Liste mit Maus ändern
Eine Liste lässt sich schnell und direkt mit der Maus ändern. Beispiele dafür sind:
- Sortieren nach einem oder mehreren Feldern,
- Anzeigen oder nicht Anzeigen bestimmter Felder oder
- Gruppieren, so dass Datensätze der Liste als untergeordnete Listen eines bestimmten Felds angezeigt werden.
Auch wenn Sie keine Rechte zum Anlegen oder Ändern einer Ansicht haben, ist dieses direkte Anpassen für eine konkrete Tätigkeit temporär möglich.
Aber selbst wenn Sie Rechte für Ansichten haben, "lohnt" sich manchmal eine geänderte oder neue Listenansicht für bestimmte Tätigkeiten nicht und direktes Anpassen ist schneller.
Direkt geänderte Eigenschaften bleiben erhalten, so lange die Ansicht geöffnet ist. Die Eigenschaften werden gespeichert, wenn Sie das Ansichtsformat speichern. Dies geht am schnellsten, wenn Sie im Kontextmenü auf Ansichtsformat speichern klicken.
Anpassen mit der Maus und anschließendes Speichern des Ansichtsformats sind auch in Listen möglich, die Teil einer anderen Ansicht sind. So lässt sich z. B. auch eine Liste von Kontaktpersonen im Datensatzfenster bei Adressen bearbeiten, eine Ansicht Akte oder eine Verknüpfungsliste.
Angezeigte Felder ändern
- Um ein Feld der Liste nicht mehr anzuzeigen, klicken Sie mit der Maus auf einen Spaltentitel und dann im Kontextmenü auf Spalte "Name" entfernen.
- Um ein Feld anzeigen zu lassen, klicken Sie mit der Maus auf die Zeile mit den Spaltentiteln und dann im Kontextmenü auf Spalten hinzufügen.
Nun werden alle verfügbaren Felder der Liste angezeigt.
- Klicken Sie auf das Feld, das angezeigt werden soll.
Spaltenbreite und -reihenfolge ändern
Um die Spaltenbreite zu ändern, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Trennstrich zwischen zwei Spaltentiteln.
- Verschieben Sie dann den Doppelpfeil mit gedrückter linker Maustaste nach links oder rechts.
- Um eine Spalte an eine andere Stelle zu verschieben, klicken Sie auf einen Spaltentitel und halten die Maustaste gedrückt.
- Bewegen Sie die Maus nach links oder rechts, wird das Feld mit einem roten Rand angezeigt.
- Lassen Sie die Maustaste an der Stelle los, an der das Feld angezeigt werden soll.
Liste sortieren
Sortieren ist nach einem oder mehreren Feldern möglich.
Durch Anklicken eines Spaltentitels wird die Liste aufsteigend sortiert.
Durch nochmaliges Anklicken wird die Liste absteigend sortiert.
- Klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste auf einen zweiten, dritten usw. Spaltentitel, wird die Liste innerhalb der ersten Sortierung nach dem zweiten, dritten usw. Feld sortiert.
- Um die Sortierung in einem zweiten oder weiteren Feld umzukehren, klicken Sie erneut ohne Strg-Taste auf den Spaltentitel.
- Damit ein Feld nicht mehr zum Sortieren verwendet wird, klicken Sie den Spaltentitel ein zweites Mal mit gedrückter Strg-Taste an.
Liste gruppieren
Durch Gruppieren werden Datensätze gruppenweise nach einem Feld angezeigt. Dabei ist eine Hierarchie möglich. Beispielsweise sollen Interessenten und Kunden angezeigt werden und in beiden Gruppen von Adressen sollten dann Firmen und Einzelkontakte als weitere Gruppen unterschieden werden.
Die Liste darf für das Gruppieren maximal 10.000 Datensätze enthalten. Bei mehr Datensätzen öffnet sich ein Hinweis und die Liste wird nicht gruppiert.
- Ziehen Sie mit Drag & Drop einen Spaltentitel nach oben in den Hinweis zum Gruppieren.
Beim Gruppieren mehreren Spalten wird in dieser Zeile die Hierarchie angezeigt, beispielsweise Kategorie > Adresstyp.
- Eine gruppierte Liste sortieren Sie ebenfalls durch Anklicken der Spaltentitel.
- Die einzelnen Listen öffnen Sie mit Klick auf den kleinen Pfeil vor der Gruppe.
- Wenn Sie einen Spaltentitel mit Drag & Drop wieder nach unten ziehen, wird die Gruppierung nach diesem Feld rückgängig gemacht.