E-Mail Anlagen
Anlagen können Sie auf verschiedene Art und Weise in eine E-Mail einfügen.
Die Funktionen für das Einfügen von mehreren Anlagen sind nur verfügbar, wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben.
Funktionen des Menüs Anlagen
- Verwenden Sie die Funktionen des Menüs Anlagen.
Komprimieren (Zip)
- Fügen Sie zunächst die gewünschten Anlagen im E-Mail-Fenster ein.
- Markieren Sie dort die Anlagen, die Sie komprimieren möchten und klicken Sie im Menü Anlagen auf Komprimieren (Zip).
Um die Dateien auf diese Weise zu komprimieren, ist kein Programm wie Winzip o. ä. notwendig, diese Funktion wird von CAS genesisWorld bereit gestellt. Der Empfänger der E-Mail, der die Dateien entpacken möchte, muss jedoch ein Programm zum Extrahieren von Zip auf seinem Rechner installiert haben.
Datei hinzufügen
- Die Option Aus Windows-Ordner öffnet das Dateiauswahlfenster von Windows.
- Mit Aus CAS genesisWorld-Dokument öffnet sich das Fenster Suche.
Suchen Sie nach den Dokumentdatensätzen. Dabei wird die Archivdatei eines Dokumentdatensatzes als Anlage übernommen, nicht der Dokumentdatensatz selbst.
- Die Option CAS genesisWorld-Datensatz (.gtf) öffnet das Fenster Suche.
Suchen Sie nach den Datensätzen.
Hiermit fügen Sie CAS genesisWorld-Datensätze als GTF-Datei ein. Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung von GTF-Dateien Dubletten erzeugt werden können.
- Mit CAS genesisWorld-E-Mail (.eml) wird eine E-Mail im Format .eml eingefügt.
- Die Option vCard aus CAS genesisWorld-Adresse (.vcf) öffnet das Fenster Suche.
Suchen Sie nach Adressen. Die markierten Adressen werden in VCF-Dateien umgewandelt und als Anlage übernommen.
Windows-Verknüpfung (.lnk) hinzufügen
Hiermit fügen Sie eine Verknüpfung auf einen Ordner oder eine Datei aus Windows als Anlage ein.
Beachten Sie, dass der Empfänger der E-Mail ebenfalls Zugriff auf die Datei bzw. den Ordner haben muss, um die Verknüpfung zu öffnen.
Das Dateiauswahlfenster von Windows öffnet sich.
- Suchen Sie nach der Datei.
Verweis auf CAS genesisWorld-Datensatz (.gbt) hinzufügen
Hiermit fügen Sie Verweise auf einen oder mehrere CAS genesisWorld-Datensätze als GBT-Datei ein.
Der Empfänger der E-Mail kann einen Verweis nur öffnen, wenn ein Zugriff auf die gleiche Datenbank von CAS genesisWorld vorhanden ist.
Eine GBT-Datei als Anhang kann Verweise auf einen oder mehrere Datensätze im Desktop-Client enthalten.
Wenn Sie eine GBT-Datei für einen einzigen Datensatz als Anhang einfügen, wird zusätzlich automatisch der Link zu CAS genesisWorld Web eingefügt.
- Wählen Sie den gewünschten Datensatz-Typ.
Das Fenster Suche öffnet sich.
Datei aus der Zwischenablage hinzufügen
Hiermit fügen Sie die Datei als Anlage ein, die sich momentan in Ihrer Zwischenablage befindet.
Weitere Möglichkeiten für Anlagen
- Alternativ ziehen Sie Dateien mit Drag & Drop z. B. von Ihrem Desktop oder Windows Explorer in das E-Mail-Fenster.
In den meisten Ansichten öffnet Senden in der Symbolleiste eine Dropdown-Liste, in der die Funktion CAS genesisWorld-Datensätze senden vorhanden ist.
Damit legen Sie eine neue E-Mail an und fügen markierte Datensätze der Ansicht als Anhang in eine E-Mail ein.
- Die gleiche Funktion CAS genesisWorld-Datensätze senden ist auch im Kontextmenü von markierten Datensätzen vorhanden.
- Markieren Sie ein Archivdokument und klicken Sie im Menü Extras oder im Kontextmenü auf CAS genesisWorld-Datensätze senden/CAS genesisWorld-Dokumente als Anlage.
So können Sie die Archivdatei eines Dokumentdatensatzes von CAS genesisWorld ebenfalls als Anlage einer E-Mail einfügen.
- iCal und vCard können Sie ebenfalls als Anhänge von E-Mails senden.
- Um die Anlage einer E-Mail zu löschen, markieren Sie die Anlage im E-Mail-Fenster und drücken die Entf-Taste.
Anlagen speichern und archivieren
Je nach Typ der Anlage und der E-Mail haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, diese Anlage zu speichern.
Anlagen von E-Mails im Onlinebetrieb
Öffnen: Öffnet die Anlage dem mit diesem Dateityp verknüpftem Programm.
Speichern unter: Öffnet das Dateiauswahlfenster. Wählen Sie, in welchem Ordner und unter welchem Namen die Anlage gespeichert werden soll.
Sind in einer E-Mail mehrere Anlagen enthalten, dann speichern Sie immer die in der Dropdown-Liste angezeigte Anlage.
Anlage archivieren: Damit archivieren Sie die Anlage einer E-Mail als CAS genesisWorld-E-Mail, als Dokument, Aufgabe oder Termin.
Anlagen von E-Mails im Offlinebetrieb (offline E-Mails, archivierte E-Mails)
Wird eine E-Mail als E-Mail archiviert, dann bleiben Anlagen Bestandteil der archivierten E-Mail.
Wird eine E-Mail dagegen als Dokument, Termin oder Aufgabe archiviert, dann werden Anlagen als Dokumentdatensätze mit dem Dokument bzw. Termin oder der Aufgabe verknüpft.
Anlagen anzeigen
Die Anlage einer geöffneten E-Mail wird angezeigt, wenn Sie diese mit Drag & Drop auf einen Browser ziehen.