Vorlagen für xRM-E-Mails
Die Vorlage für xRM-E-Mails sind den Vorlagen für Mailings sehr ähnlich. xRM-E-Mails unterscheiden sich in den folgenden Punkten von Mailings.
- Der Datensatz-Typ wird in der Vorlage festgelegt und kann bei der Anwendung der Vorlage nicht mehr geändert werden.
- Als Empfänger können sämtliche Verknüpfungsarten zu Adressen gewählt werden.
- Je nach gewähltem Datensatz-Typ sind unterschiedliche Seriendruckfelder verfügbar.
Die Funktionen zum Erstellen der Vorlagen sind nur vorhanden, wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben.
Vorlage für xRM-E-Mail anlegen
Vorlagen erstellen Sie in den Einstellungen in CAS genesisWorld.
Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen.
- Klicken Sie auf das Register E-Mail und anschließend auf xRM-E-Mail.
Jetzt können Sie neue Vorlagen erstellen und bestehende Vorlagen duplizieren, bearbeiten oder löschen.
Sie sehen die Vorlagen, auf die Sie Zugriffsrechte haben.
Klicken Sie auf Neu.
Das Fenster Vorlage für xRM-E-Mails neu anlegen öffnet sich.
- Vergeben Sie ein Stichwort für das Mailing.
- Wählen Sie das E-Mail-Konto, über das das Mailing versendet werden soll.
Über die Dropdown-Liste werden alle E-Mail-Konten angezeigt, auf die Sie Zugriff haben.
- Geben Sie den Namen ein, der als Absender angezeigt werden soll.
- Wählen Sie den Datensatz-Typ, für den diese Mailing-Vorlage gilt.
Eine Änderung des Datensatz-Typs hat Auswirkungen auf die verwendbaren Seriendruckfelder.
Der Datensatz-Typ lässt sich beim Verwenden der Vorlage nicht ändern.
- Wählen Sie die Dokumentsprache.
Klicken Sie auf Ändern, um die Empfänger zu wählen.
Das Fenster Empfänger wählen öffnet sich.
In diesem Fenster legen Sie fest, welche mit dem Ausgangsdatensatz verknüpfte Adressen angeschrieben werden. Dazu aktivieren die zutreffenden Verknüpfungsarten. Wählen Sie z. B. beim Datensatz-Typ Verkaufschance die Verknüpfungsarten Verkäufer, Verkäufer 2 und Verkäufer 3, um alle Verkäufer anzuschreiben.
Für die ausgewählten Verknüpfungsarten legen Sie zusätzlich fest, welche E-Mail-Adresse angeschrieben werden soll. Eingestellt ist die als Standard festgelegte E-Mail-Adresse der jeweiligen Adresse. Wählen Sie z. B. E-Mail (Geschäftlich), wenn Sie ausschließlich geschäftliche E-Mail-Adressen anschreiben möchten.
- Die Felder für Weitere Empfänger werden zunächst nicht angezeigt und lassen sich durch den Pfeil unter dem Feld Empfänger einblenden.
Hier können Sie feste Empfänger in die Felder An, CC oder BCC eintragen. Diese Empfänger erhalten jede der versendeten xRM-E-Mail. Die Wahl der Empfänger erfolgt wie beim zum Schreiben einer E-Mail mit CAS genesisWorld.
- Wenn Sie Identische E-Mail-Adressen nur einmal anschreiben aktivieren, dann erhalten auch mehrfach hinzugefügte Empfänger nur eine E-Mail.
Wenn Sie für die xRM-E-Mail mehrere Ausgangsdatensätze gewählt haben, wird pro Ausgangsdatensatz eine E-Mail pro Empfänger versendet.
- Wenn Sie E-Mails nach dem Versand automatisch archivieren aktivieren, wird jede E-Mail nach dem Versand automatisch mit der Standardvorlage archiviert und mit dem Empfänger verknüpft. Außerdem wird jede gesendete E-Mail automatisch mit dem Mailing und dem Ausgangsdatensatz verknüpft.
- Geben Sie den Betreff der E-Mail ein.
- Den Text der Vorlage bearbeiten Sie im Texteditor.
Hinweise zu E-Mails im HTML-Format
Den Text des Mailings schreiben und bearbeiten Sie im Texteditor, der im unteren Teil des Registers Allgemein vorhanden ist.
Der Editor enthält Funktionen, mit denen Sie die E-Mail formatieren können. Die Funktionen wählen Sie über die Symbole. Damit lassen sich
- Schriftart, -größe und -farbe wählen,
- Absätze formatieren,
- Hyperlinks einfügen und
- Bilder im GIF- oder JPG-Format einfügen.
Im Standard wird die Schriftart verwendet, die in den Einstellungen für die Anzeige eingestellt ist.
Bereits vorhandene Texte können Sie als HTML-Datei importieren oder aus der Zwischenablage in den Editor kopieren. Dabei sind bestimmte Punkte zu beachten.
HTML-Datei verwenden
In diesen Editor können Sie HTML-Dateien laden. Dabei sind folgende Bedingungen zu beachten.
- Die importierte Datei darf nur HTML enthalten, keine Skripte, kein Flash oder ähnliches.
- Die Formatierungen müssen in der Seite gespeichert sein, da externe Stylesheets nicht unterstützt werden.
- Bei E-Mails werden alle Kommentare aus Sicherheitsgründen gelöscht, daher dürfen die Stylesheet-Tags nicht mit Kommentaren eingeklammert werden.
HTML-Datei importieren
Klicken Sie auf HTML-Datei laden.
Das Dateiauswahlfenster von Windows öffnet sich.
- Wählen Sie eine HTML-Datei und klicken Sie auf Öffnen.
Wenn Sie bereits Inhalte eingegeben haben und dann eine HTML-Datei laden, wird der gesamte Inhalt des Felds mit dem Inhalt der HTML-Datei überschrieben.
Formatierungen werden übernommen, wenn sie direkt im Text vorgenommen wurden. CSS-Anweisungen im Bereich <head> einer HTML-Datei können nicht übernommen werden.
Beispiele für Formatierungen, die übernommen werden:
<p style="font-size: 12px; padding: 5px;">Ihr Text.</p>
<p>Text mit <b>Fettdruck</b>.</p>
Bilder werden ebenfalls übernommen, wenn sie auf einem Webserver verfügbar sind und der Link im Quelltext der HTML-Datei auf die Internet-Adresse zeigt.
Bilder von Ihrer lokalen Festplatte können ebenfalls übernommen werden. Dazu sind jedoch einige Vorbereitungen notwendig. Die Bilder müssen auf Ihrem Rechner in einem Unterordner \images gespeichert sein und der Pfad in der HTML-Datei muss absolut sein. Beispiel:
<img src="C:\HTML\images\bild.jpg">
Wenn Sie einen relativen Pfad verwenden, also z. B. \images\bild.jpg, kann das Bild möglicherweise nicht übernommen werden.
Texte aus der Zwischenablage kopieren
Beim Kopieren und Einfügen aus der Zwischenablage sind möglicherweise Nachformatierungen notwendig, da andere Programme andere Formatierungen verwenden.
- Formatierungen von externen Stylesheets werden nicht übernommen.
- Wenn Sie Text aus einem Office-Produkt wie Microsoft Word importieren, werden die Formatierungen aus Microsoft Word in HTML umgesetzt. Dies führt häufig nicht zu den gewünschten Ergebnissen.
- Über das Kontextmenü des Editors sind 2 Möglichkeiten zum Einfügen vorhanden: Einfügen oder Einfügen als Text. Das Ergebnis des Einfügens hängt von vielen Faktoren ab, beispielsweise wie komplex die Formatierung ist oder welcher HTML-Code übernommen werden kann.
- In bestimmten Fällen kann das Einfügen als Text und Formatieren in CAS genesisWorld der schnellste Weg sein.
Bilder einbinden
In HTML-E-Mails können Sie Bilder einbinden. Dafür stehen 2 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Bild einbetten
Wenn Sie ein Bild direkt einbetten, wird dieses Bild mit der E-Mail an die Empfänger gesendet.
Auf Bilder verweisen
Wenn Sie die Bilder auf Ihrer Website gespeichert haben, können Sie auf diese Bilder in der HTML-E-Mail verweisen. Damit die E-Mail beim Empfänger korrekt angezeigt wird, dürfen diese Bilder nicht von der Website gelöscht werden.
Seriendruckfelder und Feldvariablen
Die Register für Seriendruckfelder und Feldvariablen werden zunächst nicht angezeigt und lassen sich durch den Pfeil rechts neben dem Text der E-Mail einblenden. Je nach gewähltem Datensatz-Typ sind verschiedene Register verfügbar. Immer verfügbar sind die Daten des Empfängers und die Feldvariablen des Benutzers. Zusätzlich verfügbar sind
- Daten aus dem Ausgangsdatensatz,
- Daten aus Datensätzen, bei denen eine Primärverknüpfung mit dem Ausgangsdatensatz vorhanden ist und
- Daten aus Datensätzen, die mit dem Ausgangsdatensatz mit einer :1-Verknüpfungsart verknüpft sind.
- Doppelklicken Sie auf einzelne Seriendruckfelder und Feldvariablen, um diese in den Text der E-Mail einzufügen. Seriendruckfelder lassen sich sowohl im Text als auch im Betreff der E-Mail einfügen.
Anlagen einfügen
Der Bereich für Anlagen wird über den Pfeil unter dem Text der E-Mail eingeblendet. Unterschiedliche Arten von Anlagen sind in den Registern Anlagen, Dynamische Anlagen und Berichte sortiert. Der Bereich wird automatisch angezeigt, sobald eine Anlage eingefügt wurde.
Register Anlagen
Anlagen öffnet das Fenster Anlagen wählen mit den folgenden Möglichkeiten:
Anlage hinzufügen verwenden Sie, um ein Archivdokument in einem vorhandenen Dokumentdatensatz zu wählen.
Neue Anlage hinzufügen wählen Sie, um einen neuen Dokumentdatensatz anzulegen. Das Fenster Dokument erstellen aus öffnet sich.
- Im Fenster Dokument erstellen aus wählen Sie entweder eine Vorlage für ein Dokument oder Sie wählen eine Datei von Ihrem Computer.
- Mit der Option Zugehörige Archivdokumente beifügen lassen sich Archivdokumente als Anlage versenden.
Die Option wird angezeigt, wenn Dokument als Datensatz-Typ für den Ausgangsdatensatz gewählt ist.
Bei Dokumenten mit einer Archivdatei wird die Archivdatei als Anlage eingefügt. Bei einer Internet-Adresse oder E-Mail wird eine .eml-Datei als Anhang eingefügt.
Register Dynamische Anlagen
Bei Dynamischen Anlagen einer xRM-E-Mail sind verknüpfte Dokumente des Ausgangsdatensatz als Anlage möglich.
- Wählen Sie die Verknüpfungsart.
Mit der Schaltfläche Weitere Filter können die Anlagen über einen Filter weiter eingeschränkt werden.
Zugriffsrechte einstellen
Auf eine Vorlage für eine xRM-E-Mail dürfen alle Benutzer zugreifen, die als Teilnehmer in der Vorlage eingetragen sind.
Teilnehmer tragen Sie beim Bearbeiten der Vorlage im Register Erweitert ein.
- Klicken Sie in einer xRM-E-Mail-Vorlage auf das Register Erweitert.
- Tragen Sie im Feld Teilnehmer alle Benutzer und Gruppen ein, die die Vorlage benutzen dürfen.
Vorlage für xRM-E-Mail duplizieren
Beim Duplizieren einer Vorlage übernehmen Sie alle Einstellungen der originalen Vorlage, inklusive Anhänge und Teilnehmer.
- Markieren Sie die gewünschte Vorlage.
Klicken Sie auf Duplizieren.
Das Fenster Vorlage für xRM-E-Mails neu anlegen öffnet sich.
- Bearbeiten Sie die gewünschten Felder. Sie haben dieselben Möglichkeiten wie beim Anlegen einer xRM-Vorlage.