Brief/Serienbrief erstellen
Anschreiben an Adressen wie Briefe, Serienbriefe, Angebote usw. erstellen Sie mit CAS genesisWorld und Microsoft Word.
Microsoft Word ist über ein Add-In mit CAS genesisWorld verbunden.
CAS genesisWorld Word Add-In
Durch das CAS Word Add-In wird in Microsoft Word ein Register und eine Symbolleiste für die Zusammenarbeit mit CAS genesisWorld eingefügt. Mit den so verfügbaren Funktionen in Microsoft Word fügen Sie beispielsweise Seriendruckfelder ein und erstellen einen Serienbrief.
Das Add-In für die Anbindung an Microsoft Word ist Voraussetzung dafür, dass Sie Daten von CAS genesisWorld in Microsoft Word-Dokumente übernehmen können, beispielsweise:
- Daten von Empfängern aus Adressen,
- weitere Daten aus verknüpften Datensätzen und
- Feldvariablen, wie Ihre Unterschrift, Ihren Namen, eine Durchwahl usw.
Das Add-In wird üblicherweise automatisch mit CAS genesisWorld installiert. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator.
Anschreiben können Sie auf verschiedene Arten anlegen. Die folgenden Schritte zeigen ein Beispiel für das Anlegen eines Serienbriefs. Auf ähnliche Weise können Sie einen Brief für nur einen Empfänger erstellen, z. B. ein Angebot.
Datensatz anlegen
- Markieren Sie die Adressen der Empfänger, z. B. nach einer Suche oder in einer Adressenliste.
Klicken Sie auf Dokument anlegen.
Das Fenster Dokument erstellen aus öffnet sich.
- Wählen Sie die Vorlage für Ihr Anschreiben in CAS genesisWorld.
Das Fenster Dokument neu anlegen öffnet sich.
Die markierten Adressen werden automatisch mit dem neuen Datensatz verknüpft.
- Geben Sie Feldwerte für Stichwort, Teilnehmer usw. im Datensatz ein und speichern Sie den Datensatz.
Sortierung für Serienbrief festlegen
- Klicken Sie im Menü Extras des Dokumentdatensatzes auf Serienbrief Sortierung.
Das Fenster Serienbrief Sortierung wählen öffnet sich.
- Wählen Sie Standardsortierung, wenn die einzelnen Briefe nach Postleitzahl, Firma und Name sortiert werden sollen.
- Wenn Sie die Sortierung selbst festlegen möchten, wählen Sie Sortierung definieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Feld Sortierfelder.
Eine Liste mit allen Feldern von Adressen öffnet sich.
- Doppelklicken Sie auf das Suchfeld, nach dem Sie als erstes sortieren möchten.
- Anschließend können Sie in der Spalte Sortierung für dieses Feld Aufsteigend oder Absteigend als Sortierrichtung festlegen.
- Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für alle Felder, nach denen Sie sortieren möchten und speichern Sie Ihre Änderungen mit OK.
- Klicken Sie im Fenster Serienbrief Sortierung wählen auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern.
Serienbrief in Microsoft Word bearbeiten und Anschreiben erstellen
Klicken Sie auf Datei zum Bearbeiten öffnen.
Die Datei wird in Microsoft Word geöffnet.
- Öffnen Sie in Microsoft Word das Register CAS Word Add-In.
In diesem Register können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, Seriendruckfelder und Adresszeilen einfügen, Feldvariablen ersetzen und den Serienbrief erstellen.
Um das Anschreiben zu erstellen und Felder durch Feldwerte zu ersetzen, klicken Sie auf Serienbrief erstellen.
Beim Erstellen von Serienbriefen wird für die Darstellung des Datums die Einstellung des kurzen Datumsformats aus dem Windows-Betriebssystem übernommen.