termin in der Kalenderansicht markieren und auf die Schaltfläche Teilnehmer in der Symbolleiste klicken, können Sie den Termin zusagen oder ablehnen.
Zusagen bestätigt den Termin. Anschließend werden Sie als fester Teilnehmer eingetragen.
Bei Einladungen zu Serienterminen können Sie auswählen, ob Sie alle Termine der Serie zusagen oder nur den geöffneten Termin.
Ablehnen hat zur Folge, dass Sie aus der Teilnehmerliste entfernt werden. Der Termin wird anschließend nicht mehr in Ihrem Kalender angezeigt.
Externe Teilnehmer sind keine Benutzer von CAS genesisWorld und verwenden für Termine ein anderes Programm, z. B. Microsoft Outlook. Diese Teilnehmer laden über die E-Mail-Adresse ein.
Wenn die eingegebene E-Mail-Adresse einem CAS genesisWorld-Benutzer zugeordnet werden kann, wird der entsprechende Benutzer automatisch in einen internen Teilnehmer umgewandelt und nicht über E-Mail eingeladen.
Termine mit externen Teilnehmern können nicht mehr in andere Aktivitäten umgewandelt werden.
Beim Duplizieren eines Termins mit externen Teilnehmern können Sie externe Teilnehmer in den neuen Termin übernehmen oder nicht.
Externe Teilnehmer können Sie nicht zu Serienterminen einladen. Allerdings können Sie externe Teilnehmer zu einzelnen Terminen einer Serie hinzufügen.
Beim Einsatz der Replikation sind einige Besonderheiten für das Einladungsmanagement zu beachten.
Die schnelle Variante ist nur verfügbar, wenn die SmartSearch aktiviert ist.
Verwenden Sie die alternative Variante, wenn die SmartSearch nicht aktiviert ist oder wenn Sie die erweiterte Suche nutzen möchten.
Das Fenster Termin neu anlegen öffnet sich.
Sobald Sie anfangen zu tippen, wird eine Liste mit Vorschläge angezeigt. In der Liste werden zuerst Benutzer angezeigt.
Mit der Pfeiltaste nach rechts auf der Tastatur schalten Sie auf die Suche nach Adressen um. Werden keine passenden Benutzer gefunden, wird sofort nach Adressen gesucht.
Mit der Pfeiltaste nach links schalten Sie wieder auf die Suche nach Benutzern/Ressourcen zurück.
Die Einladungen werden an die externen Teilnehmer versendet.
Das Fenster Termin neu anlegen öffnet sich.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer.
Das Fenster Teilnehmer wählen öffnet sich.
E-Mail-Adressen werden automatisch mit dem zugehörigen Adressdatensatz in CAS genesisWorld verknüpft, wenn der Administrator das so eingestellt hat.
Oder klicken Sie auf die Schaltfläche aus Adressen.
Das Fenster Suche: Adressen öffnet sich.
Die Einladungen werden an die externen Teilnehmer versendet.
Nachdem der Termin angelegt wurde, können Teilnehmer mit den entsprechenden Rechten weitere Teilnehmer hinzufügen oder externe Teilnehmer einladen. Wenn Teilnehmer hinzugefügt oder entfernt werden, werden alle externen Teilnehmer über die Änderungen informiert. Neu eingeladene externe Teilnehmer erhalten eine Einladung per E-Mail.
Alle E-Mails werden im Auftrag des organisierenden Benutzers verschickt.
Externe Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Felder Stichwort, Beginn, Ende, Teilnehmer, Ort oder Notizen des Termins geändert wurden.
Wenn ein Teilnehmer den Termin in CAS genesisWorld löscht, erhalten alle externen Teilnehmer eine Absage.
Bei einer Änderung von Start und/oder Ende ist eine erneute Zusage der eingeladenen Teilnehmer erforderlich.
Externe Teilnehmer können den Termin zusagen, absagen oder mit Vorbehalt zusagen. Externe Personen können eine Einladung zu einem Termin auch weiterleiten, sodass eine weitere Person ebenfalls auf die Einladung reagieren kann. Die weiteren Aktionen sind gleich, egal ob ein externer Teilnehmer auf eine E-Mail durch den organisierenden Benutzer oder auf eine weitergeleitete E-Mail reagiert.
Bei jeder dieser Aktionen erhält der organisierende Benutzer eine E-Mail. Der organisierende Benutzer muss die E-Mails in CAS genesisWorld abrufen: Dann wird der Termin in CAS genesisWorld angepasst.
Bei einer Änderung am Termin in CAS genesisWorld erhält der entsprechende Teilnehmer eine Benachrichtigung per E-Mail und kann erneut zusagen, absagen oder mit Vorbehalt zusagen.
Wenn der externe Teilnehmer allerdings aus dem Termin entfernt wird, erhält er eine Absage per E-Mail und danach keine Benachrichtigungen zu diesem Termin mehr.
Ein abgesagter Teilnehmer wird im Kalender nicht mehr angezeigt.
Der Name eines Teilnehmers mit einer Zusage unter Vorbehalt wird im Kalender kursiv geschrieben.
Im E-Mail-Postfach von CAS genesisWorld lässt sich die vorgeschlagene Zeit mit der Funktion Änderung übernehmen in den Termin eintragen. Aller eingeladenen Benutzer erhalten dann eine E-Mail mit den neuen Daten und können den Termin erneut zu- oder absagen.
Eine geänderte Zeit lässt sich nur im Postfach von CAS genesisWorld bestätigen. Mit dem Add-In für Microsoft Outlook ist diese Änderung nicht möglich.
Beispiel
Robert Glaser lädt zu einer Schulung ein. Die externen Teilnehmer adam@kahrmann-elektronik.de und bruser@kahrmann-elektronik.de sagen fest zu, maier@kahrmann-elektronik.de sagt unter Vorbehalt zu, leutner@kahrmann-elektronik.de sagt ab und rudolf@kahrmann-elektronik.de hat noch noch nicht geantwortet.
Anzeige im Datensatz:
Anzeige in der Wochenansicht:
In manchen Fällen erhalten Sie die Antworten der externen Teilnehmer möglicherweise mündlich. Diese Antworten können Sie manuell in den Termin eintragen.
Öffnen Sie im Termin das Fenster Teilnehmer wählen.
Wenn Sie den Status manuell ändern, erhält der eingeladene Teilnehmer eine erneute Benachrichtigung zum Termin. Der neue Status geht aus dieser Benachrichtigung jedoch nicht hervor.
Termine mit externen Teilnehmern können Sie wie gewohnt löschen, sofern Sie über die entsprechenden Rechte verfügen. Allerdings erhalten Sie dann einen Hinweis, dass externe Teilnehmer in dem Termin eingetragen sind. Wenn Sie den Termin trotzdem löschen, erhalten alle externen Teilnehmer eine Terminabsage per E-Mail.
Wenn Sie die Meldung mit Ja bestätigen, wird der Termin mit allen Teilnehmern wieder angelegt.
Wenn Sie die Meldung mit Nein ablehnen, wird der Termin nur mit den internen Teilnehmern wieder angelegt. Die zuvor eingetragenen externen Teilnehmer werden gelöscht.
Im Register Journal ist das Register Externe Teilnehmer vorhanden. Dort sehen Sie, wann eine Einladung an externe Teilnehmer versendet wurde und wann auf diese Einladung geantwortet wurde.
Mit dieser Schaltfläche starten Sie die SmartSearch.