Spalten für Datensatz-Typen bearbeiten
Für alle Datensatz-Typen lassen sich Felder neu anlegen und ausgelieferte Felder im Bereich Datenbank ändern.
Namen für Datensatz-Typen und Felder lassen sich nicht ändern, wenn diese im Standard ausgeliefert werden.
Mit der Standard Edition von CAS genesisWorld können Sie für alle Datensatz-Typen zusätzliche Felder anlegen.
- Im Bereich Form Designer der Management Konsole können Sie für alle Datensatz-Typen insgesamt bis zu 10 dieser Felder anlegen. Die Felder werden in Registern der Datensatzfenster für den Desktop-Client eingefügt.
- Ab dem 11. Feld werden neue Felder im Desktop-Client in den Datensatzfenstern des jeweiligen Datensatz-Typ unsortiert im Register Weitere angezeigt.
- Mit dem Modul Form & Database Designer können Sie beliebige weitere Datensatz-Typen anlegen, die Oberfläche von Fenstern anpassen sowie Formeln für automatische Funktionen und Arbeitsabläufe festlegen.
Funktionen für Spalten
Neue Spalte/
Spalte anpassen öffnen ein Fenster, in dem Sie die Eigenschaften von Spalten festlegen können.
Bei einer bereits vorhandenen Spalte können Sie mit Spalte anpassen nur den Titel sowie die Optionen Pflichtfeld, Benachrichtigen und Duplizierbar ändern.
Eigene Spalten können Sie löschen. Dabei dürfen entsprechende Datensätze in keinem Client geöffnet sein.
Nach dem Löschen müssen alle Applikationsserver neu gestartet werden, da sonst Probleme beim Arbeiten mit dem entsprechenden Datensatz-Typ auftreten können.
Löschen von Spalten ist eine Art von Bearbeiten, daher kann ebenfalls eine Sperre auftreten.
Klicken Sie auf Eingabehilfen, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie eine oder mehrere Vorgaben für Benutzer als so genannte Eingabehilfe festlegen.
Mit der Schaltfläche Typ/Status neu anlegen legen Sie die beiden Felder an und können anschließend Werte für die zweistufige Eingabehilfe festlegen.
Anlegen der beiden Felder und die Eingabehilfen ist auch für eigene Datensatz-Typen möglich.
Klicken Sie auf Autonummerierung anlegen, um das Feld GWAUTONUM für eine automatische Nummer bei einem Datensatz anzulegen.
Für jeden Datensatz-Typ kann dieses Feld einmal vorhanden sein. Ist dies der Fall, ist die Schaltfläche Autonummerierung anlegen deaktiviert.
Eigenschaften und Funktionen für Felder
Name, Datentyp, Länge, Skalierung
- Im Feld Name legen Sie den physikalischen Namen des Felds in der Datenbank fest.
Nicht alle Sonderzeichen sind im Feld Name erlaubt.
Wenn Sie bei Name eine bereits in der Datenbank gespeicherte Bezeichnung eintragen, dann werden automatisch der Titel und die jeweiligen Übersetzungen des Titels eingetragen. Das Ausfüllen erfolgt, sobald Sie in ein anderes Feld wechseln.
- Der Datentyp ist vom verwendeten Datenbanksystem abhängig.
- Im Feld Länge legen Sie die maximale Anzahl der Zeichen fest, die in dieser Spalte gespeichert werden kann.
Dies ist für Zeichenketten und Binärfelder einzugeben.
Ein Wert für die Länge ist auch für die Felder Empfänger, CC-Empfänger und BCC-Empfänger bei archivierten E-Mails möglich.
- Bei einer Fließkommazahl mit dem Datentyp decimal sind weitere Felder vorhanden.
Genauigkeit ist die Anzahl der Dezimalstellen einer Zahl, die gespeichert werden sollen.
Skalierung ist die Anzahl der Nachkommastellen.
Beispiel: Genauigkeit = 6, Skalierung = 2; In diesem Fall werden Zahlen mit dem Format 9999,99 gespeichert.
Pflichtfeld, Duplizierbar, In Teilnehmer übernehmen
- In einem Pflichtfeld muss einen Wert enthalten sein, damit ein Datensatz gespeichert werden kann.
Dabei gelten einige Besonderheiten.
- Aktivieren Sie die Option Duplizierbar, wird der Wert des Felds beim Duplizieren des Datensatzes übernommen.
Deaktivieren Sie die Option, wird das Feld beim Duplizieren auf leer gesetzt.
Wenn Anwender beispielsweise häufig neue Adressen durch Duplizieren anlegen und dabei nicht alle Felder auf allen Registern prüfen, können wichtige Daten wie Kontoverbindungen oder Kategorien falsch sein. Werden die entsprechenden Felder nicht dupliziert, wird dies vermieden.
Über eine GTF-Datei werden Datensätze durch Anwender in CAS genesisWorld übernommen. Dabei werden ebenfalls die Felder importiert, bei der die Option Duplizierbar aktiv ist. Beim Übernehmen von Datensätzen eines anderen Unternehmens als GTF-Datei können Sie damit weiterhin die Übernahme von Feldern verhindern, die in Ihrem Unternehmen eine andere Bedeutung haben.
Beim Duplizieren einer Online-Besprechung wird auch der Link zur Online-Besprechungen im Feld Notizen dupliziert. Der Link ist im duplizierten Datensatz nicht gültig. Dieses mögliche Problem wird umgangen, wenn Sie die Option Duplizierbar beim Feld Notizen deaktivieren.
Die Option Duplizierbar ist nicht relevant, wenn Anwender eine Vorlage für einen Datensatz anlegen. Beim Verwenden einer Vorlage werden alle Werte der Vorlage in den neuen Datensatz übernommen.
- Die Option In Teilnehmer übernehmen ist für Felder mit dem Datentyp varchar vorhanden.
In Felder wie z. B. Bearbeiter können Benutzer in einem Client eingetragen oder aus einer Liste gewählt werden.
Ist die Option aktiv, wird ein eingetragener Benutzer beim Speichern des Datensatzes ebenfalls als Teilnehmer im Datensatz eingetragen.
Folgende Bedingungen sind zu berücksichtigen:
Das Feld muss den richtigen Vor- und Nachnamen des Benutzers enthalten, durch Leerzeichen getrennt. Ein Wählen des Benutzers über eine Eingabehilfe ist daher empfehlenswert.
Im Feld werden nur die Benutzer angezeigt, auf die der aktuell angemeldete Benutzer auch Zugriffsrechte hat.
Im Feld werden keine deaktivierten Benutzerkonten angezeigt.
Sind mehrere Benutzer mit gleichen Vor- und Nachnamen in unterschiedlichen Domänen vorhanden, wird der Benutzer der lokalen Domäne als Teilnehmer eingetragen. Die Domäne kann im Feld mit einem Backslash vor dem Namen eingetragen werden. In diesem Fall ist natürlich eine Eingabehilfe mit Eingabemöglichkeit notwendig.
Ist kein Benutzerkonto identifizierbar, wird kein Teilnehmer eingetragen.
Teilnehmer werden auch eingetragen, wenn ein Benutzer in ein solches Feld über den Benachrichtigungs- und Aktionsdienst eingetragen wird.
Benachrichtigen, Global änderbar
- Aktivieren Sie die Option Benachrichtigen, um festzulegen, ob das Feld im Änderungsprotokoll bei einer Benachrichtigung aufgeführt werden soll.
Die Option ist nicht für alle Felder verfügbar.
- Mit Global änderbar stellen Sie ein, ob das Feld mit Aktion/Weitere Aktion in mehreren Datensätzen gleichzeitig geändert werden darf.
Die Option ist nicht für alle Felder verfügbar.
Formatierung und Notizen mit Editor
Für jeden Datensatz-Typ ist ein einziges Feld mit der Bezeichnung Notes2 möglich, in dem der Text in einem Client mit HTML formatiert werden kann. Ein solches Feld ist bei den Datensatz-Typen im Standard üblicherweise vorhanden.
Für einen eigenen Datensatz-Typ ist ggf. ein entsprechendes Feld anzulegen.
- Tragen Sie im Feld Name den Wert notes2 ein. Als Datentyp wählen Sie varchar.
- Aktivieren Sie bei diesem Feld die Option Formatierung erlauben, wird in Clients für Anwender ein Editor angezeigt. Damit ist eine Schriftart einstellbar, Bilder oder Hyperlinks können eingefügt werden usw.
Ist die Option nicht aktiviert, wird der Text als unformatierter Plain Text gespeichert.
Titel
- Bei Titel legen Sie die für Anwender sichtbare Bezeichnung des Felds in jeder Sprache fest.
Felder für Telefon, Fax, E-Mail-Adressen und CAS genesisWorld Web
In CAS genesisWorld Web und den mobilen Apps werden bei Feldern für Telefon und Faxnummern sowie E-Mail-Adressen die Titel als Bezeichnung angezeigt, die in Klammern stehen. Beispielsweise steht beim Feld Telefon (Geschäftlich) in CAS genesisWorld Web Geschäftlich.
Sollen in CAS genesisWorld Web und den mobilen Apps die vollständigen Bezeichnungen angezeigt werden, dann verwenden Sie im Feld Titel keine Klammern.
Beim Verwenden von Klammern ist eine möglichst eindeutige Bezeichnung in der Klammer empfehlenswert. Gruppieren von entsprechenden Feldern unter einer passenden Überschrift mit dem App Designer ist eine zusätzliche Hilfe für Anwender.
Zusätzliche E-Mail-Adressen für xRM-E-Mails
Anwender können für xRM-E-Mails die Empfänger über eine E-Mal-Adresse wählen, z. B. die Standard E-Mail oder die E-Mail (Geschäftlich).
Für CAS genesisWorld können weitere Felder mit E-Mail-Adressen außer den Standardfeldern angelegt sein.
Bei xRM-E-Mails werden für Empfänger alle Felder angezeigt, die diese 2 Bedingungen erfüllen:
MailFieldStr muss als Text im Namen des Felds vorhanden sein. Ein Beispiel dafür ist NewMailFieldStr1 als Name.
Der Datentyp des Felds muss varchar sein.
Register Format
Das Register Format ist bei den Datentypen datetime, float und decimal vorhanden.
Im unteren Teil des Registers wird eine Vorschau der jeweiligen Einstellungen angezeigt.
- Beim Datentyp datetime legen Sie die Anzeige für Datum, Zeit und deren Genauigkeit fest.
Wenn Felder für Datum und Zeit bei Anwendern in einer anderen Sprache als sonst im Client angezeigt werden, sind möglicherweise Systemeinstellungen die Ursache. Geänderte Systemeinstellungen erfordern ein erneuten Anmelden an CAS genesisWorld.
- Bei den Datentypen float und decimal legen Sie die Nachkommastellen und Dauer fest.
- Wählen Sie beim Datentyp decimal im Register Format die Option Währung, dann sind Felder für Beträge wie Kosten, Aufwand, Summe usw. möglich.
Wenn Sie ein solches Feld anlegen und noch kein Feld für die Bezeichnung der Währung vorhanden ist, wird zusätzlich automatisch das Feld Währung (CURRENCYNAT) angelegt.
Bei Anwendern bietet das Feld eine Dropdown-Liste mit den Feldwerten, die im Bereich Sonstiges unter Währungen angelegt wurden.
In einem Client für Anwender gilt der eingestellte Wert im Feld Währung (CURRENCYNAT) immer für den gesamten Datensatz. Bei Verkaufschancen sind etwa Beträge für den Deckungsbeitrag, Positionen usw. vorhanden. Alle Beträge werden in der gleichen Währung angezeigt bzw. berechnet.
- Die eingestellte Währung in einem Datensatz lässt sich durch Anwender bei den meisten Datensatz-Typen ändern.
Ob dies auch bei Verkaufschancen als Datensatz-Typ möglich sein soll, wird im Bereich Sonstiges unter Produkte eingestellt.