Übergeordnete VerknüpfungenPrimärverknüpfungen sind nur in der Premium Edition verfügbar.
Beim Archivieren von E-Mails können Sie Primärverknüpfungen eintragen bzw. automatisch eintragen lassen
Wird die zu archivierende E-Mail mit einem einzigen Datensatz mit Primärverknüpfungen automatisch verknüpft, werden die Primärverknüpfungen dieses Datensatzes übernommen. Die archivierte E-Mail wird anschließend - wie üblich - auf der untersten Ebene der Primärverknüpfungen angezeigt.
Beim Archivieren von E-Mails werden durch Primärverknüpfungen keine Teilnehmer übernommen.
Die Einstellungen für Primärverknüpfungen werden für Benutzer ausgeblendet, die die Standard Edition einsetzen. In Vorlagen und Regeln werden die entsprechenden Einstellungen ignoriert.
Beim Archivieren einer erhaltenen bzw. gesendeten E-Mail ist eine Primärverknüpfung zur Adresse des Absenders bzw. Empfängers bereits eingetragen.
Dieses Symbol nach einer angezeigten Adresse im Fenster E-Mail archivieren öffnet eine Dropdown-Liste.
Die in der E-Mail vorhandenen E-Mail-Adressen werden im Adressenbestand von CAS genesisWorld gesucht. Die Liste enthält dann alle in CAS genesisWorld gefundenen Adressen, sodass Sie die Primärverknüpfung einfach ändern können.
In Archivierungsvorlagen und beim Archivieren mehrerer E-Mails ist eine Option für Primärverknüpfungen verfügbar.
Nach dem Aktivieren der Option und dem Anklicken des kleinen Pfeils wählen Sie eine von 3 Möglichkeiten.
Daher wird als erstes versucht, eine Primärverknüpfung zu einer externen Adresse einzutragen. Dafür werden die E-Mail-Adressen im An-Feld in CAS genesisWorld gesucht.
Werden keine Adressen in CAS genesisWorld gefunden, wird das Feld Absender berücksichtigt.
Werden auch für diese E-Mail-Adressen keine Adressen in CAS genesisWorld gefunden, wird zur Adresse des aktuellen Benutzer eine Primärverknüpfung eingetragen.
Ist auch dies nicht möglich, werden Adressen mit gleicher Domäne wie der aktuelle Benutzer gesucht und ggf. verknüpft.
Der aktuelle Benutzer ist der Benutzer, dessen E-Mail-Adresse im Register Allgemein des Fensters Einstellungen eingetragen ist. Die dort eingetragene Domäne wird für die Suche nach Adressen mit gleicher Domäne verwendet.
Soll eine Primärverknüpfung eingetragen werden und die E-Mail-Adresse ist bei mehreren Adressen vorhanden, wird der Adresstyp berücksichtigt: Als erste Möglichkeit wird versucht, die Primärverknüpfung zu einer Firma eingetragen. Ist dies nicht möglich, wird die Primärverknüpfung zu einem Ansprechpartner eingetragen. Falls auch dies nicht möglich ist, wird ein Einzelkontakt verknüpft.
Werden entweder mehrere Firmenoder mehrere Ansprechpartner oder mehrere Einzelkontakte gefunden, dann wird die Primärverknüpfung für die erste gefundene Adresse eines Adresstyps eingetragen unter Berücksichtigung der grundlegenden Priorität Firma, Ansprechpartner, Einzelkontakt.
Bei mehreren gefundenen Adressen wird zusätzlich eine allgemeine Verknüpfung zu jeder Adresse eingetragen, außer für die Adresse mit der Primärverknüpfung.
Standardmäßig wird beim erneuten Archivieren einer bereits archivierten E-Mail und einer vorhandenen Primärverknüpfung die vorhandene Primärverknüpfung nicht geändert.
E-Mails lassen sich mit einer Regel automatisch archivieren, dabei ist dann ebenfalls eine Archivierungsvorlage eingestellt. Wenn Primärverknüpfungen beim Archivieren mit einer Regel eingetragen werden sollen, wählen Sie eine entsprechende Vorlage.
Der Administrator kann Regeln in der Management Konsole für Primärverknüpfungen beim Archivieren festlegen. Vorhandene Regeln haben eine höhere Priorität als Einstellungen in einer gewählten Archivierungsvorlage.
Ist durch den Administrator eine Pflichtprimärverknüpfung für E-Mails eingestellt, können Sie als Anwender trotzdem eine oder mehrere E-Mails ohne Primärverknüpfung archivieren.
Beim Archivieren von E-Mails können automatisch nur Primärverknüpfungen zu Adressen eingetragen werden. Wurden durch den Administrator weitere Pflichtprimärverknüpfungen zu Projekten oder Vorgängen eingestellt, können diese nicht automatisch eingetragen werden. Wenn eine E-Mail-Adresse nicht im Adressenbestand von CAS genesisWorld gefunden wird, können Sie ebenfalls keine automatische Primärverknüpfung eintragen lassen.
Die E-Mail lässt sich trotzdem ohne Primärverknüpfung archivieren, weil mögliche Pflichtprimärverknüpfungen zu Projekten oder Vorgängen nicht automatisch eingetragen werden können.
Beim manuellem Eintragen von Verknüpfungen mit dem Verknüpfungsassistenten können Sie in diesem Fenster nur die erlaubten Primärverknüpfungen eintragen. Symbole sind deaktiviert, wenn eine Primärverknüpfung nicht zulässig ist.
Ändern Sie automatische Primärverknüpfung mit dem Verknüpfungsassistenten müssen Sie die Einstellungen für Pflichtprimärverknüpfungen ebenfalls berücksichtigen. Andernfalls wird die manuelle Änderung nicht übernommen.