Mit der SmartSearch suchen

Eine SmartSearch wird an folgenden Stellen durchgeführt:

• beim Suchfeld in der Symbolleiste des Programmfensters,
• bei der Schaltfläche Verknüpfen mit in Ansichten und Datensatzfenstern,
• beim Feld Kunde von Verkaufschancen, um einen Kunden einzutragen,
• bei den Feldern Adresse hinzufügen und Verteiler hinzufügen von Verteilern und
• weiteren Feldern zum Verknüpfen z. B. in Modulen, wenn der Administrator die SmartSearch für diese Felder eingerichtet hat.

Die SmartSearch funktioniert immer ähnlich und kann durch spezielle Eingaben von Suchbegriffen genauer werden.

• Wie funktioniert die SmartSearch?

Beim Suchfeld für den Kunden in Verkaufschancen und für Adressen in Verteilern kann nur nach Adressen gesucht werden. Bei den anderen Suchfeldern werden mehrere Datensatz-Typen durchsucht oder Sie geben an, welchen Datensatz-Typ Sie durchsuchen möchten.

Bei einer Suche nach E-Mails und nach Archivdateien sind Besonderheiten zu beachten.

Vorgehen

• Klicken Sie in das Suchfeld und geben Sie Zeichen ein. Ab zwei eingegebenen Zeichen wird eine Liste mit Treffern angezeigt, die mit jedem weiteren Zeichen aktualisiert wird.

• Einen Treffer markieren Sie mit der Maus oder mit den Pfeiltasten der Tastatur. Blättern in der Liste ist mit den Pfeiltasten oder dem Mausrad möglich.
• Anklicken eines Treffers öffnet den Datensatz im Suchfeld des Programmfensters. Bei den Schaltfläche zum Verknüpfen und in Verteilern wird durch Anklicken die Verknüpfung eingetragen bzw. die Adresse in den Verteiler aufgenommen.
• Anklicken des kleinen Pfeils rechts bei jedem Treffer zeigt passend zum Kontext eine Liste mit Funktionen.

Nach einer Suche im Programmfenster unterscheiden sich die Funktionen je nach Datensatz-Typ. Bei einer Adresse können Sie z. B. direkt eine bestimmte Telefonnummer der Adresse anrufen, bei einem Termin den Kalender aller Teilnehmer einsehen oder die Akte eines Datensatzes öffnen.

Beim Eintragen von Verknüpfungen nach einer Suche mit der SmartSearch werden die möglichen Verknüpfungsarten angezeigt.

• Haben Sie nicht das Gewünschte gefunden, drücken Sie die Enter-Taste im leeren Suchfeld. Das Fenster Suche öffnet sich.

Das funktioniert immer bei einem leeren Suchfeld und unabhängig von den Einstellungen für die Suche.

• Ist das Suchfeld nicht leer und Sie drücken die Enter-Taste, wird je nach der Einstellung entweder das Fenster Suche oder der erste Treffer geöffnet.

• Einstellungen Suche
• Fenster Suche

Nur bestimmte Datensatz-Typen durchsuchen

Einschränken der Suche auf bestimmte Datensatz-Typen ist möglich, wenn Sie bei der Schaltfläche eine Dropdown-Liste öffnen können.

In der Dropdown-Liste werden alle Datensatz-Typen angezeigt, die mit der SmartSearch durchsucht werden.

• Um nur einen Datensatz-Typ zu durchsuchen, wählen Sie den Datensatz-Typ in der Dropdown-Liste.
• Alternativ geben Sie den Parameter für den Datensatz-Typ im Suchfeld vor dem Suchbegriff ein.

• Individuell suchen

In der Dropdown-Liste wird automatisch der eingestellte Datensatz-Typ über das Symbol angezeigt.

Die Einstellung für den Datensatz-Typ wird beibehalten, bis Sie das Programm- oder Datensatzfenster schließen.

• Alle Datensatz-Typen werden wieder durchsucht, wenn Sie in der Dropdown-Liste auf Auswahl zurücksetzen klicken.

Alternativ klicken Sie in das leere Suchfeld und drücken dann die Rücktaste (Backspace) auf der Tastatur.

Besonderheiten

E-Mails

Durchsucht werden archivierte E-Mails, da mit der SmartSearch nur Datensätze von CAS genesisWorld durchsucht werden können.

• E-Mails: online, offline oder archiviert

Beim Durchsuchen mehrerer Datensatz-Typen werden Suchbegriffe im Feld Betreff von E-Mails gesucht.

Durchsuchen Sie nur E-Mails als Datensatz-Typ, werden Suchbegriffe in den Feldern Betreff und Nachrichtentext gesucht.

Anhänge einer archivierten E-Mail werden nicht durchsucht.

Archivdateien

In Archivdateien werden Suchbegriffe ebenfalls gesucht, wenn Sie mit der SmartSearch nur Dokumente als Datensatz-Typ durchsuchen lassen.

Dafür müssen die Archivdokumente im Dokumentenarchiv gespeichert sein.

In der ersten Zeile eines Treffers wird das Stichwort des Dokumentdatensatzes angezeigt. In der zweiten Zeile zeigt ein kleiner Ausschnitt aus der Archivdatei das erste Vorkommen des Suchbegriffs.