Wählen Sie einen Benutzer oder eine Ressource mithilfe der Dropdown-Liste rechts oben über der Monatsübersicht.Wann hat Ihre Kollegin oder Ihr Kollege Zeit? Wann haben alle Kolleginnen und Kollegen Ihrer Abteilung Zeit? Wann ist der Besprechungsraum frei? Mit dem Teamkalender sehen Sie verplante Zeiten von einzelnen oder mehreren Benutzern und Ressourcen von CAS genesisWorld.
Gruppen lassen sich im Teamkalender nicht anzeigen. Eine Kalenderansicht für eine Gruppe legen Sie mit dem Ansichtsassistenten an, indem Sie eine Gruppe im Register Team wählen.
Die Funktion des Teamkalenders ist nur verfügbar, wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator.
Wählen Sie einen Benutzer oder eine Ressource mithilfe der Dropdown-Liste rechts oben über der Monatsübersicht.
Alternativ geben Sie zwei oder mehr Benutzer oder Ressourcen in das Eingabefeld der Dropdown-Liste ein. Trennen Sie die einzelnen Benutzer bzw. Ressourcen durch Kommata ab. In vielen Fällen brauchen Sie Namen nicht ausschreiben. Eindeutige Eingaben reichen, z. B. die ersten beiden Buchstaben des Vornamens und des Nachnamens.
Nachdem Sie die gewünschten Benutzer bzw. Ressourcen gewählt haben, wird über dem Kalenderbereich eine Zeile Teamkalender mit dem Namen der Benutzer bzw. der Ressourcen eingeblendet.
Im Kalenderbereich sehen Sie Termine, Telefonate, Vorgänge und Urlaub dieses Benutzers bzw. der Ressource in Ihrer Kalenderansicht, also mit den Einstellungen Ihrer Kalenderansicht.
Wenn Sie einen Benutzer bzw. eine Ressource wieder aus dem Teamkalender entfernen möchten, klicken Sie in der Zeile Teamkalender auf das Symbol neben dem Namen des Benutzers bzw. der Ressource.
Alternativen den Teamkalender zu öffnen
Favoriten im Fenster Teilnehmer wählen
Für Benutzer und Ressourcen sind im Teamkalender weitere Funktionen vorhanden. Wenn Sie den Mauszeiger auf den Namen eines Benutzers bzw einer Ressource in der Zeile Teamkalender bewegen, öffnet sich ein kleines Fenster. In diesem Fenster können Sie auf die folgenden Funktionen zugreifen.
Wenn Sie bei einem Benutzer auf die Schaltfläche E-Mail senden klicken, senden Sie eine E-Mail an eine der für den entsprechenden Benutzer eingetragenen E-Mail-Adressen.
Wenn Sie bei einem Benutzer auf die Schaltfläche Anrufen klicken, starten Sie ein Telefonat.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Kalender anzeigen klicken, öffnet sich die Tagesansicht des Benutzers bzw. der Ressource. So sehen Sie auf einen Blick, zu welchen Zeiten noch Termine frei sind.
Welche der Funktionen verfügbar sind, hängt sowohl von Ihren Rechten als auch von den verfügbaren Daten ab. Wenn für einen Benutzer beispielsweise keine Telefonnummer eingetragen ist, dann wird die Schaltfläche Anrufen nicht angezeigt.
Wenn Sie verschiedene Farben für eigene und fremde Datensätze verwenden, wird die Kalenderansicht übersichtlicher.
Um Datensätze anderer Benutzer im Teamkalender zu sehen, benötigen Sie mindestens das Fremdzugriffsrecht Lesen auf die Aktivitäten der entsprechenden Benutzer. Sobald Sie den Teamkalender geöffnet haben, werden sowohl Ihre Fremdzugriffsrechte als auch Ihre Besitzrechte an Datensätzen berücksichtigt. Sie können also Datensätze im Teamkalender ändern, wenn Sie auf die zu ändernden Datensätze Fremdzugriffsrechte besitzen oder Teilnehmer der entsprechenden Datensätze sind.
Wenn Sie einen Teamkalender dauerhaft verwenden möchten, legen Sie eine Teamkalenderansicht mit dem Ansichtsassistenten an. Dabei können Sie in den Eigenschaften der Kalenderansicht im Register Team auch eine Gruppe wählen. Eine solche Kalenderansicht zeigt immer Datensätze mehrerer Benutzer, Gruppen und Ressourcen an.
In einer Teamkalenderansicht wird ebenfalls die Zeile Teamkalender angezeigt. Sie können die Benutzer bzw. Ressourcen wie in anderen Kalenderansichten aus dem Teamkalender entfernen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche neben dem Namen des Benutzers bzw. der Ressource klicken.
Wenn Sie die Teamkalenderansicht das nächste Mal öffnen, werden wieder alle Benutzer bzw. Ressourcen angezeigt, die in den Eigenschaften der Ansicht festgelegt wurden.
Dauerhafte Änderungen an den angezeigten Benutzern bzw. Ressourcen müssen über das Register Team erfolgen.