E-Mails schreiben Sie entweder nur als Text oder als HTML-Text. Bei HTML-Text sind mehr Möglichkeiten für das Formatieren vorhanden. Bilder und Hyperlinks können Sie nur im HTML-Format einfügen. In der Symbolleiste über dem Text werden die Schaltflächen zum Bearbeiten des Texts angezeigt.

E-Mails im Textformat mit einer Unicode-/UTF-8-Codierung werden nur richtig angezeigt, wenn auf Ihrem Rechner ein Unicode-Zeichensatz installiert ist. Bei der Installation von Windows werden üblicherweise nicht alle verfügbaren Schriften (Fonts) installiert, um Speicherplatz zu sparen. Installieren Sie einen Unicode-Datensatz, wie beispielsweise Arial Unicode MS. Stellen Sie bei Schrift einstellen im Register Anzeige des Fensters Einstellungen/Register E-Mail immer diese Schrift ein.

Format wählen

• Wählen Sie im Menü Format des E-Mail-Fensters die Option E-Mail Format.
• Wählen Sie zwischen den Optionen Text oder HTML-Text.

Mit den Schaltflächen der Symbolleiste verwenden Sie den Editor von CAS genesisWorld.

• CAS genesisWorld-Editor

Legen Sie eine neue E-Mail an und tragen Sie einen oder mehrere Empfänger ein oder wählen Sie diese über die Schaltfläche An.

In der Symbolleiste über dem Text der E-Mail wird die Schaltfläche Anrede einfügen angezeigt. Damit fügen Sie beispielsweise die Anrede Guten Tag Frau Kaiser ein, wenn monica.kaiser@firma.de als E-Mail-Adresse eingetragen ist.

• Wenn für einen Empfänger genau eine Adresse mit dieser E-Mail-Adresse in CAS genesisWorld vorhanden ist, werden auch die Felder wie Vorname oder Eingabehilfen wie Titel festgestellt. Dann enthält die Dropdown-Liste

  Eingabehilfen sind Vorgaben für bestimmte Felder in Datensatzfenstern etwa für Adressen im Feld Branche.

  Der Administrator legt Eingabehilfen in der Management Konsole fest und stellt ein, ob außer Vorgaben zusätzlich beliebige Werte durch Anwender eingegeben werden können.

Anreden, die zum Geschlecht des Empfängers passen und zusätzlich den Namen des Empfängers sowie

nicht geschlechtsspezifische Anreden.

• Werden mehrere Adressen in CAS genesisWorld gefunden, können Felder wie Vorname oder Titel nicht mehr berücksichtigt werden. Dann werden nicht geschlechtsspezifische Anreden angezeigt.
• Nicht geschlechtsspezifische Anreden werden ebenfalls angezeigt, wenn der Empfänger nicht als Adresse in CAS genesisWorld vorhanden ist oder in der E-Mail mehrere Empfänger eingetragen sind.

Hinweise für den Administrator

Als Administrator legen Sie für die automatische Anrede die Datei EMailAddressLettersDE.txt im Ordner ..\CAS genesisWorld\Server\EMailAddressLetters. In diese Datei schreiben Sie die gewünschten Anreden. Informationen aus den Adressfeldern können Sie als Feldvariablen einfügen.

Diese Datei kann für jede Sprache von CAS genesisWorld angelegt werden. Beim Client wird immer die Sprache berücksichtigt, die der Benutzer verwendet.

Noch nicht versendete E-Mails lassen sich bei einem IMAP-Konto automatisch als Entwurf im gleichnamigen Ordner speichern.

• Dies legen Sie in den Einstellungen fest.

• E-Mail/Register Senden

Wenn Sie eine E-Mail schreiben und automatisch speichern lassen, wird die E-Mail alle 90 Sekunden als Entwurf im gleichnamigen Ordner gespeichert.

Das Speichern als Entwurf erfolgt im Hintergrund, sodass Sie sofort weiter arbeiten können. Das Speichern im Hintergrund erfolgt ebenfalls, wenn Sie eine E-Mail als Vorlage speichern.

• Manuell speichern Sie eine neue E-Mail als Entwurf, indem Sie im Menü Datei auf Speichern klicken oder die Tastenkombination Strg + S drücken.

Für E-Mails können Sie Vorlagen speichern wie bei anderen Datensatz-Typen - mit einem wichtigen Unterschied:

Bei E-Mails ist der Datenschutz besonders zu beachten, daher sind E-Mails persönliche Datensätze. Dies gilt auch für E-Mail-Vorlagen. Beim Erstellen einer E-Mail-Vorlage wird daher das Fremdzugriffsrecht Persönlich eingestellt und diese Vorgabe ist nicht änderbar.

• Vorlagen für Datensätze

Für jede E-Mail können Sie eine Empfangsbestätigung durch den Empfänger anfordern.

• Klicken Sie dafür im Menü Extras auf Empfangsbestätigung.
• Wählen Sie dann die entsprechende Option.

Das Anfordern einer Empfangsbestätigung ist allerdings bei manchen E-Mail-Servern nicht möglich.

CAS genesisWorld verwendet das Verfahren der DSN (Delivery Status Notification) über ESMTP. Der E-Mail-Server muss dieses Verfahren unterstützen. Bei einem Microsoft Exchange Server ist dies beispielsweise der Fall.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Möglicherweise haben Sie mehr als ein E-Mail-Konto? Wählen Sie dann, über welches Konto die E-Mail versendet werden soll.

• Klicken Sie beispielsweise im E-Mail-Fenster im Menü Ansicht auf Feld "Absender" anzeigen.

Dann wird neben dem Absender auch die Dropdown-Liste Konto angezeigt, über das Sie das gewünschte Konto wählen.