Register Allgemein
Im Register Allgemein geben Sie die wichtigsten Daten einer Adresse ein. Funktionen etwa für erlaubte Kontaktart oder eine Routenplanung zum Kunden steigern die Datenqualität und unterstützen bei der Eingabe.
Felder, um Kontakt aufzunehmen
Felder von Adressen: Name und Anschrift
Firma blendet beim Anklicken des Felds mehrere Eingabefelder ein. Klicken Sie neben den jeweiligen Eintrag, um Daten einzugeben.
Name bei Kontaktpersonen und Einzelkontakten blendet beim Anklicken mehrere Eingabefelder ein. Klicken Sie neben den jeweiligen Eintrag, um Daten einzugeben.
Namenspräfix als Feld wird möglicherweise angezeigt, wenn Adressen einen bestimmten Eintrag wie etwa Niederlande im Feld Land enthalten.
Der Administrator legt fest, ob dieses Feld überhaupt und wenn ja, für welches Land angezeigt wird.
Ein niederländischer Name wie de Jong wird dann in 2 Feldern gespeichert, wenn Sie den Namen in beiden Feldern eingeben. Adressen in einer Listenansicht werden beim Sortieren nach dem Feld Name dann unter J angezeigt und nicht unter D.
Bei den Seriendruckfeldern Briefanrede in der Dokumentsprache und Adresszeilen1-7 werden Vorname, Namenspräfix und Name berücksichtigt.
Bei den Seriendruckfeldern Vorname und Name wird das Feld Namenspräfix nicht automatisch hinzugefügt, sondern muss als Seriendruckfeld manuell eingefügt werden.
Privatanschrift/Firmenanschrift/Lieferanschrift: Stellen Sie mit dieser Dropdown-Liste ein, welche Anschrift Sie eingeben möchten.
Wenn Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil neben dieser Dropdown-Liste klicken, können Sie ein Anschrift kopieren und als weitere Anschrift wieder einfügen.
Beispiel
Die Firmenanschrift ist bereits eingegeben. Klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil und wählen Sie Kopieren. Schalten Sie nun über die Dropdown-Liste auf Lieferanschrift um. Klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil und wählen Sie Einfügen. Die Eingaben der Firmenanschrift werden bei der Lieferanschrift eingefügt.
Die angezeigte Anschrift im Datensatz ist die Standardanschrift. Diese Anschrift wird z. B. berücksichtigt, wenn Sie Dokument anlegen wählen und eine Vorlage von Microsoft Word mit Seriendruckfeldern für die Anschrift verwenden. So wird etwa die Firmenanschrift in einem Brief eingetragen, wenn diese Anschrift im Datensatz angezeigt wird. Oder die Lieferanschrift wird übernommen, wenn diese Anschrift angezeigt wird.
Felder für die Anschrift unterscheiden sich teilweise je nach dem Land.
In jedem Datensatz Adresse sind bis zu 3 Anschriften möglich. In einem geöffneten Datensatz wird die Standardanschrift angezeigt.
Land und postalische Anschrift
Das Feld Land bestimmt die Anordnung für die postalische Anschrift.
Anrede, Briefanrede und Geschlecht sind bei Einzelkontakten und Kontaktpersonen vorhanden. Anrede und Briefanrede sind vom Land und Geschlecht abhängig und werden teilweise automatisch ausgefüllt.
Geschlecht, Anrede und Briefanrede
Anrede wird in der Anschrift verwendet, wenn diese beispielsweise in einem Briefkopf oder auf einem Briefumschlag steht.
Briefanrede ist in einem Brief oder einer E-Mail die direkte Ansprache, etwa "Sehr geehrte ...".
Geben Sie im Feld Briefanrede eine spezielle Anrede ein, dann sind individuelle Anreden in einem Anschreiben möglich.
Geschlecht ist eine Dropdown-Liste mit den Einträgen männlich, weiblich, sonstige und ohne Eintrag. Damit berücksichtigen Sie beispielsweise, dass ein Einzelkontakt auch eine Firma oder eine Familie sein kann.
Anrede, Briefanrede und Geschlecht werden automatisch ausgefüllt, wenn Sie den Nachnamen eingeben.
Für jede Adresse sind mehrere Telefonnummern, E-Mail-Adressen usw. möglich, die sich automatisch formatieren lassen.
Kontaktdaten: Telefon, Fax, E-Mail, ...
- Das Feld Kontaktdaten zeigt Telefon-, Faxnummern, E-Mail usw. dieser Adresse. Im oberen Teil des Bereichs stehen die wichtigsten Angaben, im unteren Teil des Bereichs alle weiteren Angaben, soweit der verfügbare Platz dies zulässt.
- Klicken Sie in das Feld und das Feld vergrößert sich: Alle verfügbaren Kontaktdaten werden angezeigt und können schnell bearbeitet werden.
Wenn Sie im Feld Kontaktdaten auf eines dieser Symbole klicken, dann wird ebenfalls die Telefonnummer gewählt, das Fenster Eine neue E-Mail senden geöffnet bzw. der Internet Browser gestartet und die Internetseite angezeigt.
Dieses Symbol neben Kontaktdaten öffnet ein Fenster, in dem alle Telefon-, Faxnummern, E-Mail usw. detailliert angezeigt, bearbeitet, formatiert und für die Anzeige ausgewählt werden können.
Die bevorzugte Kontaktart zeigt, wie ein Kunde oder Geschäftspartner gerne kontaktiert werden möchte.
Kontaktart
Bevorzugte Kontaktart: Legen Sie fest, auf welche Weise dieser Kunde, Interessent usw. angesprochen werden möchte.
Erlaubte Kontaktart: Legen Sie fest, auf welche Arten neben der bevorzugten Kontaktart diese Adresse angesprochen werden darf.
Die bevorzugten und erlaubten Kontaktarten werden im Kampagnen-Assistent berücksichtigt: Adressen werden entsprechend ihrer bevorzugten Kontaktart automatisch einer Aktion zugeordnet.
Hinweise
Die Optionen für bevorzugte und erlaubte Kontaktart können Sie nur wählen, wenn die dafür notwendigen Felder einer Adresse ausgefüllt sind. Ist beispielsweise keine E-Mail-Adresse eingetragen, lässt sich die Kontaktart E-Mail weder als bevorzugte noch als erlaubte Kontaktart aktivieren.
Wenn Sie Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer löschen und die entsprechende Kontaktart ist als bevorzugte oder erlaubte Kontaktart eingestellt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung durch die automatische Adressprüfung.
Für die Kontaktart SMS ist in CAS genesisWorld keine systemgestützte Anbindung (CTI) wie ein E-Mail-Client oder die Telefonieanbindung vorhanden. Deshalb können Sie SMS immer aktivieren, auch wenn die Felder Telefon oder Telefon (Mobil) nicht ausgefüllt sind.
Adressen spezifizieren
Welche Rolle hat ein Kunde innerhalb seiner Firma oder soll ein Hinweis zum letzten Gespräch sofort sichtbar sein?
Abteilung, Funktion, Verantwortlicher
Abteilung: Geben Sie die Abteilung direkt in das Eingabefeld ein.
Funktion: Geben Sie die Funktion direkt in das Eingabefeld ein.
Verantwortlicher: Anklicken der rechten Schaltfläche öffnet das Fenster Teilnehmer wählen. Damit tragen Sie beispielsweise den Betreuer oder Zuständigen ein.
Kategorie und Schlagworte
Kategorie: Klick auf die Schaltfläche rechts öffnet das Auswahlfenster mit Eingabehilfen für die Kategorien. Anklicken des Kästchens in der rechten Spalte im Fenster setzt ein Häkchen: Damit ist eine Kategorie für den aktuellen Datensatz vergeben.
Eine manuell eingetippte Kategorie muss identisch mit einer im Auswahlfenster enthaltenen Kategorie sein, damit die Eingabe akzeptiert wird.
Schlagworte: Hier geben Sie einen kurzen Kommentar zu diesem Datensatz ein oder notieren Stichpunkte.
Notizen eingeben
Notizen lassen sich zu allen Datensätzen erfassen. In diesem Feld können Sie beliebigen Text eingeben. Mit einem Zeitstempel fügen Sie automatisch Ihren Benutzernamen, das Datum und die Uhrzeit (Timestamp) ein.
Dieses Feld können Sie beispielsweise für Aufgaben mit Bearbeitungsschritten durch mehrere Kollegen verwenden. Jede Änderung des Datensatzes wird durch einen Zeitstempel gekennzeichnet. So lassen sich Fortschritte oder Ergebnisse einfach nachvollziehen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitstempel. Damit werden Ihr Benutzername, das Datum und die Uhrzeit am Anfang der Notizen eingefügt.
- Im Feld Notizen können Sie Bilder einfügen, Texte formatieren usw.
Adressen systematisch erfassen
Indem Sie in den Feldern Typ und Status aus Vorgaben des Administrators wählen, werden bestimmte Typen von Adressen im Unternehmen einheitlich erfasst.
Typ und Status
Typ und Status sind Dropdown-Listen, in denen mit Eingabehilfen einer der vorgegebenen Einträge gewählt wird. Diese Felder sind nur in der Premium Edition verfügbar.
- Für jede Vorgabe in der Dropdown-Liste Typ werden in der Dropdown-Liste Status nur passende Vorgaben angezeigt, die zu diesem Eintrag im Feld Typ erlaubt sind.
- Durch die Wahl eines Eintrags im Feld Typ können verschiedene Funktionen ausgelöst werden.
- Durch die Eingabehilfen für die Felder und mithilfe der Funktionen lassen sich Datensätze einheitlich erfassen. Außerdem sind im Datensatz genau die Informationen verfügbar, die benötigt werden.
Der Administrator legt die Eingabehilfen für Typ und Status sowie davon abhängige Funktionen fest.