Datensätze verknüpfen

Die Schaltflächen zum Verknüpfen von Datensätzen finden Sie im Kalender, in Listenansichten oder auch im geöffneten Datensatz.

Neue Verknüpfung verwenden Sie, wenn ein vorhandener Datensatz mit einem noch nicht vorhandenen Datensatz verknüpft werden soll. Der noch nicht vorhandene Datensatz wird dabei angelegt.

Verknüpfen mit verwenden Sie, wenn zwei vorhandene Datensätze miteinander verknüpft werden sollen.

Beispiele

Mit einem Kunden findet ein Telefonat zur Abstimmung der Agenda zu einem Termin statt. Die Gesprächsnotizen beim Telefonieren möchten Sie in einem Datensatz Telefonat festhalten. Das Telefonat soll neu erstellt und mit der Adresse des Kunden verknüpft werden.

Vor dem Telefonat suchen Sie die Adresse und öffnen die Adresse z. B. durch Doppelklick.

Klicken Sie im Menü Einfügen oder in der Symbolleiste auf Neue Verknüpfung/Telefonat. Das Fenster Telefonat neu anlegen öffnet sich.

Geben Sie in diesem Fenster Daten ein, z. B. das Stichwort, das Thema und im Feld Notizen das Ergebnis Ihrer Abstimmung.
Speichern Sie das Telefonat. Das neue Telefonat ist nun mit der Adresse verknüpft.
Wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und bei Neue Verknüpfung auf einen Datensatz-Typ klicken, öffnet sich zunächst das Fenster zur Auswahl einer Vorlage.

Vorlagen für Datensätze

In Ihrem Kalender ist bereits ein Termin für eine Präsentation beim Kunden eingetragen. Dieser Termin soll mit der Adresse des Kunden verknüpft werden.

Öffnen Sie einen Termin z. B. durch Doppelklick.

Klicken Sie im Menü Einfügen oder in der Symbolleiste auf Verknüpfen mit.

Mit SmartSearch

Das Feld wird zu einem Suchfeld, wenn die SmartSearch aktiv ist.

Mit der SmartSearch suchen

Klicken Sie einen gefundenen Datensatz an, wird eine Verknüpfung mit der Verknüpfungsart Allgemein eingetragen.

Alternativ drücken Sie die Enter-Taste, wenn Erster Treffer im Register Suche des Fensters Einstellungen festgelegt ist.

Einstellungen Suche

Andere Verknüpfungsarten wählen Sie über die untergeordneten Einträge bei der Liste der Treffer. In diesem Fall ist also die Enter-Taste nicht empfehlenswert.

Ohne SmartSearch

Klicken Sie im Menü Einfügen oder in der Symbolleiste auf Verknüpfen mit/Adresse. Das Fenster Suche öffnet sich.
Suchen Sie nach der Adresse, die Sie mit dem Termin verknüpfen möchten.
Markieren Sie im Ergebnis der Suche die Adresse.
Wenn Verknüpfungsarten bei einem Datensatz-Typ vorhanden sind, wählen Sie diese über die Dropdown-Liste Verknüpfungsarten unten im Fenster Suche.
Möchten Sie die Adresse verknüpfen und nach weiteren zu verknüpfenden Datensätzen suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfen & Weiter.
Möchten Sie den markierten Datensatz verknüpfen und das Fenster Suche schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfen & Schließen.

Der Termin ist nun mit der Adresse verknüpft.

Drag & Drop zum Verknüpfen ist einfach, wenn die entsprechenden Datensätze bereits geöffnet sind.

Ein Kunde ruft bei Ihnen an, um einen Geschäftspartner ebenfalls zu einem vereinbarten Termin anzumelden.

Öffnen Sie den Termin des Kunden.
Öffnen Sie die Adresse des Geschäftspartners.

Mit dem Symbol Verknüpfen in der Symbolleiste der Adresse starten Sie das Verknüpfen mit Drag & Drop: Klicken Sie das Symbol an und halten Sie die Maustaste gedrückt.

Ziehen Sie den Mauszeiger in das Datensatzfenster des Termins.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Anschließend sind die beiden Datensätze miteinander verknüpft.

Alternative

Möglicherweise haben Sie eine Liste mit Adressen geöffnet, die auch die Adresse des anrufenden Kunden enthält.
Dann markieren Sie die Adresse des Kunden in der Liste und ziehen den Datensatz auf das Datensatzfenster des Termins, beispielsweise in der Taskleiste.

Auch mehrere Datensätze können Sie gleichzeitig mit mehreren anderen Datensätzen verknüpfen.

In Listen können Sie mehrere Datensätze markieren. Dadurch können Sie eine Gruppe von Datensätzen mit einer anderen Gruppe von Datensätzen in einem Schritt verknüpfen.

Mit mehreren Kunden haben Sie mehrere Abstimmungstermine vereinbart. Nun möchten Sie mehrere Adressen mit mehreren Terminen verknüpfen.

Klicken Sie im Programmnavigator auf eine Liste mit Adressen.
Markieren Sie zunächst die Adressen, die Sie verknüpfen möchten.
Klicken Sie im Menü Einfügen auf Verknüpfen mit und wählen Sie den gewünschten Datensatz-Typ. Das Fenster Suche öffnet sich.
Markieren Sie in den Ergebnissen der Suche mehrere Einträge.
Klicken Sie dann im Fenster Suche auf Verknüpfen & Schließen.

Mit einem Schritt haben Sie mehrere Adressen mit mehreren Datensätzen verknüpft.

Und falls ein Datensatz fälschlicherweise verknüpft ist, löschen Sie die Verknüpfung.

Verknüpfungen löschen Sie entweder im Register Akte des Datensatzfensters oder in einer Ansicht Akte im Navigator.

Markieren Sie die Verknüpfungen, die Sie entfernen möchten.

Klicken Sie auf das Symbol Verknüpfungen entfernen.

Ein Datensatz kann mit mehreren Verknüpfungsarten verknüpft sein. Beim Entfernen öffnet sich ein Hinweis, welche Verknüpfung entfernt werden soll.

Hinweise

Eine gelöschte Verknüpfung in einer Ansicht Akte wird sofort gelöscht, nachdem Sie die Sicherheitsabfrage bestätigt haben.

Eine gelöschte Verknüpfung im Register Akte wird erst gelöscht, wenn Sie den geöffneten Datensatz speichern.

Gelöscht wird immer nur die Verknüpfung, die beiden verknüpften Datensätze bleiben erhalten.

Verknüpfungen löschen nach maximalem Recht
Sind zwei Datensätze miteinander verknüpft und hat ein Benutzer verschiedene Rechte an diesen Datensätzen, dann zählt das maximale Recht. Hat etwa ein Benutzer das Recht Lesen für Datensatz A und vollständige Rechte auf Datensatz B, dann zählen hier vollständige Rechte. Das heißt auch, das Einfügen einer Verknüpfung ist möglich, wenn mindestens an einem der beiden Datensätze mindestens Rechte zum Bearbeiten bestehen, unabhängig von welchem der beiden Datensätze aus die Verknüpfung vorgenommen wird.