Externe Termine

Externe Termine sind Termine, die nicht mit CAS genesisWorld angelegt wurden. Dazu gehören auch Termine, die innerhalb Ihres Unternehmens mit einem Programm wie Microsoft Outlook angelegt worden sind.

Benutzer von CAS genesisWorld sollten für ein funktionierendes Einladungsmanagement alle Termine in CAS genesisWorld anlegen.

• CAS genesisWorld-Termine

Im Normalfall erhalten Sie die Einladungen per E-Mail. Im Anhang dieser E-Mail befindet sich eine Datei im iCal-Format, die alle Informationen zum Termin enthält. Sie können den Termin direkt in der E-Mail bearbeiten. Bei jeder Reaktion wird automatische eine E-Mail mit der Antwort an den Organisator des Termins versendet.

Einladungen zu externen Terminen erhalten Sie per E-Mail. Sobald Sie die E-Mail im Desktop-Client abrufen, wird der Termin in Ihrem Kalender angelegt. Sie können die Einladung dann direkt in der E-Mail oder im Kalender bearbeiten.

Einladungen bearbeiten Sie üblicherweise im Desktop-Client von CAS genesisWorld. Sie können Einladungen auch in Microsoft Outlook bearbeiten, wenn Sie das Microsoft Outlook Add-In installiert haben.

• Termineinladung nach CAS genesisWorld übernehmen

Funktionen in der E-Mail

Mit Kalender anzeigen blenden Sie einen Kalenderausschnitt ein. Sie sehen eine Vorschau des Termins sowie weitere Termine, die für den entsprechenden Zeitraum bereits in Ihrem Kalender eingetragen sind.

Mit Nachricht anzeigen blenden Sie den Kalenderausschnitt aus. Sie sehen nur den Text der E-Mail.

Funktionen in der E-Mail und im Termin

Mit Zusagen akzeptieren Sie den Termin. Der Termin wird fest in Ihren CAS genesisWorld-Kalender eingetragen und der Organisator erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.

Einen zugesagten Termin können Sie nachträglich absagen, sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können. Der Organisator erhält in diesem Fall eine Absage per E-Mail und der Termin wird aus Ihrem Kalender gelöscht.

Mit Ablehnen lehnen Sie den Termin ab. Der Termin wird nicht in Ihren Kalender eingetragen und der Organisator erhält eine Absage per E-Mail.

Einen abgesagten Termin können Sie nachträglich über die E-Mail wieder zusagen, allerdings erhalten Sie nach einer Absage keine Aktualisierungen zu dem Termin mehr. Die Ihnen vorliegenden Informationen zum Termin sind somit möglicherweise bereits veraltet.

Mit Vorbehalt wählen Sie, wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie an diesem Termin teilnehmen können. Der Termin wird in Ihren Kalender eingetragen und im Feld Teilnehmer wird Ihr Name mit einem Fragezeichen markiert. Der Organisator erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.

Einen mit Vorbehalt zugesagten Termin können Sie nachträglich zusagen oder absagen. Der Organisator wird in jedem Fall per E-Mail benachrichtigt.

Termine ändern

• Ein zugesagter Termin wird in den Kalendern der Teilnehmer gespeichert. Ändert einer der Teilnehmer die Felder Stichwort, Start, Ende oder Notizen, erhält der Organisator keine Benachrichtigung per E-Mail.
• Wenn der Organisator einen Termin ändert und eine Benachrichtigung versendet, erhalten alle Teilnehmer eine E-Mail und die ursprünglichen Werte des Termins werden überschrieben. Dabei gehen Änderungen verloren, die Teilnehmer an den Feldern Stichwort, Start, Ende oder Notizen vorgenommen haben.
• Wenn in CAS genesisWorld Teilnehmer zu einem externen Termin hinzugefügt werden, wird der Organisator ebenfalls nicht benachrichtigt.
• Sie können weitere CAS genesisWorld-Benutzer als Teilnehmer zu einem externen Termin hinzufügen, aber keine weiteren externen Teilnehmer.

Teilnehmer entfernen

• Wenn sich ein Teilnehmer selbst aus dem Termin austrägt oder von einem anderen Teilnehmer aus dem Termin entfernt wird, erhält der Organisator eine Absage per E-Mail.
• Wenn nur noch ein interner Teilnehmer im Termin eingetragen ist und sich austragen möchte, muss er den Termin löschen oder über eine Schaltfläche absagen. Der letzte Teilnehmer kann nicht entfernt werden.
• Wenn ein zuvor entfernter Teilnehmer wieder zum Termin hinzugefügt wird, erhält der Organisator keine automatische Benachrichtigung. Der Organisator geht weiterhin davon aus, dass der entsprechende Teilnehmer nicht am Termin teilnehmen wird.
• Der Organisator des Termins kann nicht aus dem Termin entfernt werden.

Änderungen durch den externen Organisator

• Wenn der Organisator Änderungen am Termin vornimmt, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
• Bei Änderungen der Start- oder Endzeit sind ggf. Reaktionen erforderlich.

Sobald Sie die Einladung abgerufen haben, wird der Termin im Kalender mit den neuen Daten eingetragen. Der Status wird dabei auf eingeladen zurückgesetzt.Jetzt können Sie erneut zu- oder absagen.

Absagen durch den externen Organisator

• Bei Absagen durch den externen Organisator wird der Termin aus CAS genesisWorld gelöscht.
• Der Termin wird bei Absagen durch den Organisator auch dann gelöscht, wenn Ressourcen wie Besprechungsräume eingetragen sind.

Termine löschen

Termine können Sie in CAS genesisWorld wie gewohnt löschen, wenn Sie die entsprechenden Rechte besitzen.

• Stufen der Zugriffsrechte

Wenn Sie einen Termin löschen, passiert folgendes:

• Der Termin wird in CAS genesisWorld bei allen Teilnehmern aus dem Kalender gelöscht.
• Der Organisator erhält von allen eingeladenen CAS genesisWorld-Benutzern, die bereits zugesagt hatten, eine Absage per E-Mail.
• Eingeladene Teilnehmer, die noch nicht reagiert haben, bekommen keine Informationen und können weiterhin zusagen. Wenn einer dieser Teilnehmer zusagt, wird der Termin neu angelegt.

Gelöschte Termine wiederherstellen

• Gelöschte Termine werden im Papierkorb gespeichert. Sie können einen gelöschten Termin wiederherstellen, allerdings wird der Organisator nicht darüber informiert.

• Papierkorb

• Ein in CAS genesisWorld gelöschter Termin hat keine Auswirkungen auf den beim externen Organisator gespeicherten Termin, deshalb besteht die Möglichkeit, dass der Organisator inzwischen Änderungen vorgenommen hat, die beim wiederhergestellten Termin nicht enthalten sind.