Adressen lassen sich sowohl mit dem Desktop-Client als auch mit der Management Konsole importieren. Unterschieden wird dabei zwischen dem Import einzelner Adressen und mehrerer Adressen.
Nur wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können Sie Adressen importieren und haben Zugriff auf die entsprechenden Funktionen.
Adressen lassen sich einzeln als vCard importieren.
Der Adress-Assistent ist im Programmfenster und bei E-Mails verfügbar. Damit erfassen Sie viele Daten für Adressen fast automatisch.
Wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, können Sie mit dem Import/Export-Assistenten Daten im- bzw. exportieren, auch Adressen.
Der Assistent ist im Desktop-Client und in der Management Konsole verfügbar.
Dubletten lassen sich beim Import mit dem Import/Export-Assistenten prüfen. Dies stellt der Administrator in der Management Konsole ein.
Prinzipiell sind mehrere Wege beim Importieren denkbar. Am einfachsten ist der Import über eine CSV-Datei, der hier gezeigt wird.
Wenn Sie viele Datensätze importieren möchten, ist ein Test mit 2 oder 3 Datensätzen sehr empfehlenswert. Dabei können Sie alle Einstellungen festlegen, speichern und testen, ob alle Einstellungen richtig sind. Das Löschen von importierten Datensätzen ist bei vielen Datensätzen sehr zeitaufwendig.
Wenn Sie Adressen mithilfe des Import/Export-Assistenten importieren, können Sie eine Dublettenprüfung mit den vorhandenen Adressen in CAS genesisWorld durchführen lassen.
Bei der Dublettenprüfung beim Import von Adressen gelten die gleichen Einstellungen und Rechte wie bei der Dublettenprüfung beim Speichern von Adressen.
Ob beim Import von Adressen eine Dublettenprüfung durchgeführt wird, legt der Administrator in den Einstellungen der Dublettenprüfung fest.
Damit die Dublettenprüfung beim Import möglich ist, müssen die berücksichtigten Felder der Dublettenprüfung auch importiert werden. Welche Felder bei der Dublettenprüfung berücksichtigt werden sollen, legt der Administrator fest.
Fragen Sie ggf. Ihren Administrator.
Nach dem Import von Adressen erhalten Sie einen Hinweis, falls Dubletten gefunden wurden.
Wenn importierende Benutzer über die erforderlichen Rechte verfügen, können Dubletten direkt nach dem Import aufgelöst werden.
Wenn importierende Benutzer nicht über die erforderlichen Rechte verfügen, können berechtigte Benutzer die gefundenen Dubletten nach dem Import im Desktop-Client von CAS genesisWorld auflösen.
Im unteren Bereich des Fenster wird die Liste der Adressen, die zur oben markierten Adresse als Dublette identifiziert wurden, angezeigt.
Wenn Sie auf Ausschließen klicken, werden die im oberen und unteren Bereich des Fensters gewählten Adressen pärchenweise von der Dublettenprüfung ausgeschlossen. Die entsprechenden Adressen werden in Zukunft nicht länger als gegenseitige Dubletten erkannt.
Adressen, die nicht länger als gegenseitige Dubletten erkannt werden, können weiterhin als Dubletten anderer Adressen identifiziert werden.
Sie können Adressen, die von der Dublettenprüfung gegen bestimmte Adressen ausgeschlossen wurden, manuell wieder in die Dublettenprüfung aufnehmen.
Wenn Sie auf Auflösen klicken, werden die Feldwerte und Verknüpfungen der als Dubletten erkannten Adressen zusammengeführt. Die Dubletten werden automatisch aufgelöst, wenn die Adressen ohne Informationsverlust zusammengeführt werden können. Wenn die Adressen nicht ohne Informationsverlust zusammengeführt werden können, können Sie im Fenster Dubletten auflösen manuell festlegen, welcher Feldwert aus welchem Datensatz übernommen wird. Weitere Informationen zu den Funktionen im Fenster Dubletten auflösen finden Sie auf der Seite Dubletten beim Speichern auflösen.
Beim Zusammenführen der Feldwerte von Adressen durch Auflösen von Dubletten werden die Verknüpfungen immer automatisch zusammengeführt.
Dubletten werden nur automatisch aufgelöst, wenn die entsprechenden Adressen ohne Informationsverlust zusammengeführt werden können. Wenn Dubletten nicht ohne Informationsverlust aufgelöst werden können, müssen Sie ggf. nach dem automatischen Auflösen weitere Dubletten manuell auflösen.