E-Mails archivieren

Damit gesendete und empfangene E-Mails - online oder offline - vollständige CAS genesisWorld-Datensätze werden, müssen Sie die E-Mails archivieren. Eine archivierte E-Mail können Sie wie jeden anderen Datensatz in CAS genesisWorld verknüpfen, Teilnehmer dafür festlegen usw. Anlagen der E-Mail können ebenfalls als CAS genesisWorld-Datensätze gespeichert werden.

Archivieren ist ohne und mit einer Archivierungsvorlage möglich. In einer Archivierungsvorlage können sehr viele Einstellungen vorgegeben werden.

E-Mails archivieren: Vorlagen

Möglichkeiten für das Archivieren

In E-Mailansichten ist Archivieren für mehrere E-Mails möglich. Im E-Mail-Fenster ist die gleiche Funktion für eine E-Mail vorhanden.

In einer zu sendenden E-Mail ist die Schaltfläche Senden & Archivieren vorhanden.
In CAS genesisWorld ist das automatische Archivieren erhaltener E-Mails mit einer Regel möglich, wenn Sie ein IMAP-Konto verwenden.

E-Mail/Register Regeln für E-Mails

Mit der Option E-Mails nach dem Versand automatisch archivieren lassen Sie Mailings und xRM-E-Mails automatisch archivieren.

Archivieren in CAS genesisWorld ist ebenfalls möglich, wenn Sie Microsoft Outlook verwenden.

Microsoft Outlook: E-Mails und Anlagen archivieren

Mit Schnellarchivieren in Microsoft Outlook archivieren Sie durch einen Klick mit der Standardvorlage.

Microsoft Outlook: Schnellarchivieren

Archivieren ist ebenfalls mit Drag & Drop möglich.

Drag & Drop

Archivieren als

E-Mails können Sie als mehrere Datensatz-Typen archivieren. Die Funktionen dafür wählen Sie über die Dropdown-Liste der Schaltfläche Archivieren bzw. Senden & Archivieren:

... als E-Mail: Das Datensatz-Fenster ist in diesem Fall das E-Mail-Fenster.

Den Original-Betreff können Sie im Feld Betreff ändern, da der Betreff dem Stichwort bei anderen Datensatz-Typen entspricht. So sind z. B. für die Kommunikation mit Kunden spezielle oder standardisierte Eingaben möglich.

Mit Schnellarchivierung in Microsoft Outlook archivieren Sie immer als E-Mail und immer mit einer Archivierungsvorlage.

... als Dokument: Im Dokumentdatensatz ist als Kategorie archivierte E-Mail eingestellt. Der Text der E-Mail steht im Bereich Notizen.
... als Aufgabe: Der Betreff der E-Mail wird in das Feld Stichwort der Aufgabe eingetragen In den Schlagworten steht der Kopf der E-Mail. Der Text der E-Mail steht im Bereich Notizen.
... als Termin: Der Betreff der E-Mail wird in das Feld Stichwort des Termins eingetragen. Der Text der E-Mail steht im Bereich Notizen.

Beim Archivieren als E-Mail bleiben die Anlagen ein Teil der E-Mail. Wenn eine E-Mail als Dokument, Aufgabe oder Termin archiviert wird, dann werden die Anlagen immer automatisch mit dem archivierten Datensatz verknüpft.

Wenn Dateien unterschiedlichen Formats über Drag & Drop z. B. vom Desktop auf CAS genesisWorld gezogen werden, wird für alle Dateien im .eml-Format der Archivierungsassistent geöffnet. Dateien in anderen Formaten können wie üblich als Archivdokumente in CAS genesisWorld gespeichert werden.

Vorgehen beim Archivieren

Wenn Sie keine spezielle Archivierungsvorlage wählen, werden die Standardeinstellungen des Administrators für das Archivieren verwendet. Durch die Standardeinstellungen sind Fremdzugriffsrechte bzw. Rechte anderer auf archivierte E-Mails festgelegt: In diesem Fall gilt eine von 2 Alternativen:

Entweder sind archivierte E-Mails persönliche Datensätze, auf die nur Sie Zugriffsrechte haben.

Oder auf archivierte E-Mails können automatisch alle Kolleginnen und Kollegen zugreifen, die Fremdzugriffsrechte bzw. Rechte anderer auf Ihre Datensätze haben.

Wenn Sie eine eigene oder öffentliche Archivierungsvorlage bei Vorlage wählen, werden die Einstellungen aus der Vorlage im Fenster angezeigt.
Die Einstellungen im Fenster können Sie mit oder ohne Wahl einer Vorlage für das aktuelle Vorgehen überschreiben.

Das Stichwort können Sie nicht ändern, wenn Sie mehrere E-Mails gleichzeitig archivieren.

Für die Fremdzugriffsrechte können Sie persönlich oder vertraulich direkt im Fenster E-Mail archivieren einstellen.

Fremdzugriffsrechte

Mit oder ohne Vorlage überprüfen und ändern Sie Teilnehmer, Ressourcen und deren Rechte sowie Fremdzugriffsrechte mit der Schaltfläche Teilnehmer wählen.

Die ursprüngliche E-Mail kann nach dem Archivieren auf dem E-Mail-Server gelöscht werden.
Anlagen der E-Mail müssen nicht, können aber archiviert werden. Archivieren ohne Anlagen ist bei empfangenen und gesendeten E-Mails möglich.

Vorlagen öffnet den Assistenten Archivierungsvorlagen verwalten, mit dem Sie Archivierungsvorlagen ändern oder neue Vorlagen erstellen.

E-Mail archivieren: Vorlagen