Regel anlegen

Im Register Benachrichtigungen und Aktionen können Sie für Änderungen oder Fristüberschreitungen von Datensätzen bestimmte Aktionen festlegen.

Eine Regel wird immer mit den Rechten des Benutzers ausgeführt, der die Regel erstellt. Bei der gleichen Regel können also mehr oder weniger Rechte berücksichtigt werden.

Klicken Sie im Register Benachrichtigungen und Aktionen auf Neu. Das Fenster Regel neu anlegen öffnet sich.

• Geben Sie Name und Beschreibung der Regel ein.
• Im Textfeld Kategorie pflegen Sie z. B. gleichartige Hinweistexte, die Informationen über Teilmengen von Regeln bieten

Das Feld wird in der Liste aller Regeln angezeigt und die Liste lässt sich nach diesem Feld sortieren.

Verwechseln Sie das Feld Kategorie bei Regeln bitte nicht mit dem gleichnamigen Feld bei mehreren Datensatz-Typen.

• In der Dropdown-Liste Regel ausführen als ist standardmäßig System eingetragen.

Nur beim Anlegen einer Regel können Sie einstellen, dass eine Regel mit einem bestimmten Benutzerkonto ausgeführt wird.

Dann werden nur die Datensätze geändert, bei denen dieses Benutzerkonto als Teilnehmer eingetragen ist. Datensätze werden nicht geändert, wenn ein Benutzer nur über vererbte Rechte, eine Zugehörigkeit zu Gruppen oder Fremdzugriffsrechte zugreifen kann.

Diese Einstellung dient der Sicherheit gegen unerwünschtes Ändern von Daten.

Eine ähnliche genauere Möglichkeit besteht darin, die Regel über Filter und Team nur für eine Teilmenge der Datensätze zu erstellen.

Eine Regel für das Löschen von Datensätzen lässt sich nur anlegen, wenn System in der Dropdown-Liste eingestellt ist. Aus Sicherheitsgründen öffnet sich nach dem Anlegen einer Regel zum Löschen von Datensätzen ein Fenster und Sie müssen Ihr Kennwort als Administrator erneut eingeben. Die erneute Eingabe des Kennworts ist ebenfalls erforderlich, wenn eine deaktivierte Regel für das Löschen wieder aktiviert wird.

Regeln für E-Mails und Regeln für das Einladungsmanagement legt ein angemeldeter Benutzer im Fenster Einstellungen des Desktop-Clients automatisch mit seinem Benutzerkonto an. Diese Regeln werden bei den Regeln des Benachrichtigungs- und Aktionsdiensts nicht angezeigt. Der Vollständigkeit halber und zur Information für den Administrator: Dies sind systemseitige Regeln, die beim Deaktivieren eines Benutzerkontos ebenfalls deaktiviert werden.

Beim Anzeigen von Regeln zum Bearbeiten wird ein Hinweis geöffnet, wenn nach dem Deaktivieren eines Benutzerkontos auch bestimmte Regeln automatisch deaktiviert wurden.

• Wählen Sie den Datensatz-Typ, der überwacht werden soll.
• Mit Alle lassen Sie alle Datensätze dieses Datensatz-Typs überwachen. Wenn Sie Nur eine Teilmenge wählen, legen Sie über Filter und Team fest, welche Datensätze von welchen Benutzern, Gruppen oder Ressourcen überwacht werden sollen.

Einstellungen im Register Team wirken ebenfalls wie ein Filter: Überwacht werden die Datensätze, auf die gewählte Benutzer, Gruppen oder Ressourcen Besitzrechte oder Fremdzugriffsrechte haben.

Wenn Sie beispielsweise Termine überwachen und eine Ressource im Register Team als Teilnehmer wählen, werden alle Benutzer mit Fremdzugriffsrechten auf die Ressource benachrichtigt. Im Termin selbst muss die Ressource nicht als Teilnehmer eingetragen sein.

Wenn eine Benachrichtigung nur für Termine mit einer bestimmten Ressource als Teilnehmer erfolgen soll, verwenden Sie das Register Filter: Prüfen Sie mit der Bedingung enthält, ob im Feld Teilnehmer die Ressource enthalten ist.

• Mit Nach Verknüpfungen filtern betrachten Sie Verknüpfungen einschließlich der Verknüpfungsart des überwachten Datensatzes mit Datensätzen eines bestimmten Datensatz-Typs. Dabei legen Sie Filterbedingungen für die verknüpften Datensätze fest.

Beispielsweise möchten Sie Projekte mit Verknüpfungen zu Dokumenten überwachen. Dabei sollten nur verknüpfte Dokumente mit der Kategorie Auftragsbestätigung relevant sein.

• Wählen Sie nun, welches Ereignis die Grundlage der Regel sein soll: eine Datensatzänderung, eine Fristüberschreitung, ein Jahrestag oder eine Verknüpfungsänderung.
• Für jeden Ereignistyp legen Sie anschließend genauere Bedingungen fest. Nur die Datensätze werden überwacht, die diese Bedingungen erfüllen.

Einstellungen je nach Ereignistyp

• Datensatzänderung
• Fristüberschreitung
• Jahrestag
• Verknüpfungsänderung

Aktionen festlegen

Im Register Aktion wählen Sie, welche Aktion ein Ereignis auslösen soll.

• Benachrichtigung
• Datensatzänderung
• Neuer Datensatz
• Verknüpfungen
• Webhook aufrufen

Überwachungsintervall und Zeitplan

Beim Überwachungsintervall legen Sie fest, in welchen Zeitabständen Regeln geprüft und ausgeführt werden sollen. Dabei ist ebenfalls ein Zeitplan möglich.

Einstellungen und Beispiele

Register Servereinstellungen

Das Register Servereinstellungen ist nur in der Management Konsole vorhanden.

In diesem Register ist der Applikationsserver angegeben, auf dem der Benachrichtigungsdienst üblicherweise laufen soll.

Als Administrator können Sie bei jeder Regel einen anderen Applikationsserver einstellen, beispielsweise wenn manche Regeln häufiger ausgeführt werden sollen.

Funktionen der Symbolleiste

Diese allgemeinen Funktionen legen Sie immer für die aktuell markierte Regel fest.

Funktionen der Symbolleiste