Mailing schreiben
Eine E-Mail besteht aus Betreff und Nachricht. Beide Bereiche lassen sich durch Platzhalter wie Seriendruckfelder und Feldvariablen personalisieren.
Die Nachricht können Sie formatieren. Wenn Sie bereits auf Ihrem Rechner eine Vorlage für das Mailing haben, können Sie diese im HTML-Format hochladen und im Datensatz des Mailings weiter bearbeiten.
Platzhalter verwenden
Platzhalter sind Seriendruckfelder und Feldvariablen.
Platzhalter einfügen
Klicken Sie in einem Mailing auf die Schaltfläche rechts vom Texteditor.
Ein neuer Bereich mit den Registern für Seriendruckfelder und Feldvariablen öffnet sich.
- Platzieren Sie den Mauszeiger im Betreff oder Texteditor an der Stelle, an der Sie einen Platzhalter einfügen möchten.
- Markieren Sie den Platzhalter.
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Platzhalter einzufügen.
Im Datensatzfenster ist diese Schaltfläche 2 Mal vorhanden, damit Sie den Platzhalter im richtigen Feld platzieren können. Mit der 1. Schaltfläche fügen Sie den Platzhalter im Betreff ein, mit der 2. Schaltfläche im Nachrichtentext.
Link mit Platzhalter einfügen öffnet ein Fenster mit einem Beispiel für einen angezeigten Text, einen Link unter dem Text und einem Seriendruckfeld.
Überschreiben Sie die Inhalte im Fenster für Ihr eigenes Mailing.
Durch den Einsatz von Seriendruckfeldern können Sie einen individuellen und ansprechenden Link für jeden Empfänger erstellen.
Vorschau verwenden
Mit der Vorschau können Sie prüfen, ob die Platzhalter passend platziert sind und wie gewünscht mit Daten befüllt werden.
Die Vorschau ist nur dann verfügbar, wenn mindestens ein Empfänger zum Mailing hinzugefügt wurde.
Klicken Sie auf Vorschau.
Ein Fenster mit der Vorschau öffnet sich. Dabei werden die Platzhalter in Betreff und Text mit Daten von einem Empfänger befüllt.
- Mit den Pfeiltasten blättern Sie in verschiedenen E-Mails.
Wenn Sie testen möchten, wie die E-Mails voraussichtlich bei den Empfängern ankommen, dann verwenden Sie die Funktion Test-E-Mail senden.
Nachricht formatieren
Für die Formatierung der Nachricht verwenden Sie HTML.
Hinweise zu E-Mails im HTML-Format
Den Text des Mailings schreiben und bearbeiten Sie im Texteditor, der im unteren Teil des Registers Allgemein vorhanden ist.
Der Editor enthält Funktionen, mit denen Sie die E-Mail formatieren können. Die Funktionen wählen Sie über die Symbole. Damit lassen sich
- Schriftart, -größe und -farbe wählen,
- Absätze formatieren,
- Hyperlinks einfügen und
- Bilder im GIF- oder JPG-Format einfügen.
Im Standard wird die Schriftart verwendet, die in den Einstellungen für die Anzeige eingestellt ist.
Bereits vorhandene Texte können Sie als HTML-Datei importieren oder aus der Zwischenablage in den Editor kopieren. Dabei sind bestimmte Punkte zu beachten.
HTML-Datei verwenden
In diesen Editor können Sie HTML-Dateien laden. Dabei sind folgende Bedingungen zu beachten.
- Die importierte Datei darf nur HTML enthalten, keine Skripte, kein Flash oder ähnliches.
- Die Formatierungen müssen in der Seite gespeichert sein, da externe Stylesheets nicht unterstützt werden.
- Bei E-Mails werden alle Kommentare aus Sicherheitsgründen gelöscht, daher dürfen die Stylesheet-Tags nicht mit Kommentaren eingeklammert werden.
HTML-Datei importieren
Klicken Sie auf HTML-Datei laden.
Das Dateiauswahlfenster von Windows öffnet sich.
- Wählen Sie eine HTML-Datei und klicken Sie auf Öffnen.
Wenn Sie bereits Inhalte eingegeben haben und dann eine HTML-Datei laden, wird der gesamte Inhalt des Felds mit dem Inhalt der HTML-Datei überschrieben.
Formatierungen werden übernommen, wenn sie direkt im Text vorgenommen wurden. CSS-Anweisungen im Bereich <head> einer HTML-Datei können nicht übernommen werden.
Beispiele für Formatierungen, die übernommen werden:
<p style="font-size: 12px; padding: 5px;">Ihr Text.</p>
<p>Text mit <b>Fettdruck</b>.</p>
Bilder werden ebenfalls übernommen, wenn sie auf einem Webserver verfügbar sind und der Link im Quelltext der HTML-Datei auf die Internet-Adresse zeigt.
Bilder von Ihrer lokalen Festplatte können ebenfalls übernommen werden. Dazu sind jedoch einige Vorbereitungen notwendig. Die Bilder müssen auf Ihrem Rechner in einem Unterordner \images gespeichert sein und der Pfad in der HTML-Datei muss absolut sein. Beispiel:
<img src="C:\HTML\images\bild.jpg">
Wenn Sie einen relativen Pfad verwenden, also z. B. \images\bild.jpg, kann das Bild möglicherweise nicht übernommen werden.
Texte aus der Zwischenablage kopieren
Beim Kopieren und Einfügen aus der Zwischenablage sind möglicherweise Nachformatierungen notwendig, da andere Programme andere Formatierungen verwenden.
- Formatierungen von externen Stylesheets werden nicht übernommen.
- Wenn Sie Text aus einem Office-Produkt wie Microsoft Word importieren, werden die Formatierungen aus Microsoft Word in HTML umgesetzt. Dies führt häufig nicht zu den gewünschten Ergebnissen.
- Über das Kontextmenü des Editors sind 2 Möglichkeiten zum Einfügen vorhanden: Einfügen oder Einfügen als Text. Das Ergebnis des Einfügens hängt von vielen Faktoren ab, beispielsweise wie komplex die Formatierung ist oder welcher HTML-Code übernommen werden kann.
- In bestimmten Fällen kann das Einfügen als Text und Formatieren in CAS genesisWorld der schnellste Weg sein.
Bilder einbinden
In HTML-E-Mails können Sie Bilder einbinden. Dafür stehen 2 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Bild einbetten
Wenn Sie ein Bild direkt einbetten, wird dieses Bild mit der E-Mail an die Empfänger gesendet.
Auf Bilder verweisen
Wenn Sie die Bilder auf Ihrer Website gespeichert haben, können Sie auf diese Bilder in der HTML-E-Mail verweisen. Damit die E-Mail beim Empfänger korrekt angezeigt wird, dürfen diese Bilder nicht von der Website gelöscht werden.
Anlagen hinzufügen
Mailings lassen sich mit Anlagen versenden. Eine Anlage kann z. B. ein Informationsflyer im PDF-Format sein.
Anlagen öffnet das Fenster Anlagen wählen mit den folgenden Möglichkeiten:
Anlage hinzufügen verwenden Sie, um ein Archivdokument in einem vorhandenen Dokumentdatensatz zu wählen.
Neue Anlage hinzufügen wählen Sie, um einen neuen Dokumentdatensatz anzulegen. Das Fenster Dokument erstellen aus öffnet sich.
- Im Fenster Dokument erstellen aus wählen Sie entweder eine Vorlage für ein Dokument oder Sie wählen eine Datei von Ihrem Computer.