Sicherheit und Vertraulichkeit

E-Mails sind im Unternehmen für die interne und externe Kommunikation wesentlich. Gleichzeitig gelten datenschutzrechtliche Vorgaben. Aus beiden Gründen sind das Sichern, Schützen der Vertraulichkeit und Berücksichtigen der technischen Gegebenheiten bei E-Mails wichtig.

Die folgenden Beschreibungen sind Beispiele aus aufgetretenen Fällen, daher ist ein Beachten dieser Punkte empfehlenswert.

Sichern

Sichern schützt vor Datenverlust, wenn z. B. ein Rechner oder eine Festplatte plötzlich defekt sind. Eine Kopie der Daten auf dem gleichen Rechner in einem anderen Ordner ist keine Sicherung und wäre bei einem Defekt ebenfalls verloren.

• Sobald Sie eine E-Mail in CAS genesisWorld archiviert haben, ist diese E-Mail in der Datenbank von CAS genesisWorld vorhanden. Für das Sichern der Datenbank ist üblicherweise der Administrator zuständig.

  In der Datenbank werden zum einen Datensätze wie Termine, Aufgaben, Adressen usw. gespeichert. Ebenso werden weitere Daten gespeichert wie etwa Verknüpfungen oder Verbindungen von Dokumentdatensätzen mit Archivdateien. Und schließlich werden Einstellungen in der Datenbank gespeichert wie Ihr Benutzerkonto mit Benutzernamen und Kennwort, Ihre Rechte für Datensätze, Ihre Einstellungen für Listen usw.

  Mit jedem Client von CAS genesisWorld greifen Sie auf diesen zentralen Speicher - die Datenbank zu. Damit sind diese Daten - je nach Client - auch vergleichbar vorhanden.

  Möglicherweise werden mehrere Datenbanken in Ihrem Unternehmen eingesetzt, etwa mit der Replikation. Dann ist eine Datenbank die Standard-Datenbank.

• Wenn Sie nicht sofort alle E-Mails archivieren und die E-Mails auf einem E-Mail-Server bearbeiten, dann muss dieser Rechner gesichert werden. Dafür ist üblicherweise ebenfalls der Administrator zuständig.
• Bei einem persönlichen Ordner befinden sich E-Mails lokal auf Ihrem Rechner oder in einem Ordner im Netz.
• Wenn E-Mails für das Arbeiten Offline gespeichert werden, befinden sich E-Mails ebenfalls lokal auf Ihrem Rechner oder in einem Ordner im Netz.

Beachten Sie in diesem Fall, dass die offline verfügbaren E-Mails bei jedem Umschalten in den Onlinebetrieb bzw. bei jedem Zugriff auf das Postfach auf dem E-Mail-Server wechselseitig miteinander abgegliche werden.

Alleiniges Speichern für den Offlinebetrieb ist keine Sicherung. Falls für den E-Mail-Server keine Sicherung vorhanden ist und Sie öffnen das Postfach, werden nicht mehr vorhandene E-Mails auf dem E-Mail-Server auch lokal auf Ihrem Rechner oder in einem Ordner im Netz gelöscht.

• Bei einem lokalen Ordner auf Ihrem Rechner sind Sie selbst für das Sichern auf einem anderen physikalischen Datenträger zuständig. Für das Sichern von Ordnern im Netz des Unternehmens ist üblicherweise der Administrator zuständig.

Schützen der Vertraulichkeit

• Mit einem für Sie persönlich eingerichteten E-Mail-Konto arbeiten Sie mit den E-Mails auf dem E-Mail-Server. Ein Postfach auf einem E-Mail-Server ist durch einen Benutzernamen und ein Kennwort geschützt.

Die Vertraulichkeit dieser E-Mails ist von den datenschutzrechtlichen Vorgaben Ihres Unternehmens abhängig.

• Mit E-Mail-Konten wie Info@Ihr-Unternehmen.com oder Abteilung@Ihr-Team.de wird ebenfalls auf dem E-Mail-Server gearbeitet.

Auch hier sind ein Benutzername und ein Kennwort für ein solches Postfach vorhanden. Alle Kolleginnen und Kollegen muss der Benutzername und das Kennwort bekannt sein, damit sie Zugriff auf das Postfach haben. Vertraulichkeit ist also nur innerhalb dieser Gruppe vorhanden.

• Wenn Sie eine E-Mail für CAS genesisWorld archivieren, sind standardmäßig ohne weitere Einstellungen nur Sie mit Zugriffsrechten im Datensatz der archivierten E-Mail eingetragen. Das heißt, dass Kolleginnen oder Kollegen diese E-Mails nicht sehen oder bearbeiten können.

E-Mails in einem Unternehmen sind meist für Geschäftsprozesse aufzubewahren, sind in Akten und für beteiligte Kolleginnen und Kollegen relevant. Bei den Datensätzen von archivierten E-Mails können Sie daher Teilnehmer eintragen und Zugriffsrechte vergeben.

Archivieren ist bei E-Mails immer möglich.

• E-Mails werden lokal oder im Netz verschlüsselt gespeichert. Auf diese E-Mails kann daher nur der an CAS genesisWorld angemeldete Benutzer zugreifen, für den die E-Mails in diesen Ordner gespeichert wurden. Der Zugriff ist auch nur über CAS genesisWorld möglich.

Sobald Sie mit solchen E-Mails arbeiten, z. B. im Offlinebetrieb, sind die E-Mails im Ordner ..\Benutzer im untegeordneten Ordner ..\TEMP. Auf diesen Ordner kann nur der an Windows angemeldete Benutzer auf dem momentanen Rechner zugreifen.

• Schützen der Vertraulichkeit wird durch digitale Signaturen und verschlüsselte E-Mails unterstützt.

• Digitale Signatur und Verschlüsselung

Technische Gegebenheiten

• Lokale oder im Netz vorhandene Ordner mit E-Mails sollten nicht von Virenscannern durchsucht werden, die möglicherweise Dateien ändern oder löschen und so einen Datenverlust verursachen.

Informieren Sie sich ggf. beim Support der CAS Software AG.

• Löschen Sie selbst ebenfalls keine Dateien in diesen Ordnern. Auch dies kann zu Datenverlust führen.
• Für einen persönlichen Ordner wird in CAS genesisWorld ein Pfad angegeben. Falls Sie den Ordner über das Betriebssystem verschieben, ist der Pfad nicht mehr richtig und Sie sehen die E-Mails in CAS genesisWorld nicht mehr.
• Die Dateien für E-Mails in Ordnern dürfen Sie ebenfalls nicht umbenennen oder verschieben.