Import/Export - Quelle/Ziel: Textdatei
- Die detaillierten Einstellungen für den Import bzw. Export öffnen Sie mit der Schaltfläche Erweitert.
- Die Einstellungen bleiben erhalten, auch wenn Sie die Anzeige mit der Schaltfläche Reduziert ausblenden.
- Wenn Sie nach einem Import oder Export die Einstellungen im Assistent gespeichert haben, laden Sie diese mit der Dropdown-Liste Einstellungen laden.
Export
- Geben Sie bei Dateiname einen Namen an oder wählen Sie einen Ordner und eine Datei über die Schaltfläche. Bestimmte Sonderzeichen dürfen im Pfad und im Dateinamen nicht enthalten sein, z. B. Leerzeichen.
- Stellen Sie bei Format ein, durch welches Zeichen die Spalten bzw. Felder der Datei getrennt werden sollen.
- Mit CSV (Trennzeichen getrennt) wird als Trennzeichen automatisch ein Semikolon (;) eingetragen. Eine so erstellte CSV-Datei lässt sich üblicherweise gut weiterverarbeiten z. B. mit Microsoft Excel.
- Mit Tab-separiert wird als Trennzeichen automatisch <TAB> für einen Tabulator eingetragen.
- Wählen Sie Eigenes Format für ein anderes Trennzeichen.
Geben Sie dann ein Zeichen im Feld Trennzeichen ein. Empfehlenswert ist ein eindeutiges Zeichen, dass in den exportierten Daten sonst nicht vorkommt, z. B. #.
Mit Tab-separiert und Eigenes Format wird eine TXT-Datei exportiert.
- Wählen Sie den Zeichensatz.
- Aktivieren Sie Erste Zeile enthält Überschriften, wenn Bezeichnungen der Felder bzw. Spalten in der ersten Zeile der exportierten Datei enthalten sein sollen.
- Aktivieren Sie Spaltennamen aus der Datenbank verwenden, wenn Sie die Feldnamen der Datenbank exportieren möchten. Ist die Option nicht aktiv, werden die Feldtitel, also die Bezeichnungen der Felder exportiert.
Import
Wenn Sie Adressen als TXT- oder CSV-Datei importieren, dürfen in der ersten Zeile der Datei keine Sonderzeichen in den Feldnamen bzw. Spaltentiteln enthalten sein. Sonderzeichen sind beispielsweise die Umlaute ä, ö oder ü, aber auch ß, &, Satzzeichen, Leerzeichen, Bindestriche usw. Erlaubt sind nur Zahlen, Buchstaben und der Unterstrich (_).
Vor dem Import wird geprüft, ob ungültige Spaltennamen in der Datei enthalten sind.
- Wählen Sie einen Ordner und eine Datei über die Schaltfläche. Je nach den Einstellungen der Dropdown-Liste Format können Sie entweder eine CSV- oder eine TXT-Datei wählen.
- Wenn Sie CSV (Trennzeichen getrennt) bei Format einstellen, können Sie bei Dateiname eine CSV-Datei wählen.
- Wenn Sie Tab-separiert oder Eigenes Format bei Format einstellen, können Sie bei Dateiname eine TXT-Datei wählen.
- Mit CSV (Trennzeichen getrennt) und Tab-separiert wird das Trennzeichen automatisch eingetragen.
- Bei einem anderen Trennzeichen wählen Sie Eigenes Format und geben das Trennzeichen ein.
- Als Zeichensatz beim Import sind ANSI oder OEM möglich.
- Aktivieren Sie Erste Zeile enthält Überschriften, falls Spaltentitel bzw. Feldnamen in der ersten Zeile der Datei enthalten sind.
Adressen eines bestimmten Typs importieren
Adressen als Einzelkontakt importieren
Adressen als Firmendatensätze importieren
Adressen als Firmen-/Kontaktpersonendatensätze importieren
Wenn Sie Firmen und den Firmen zugeordnete Kontaktpersonen importieren, müssen die Felder gWIsCompany, gWIsContact und das Schlüsselfeld key enthalten sein.
Ist ein Datensatz als Kontaktperson angegeben, wird nach dem Schlüsselfeld die zugehörige Firma gesucht und die Kontaktperson eingetragen.
Adressen als Mitarbeiterdatensätze importieren
Der Export von Adressen als Mitarbeiterdatensätze ist nicht möglich, nur der Import.
Wenn Sie Adressen als Mitarbeiterdatensätze importieren, hat dies mehrere Auswirkungen:
- Die importierten Adressen werden als neue Adressen in CAS genesisWorld angelegt.
Berücksichtigen Sie, dass dies zu Dubletten führen kann.
- Das Feld bzw. die Option ist Mitarbeiter bzw. gWIsExmployee wird auf aktiv gesetzt.
- Jeder neu angelegten Adresse wird der Benutzer Standard zugeordnet.
Diese Zuordnung ist durch den Import nicht beeinflussbar.
- Bei jeder importierten Adresse wird im Desktop-Client das Register Mitarbeiterdaten angezeigt. In diesem Register wird auch der zugeordnete Benutzer angezeigt, also Standard direkt nach dem Import.
- Die Zuordnung einer Adresse zu einem Benutzer lässt sich im Desktop-Client von CAS genesisWorld und im Portal von teamWorks ändern.
Das Ändern der Zuordnung ist nur durch den Administrator möglich.
Damit Sie Adressen als Mitarbeiterdatensätze importieren können, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:
- Die Option für Mitarbeiterdatensätze wird im Assistent nur dann angezeigt, wenn eine Lizenz für teamWorks in der Management Konsole eingetragen ist.
- Erforderlich ist außerdem das Recht Mitarbeiter verwalten. Dieses Recht wird durch den Administrator im Fenster Eigenschaften eines Benutzers in der Management Konsole eingestellt. Im Register Rollen lässt sich das Recht mit der Schaltfläche Rechte anpassen vergeben.