Felder
Felder im Register Allgemein eines Telefonats werden teilweise automatisch ausgefüllt.
Die Symbole für den Telefonatsstatus Gespräch geführt, Angenommener Anruf, Entgangener Anruf, Gewählte Nummer und Offener Anruf unterscheiden sich und werden beispielsweise in der Akte, Listenansichten und Multiliste angezeigt.
Gesprächsteilnehmer
Das Feld Adresskurzinfo ist für eine kurze Beschreibung der Adresse des Angerufenen vorgesehen.
Das Feld wird in folgenden Fällen automatisch ausgefüllt:
- Die Telefonieanbindung ist aktiv und Sie haben das Telefonat von einer Adresse aus angelegt.
- Die Telefonieanbindung ist aktiv, Sie werden angerufen und die Adresse des Anrufers ist in CAS genesisWorld vorhanden.
Das Feld wird in folgenden Fällen nicht automatisch ausgefüllt:
- Die Telefonieanbindung ist aktiv und zu einer Telefonnummer wurden keine oder mehrere Adressen gefunden.
- Die Telefonieanbindung ist nicht aktiv und Sie haben den Datensatz Telefonat manuell neu angelegt.
Mit den Symbolen bei Adresskurzinfo tragen Sie eine Adresse ein oder ändern die angezeigte Adresse. Eine Adresse im Feld Adresskurzinfo und das Telefonat sind immer miteinander verknüpft.
Zugehörige Adresse suchen öffnet das Fenster Suche.
- Wenn Sie im Fenster Suche eine Adresse markieren und übernehmen, wird die markierte Adresse bei Adresskurzinfo eingetragen.
War das Feld Adresskurzinfo vorher leer, wird die neue Adresse eingetragen und mit dem Telefonat verknüpft.
War das Feld Adresskurzinfo ausgefüllt, wird statt dessen die neue Adresse eingetragen und mit dem Telefonat verknüpft. Die Verknüpfung zur vorherigen Adresse wird gelöscht.
Öffnen Sie die Dropdown-Liste, werden alle Telefonnummern der verknüpften Adresse angezeigt.
Bei einem offenen Anruf einer bekannten Adresse wird ebenfalls eine Dropdown-Liste angezeigt. Damit wählen Sie ggf. eine andere Telefonnummer.
Mit diesem Symbol öffnen Sie das Datensatzfenster der verknüpften Adresse.
Neue Adresse anlegen wird angezeigt, wenn das Feld Adresskurzinfo leer ist. Damit öffnen Sie das Datensatzfenster für eine neue Adresse. Wenn Sie die neue Adresse speichern, wird die Adresse in das Feld Adresskurzinfo übernommen und mit dem Telefonat verknüpft.
Die Rufnummer aus dem Datensatz Telefonat wird in die neue Adresse übernommen. Bei einem Einzelkontakt und einer Kontaktperson wird das Feld Telefon (Geschäftlich) ausgefüllt, bei einer Firma das Feld Telefon (Zentrale).
Rufnummer zeigt die Telefonnummer, die gewählt wurde.
Wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen vom Administrator erhalten haben, werden Schaltflächen für soziale Netzwerke und Suchmaschinen angezeigt.
Automatisch erfassen lassen
Rufnummer, Telefonatsstatus, Beginn und Dauer automatisch aktualisieren ist üblicherweise aktiviert.
Ist die Telefonieanbindung aktiv, wird ein Datensatz für ein Telefonat meist automatisch erstellt. Damit die Daten aktuell gehalten werden, ist auch diese Option aktiv.
Wenn Sie ein Telefonat manuell erfassen und dann speichern, wird diese Option ebenfalls automatisch aktiviert.
- Wenn Sie die Felder manuell ändern müssen, deaktivieren Sie die Option.
- Frist ist der Zeitpunkt, bis zu dem ein Anruf oder Rückruf geplant ist. Eine Eingabe in diesem Feld ist nur dann sinnvoll, wenn der entsprechende Telefonatsstatus angegeben ist.
Weitere Standardfelder
Kategorie und Schlagworte
Kategorie: Klick auf die Schaltfläche rechts öffnet das Auswahlfenster mit Eingabehilfen für die Kategorien. Anklicken des Kästchens in der rechten Spalte im Fenster setzt ein Häkchen: Damit ist eine Kategorie für den aktuellen Datensatz vergeben.
Eine manuell eingetippte Kategorie muss identisch mit einer im Auswahlfenster enthaltenen Kategorie sein, damit die Eingabe akzeptiert wird.
Schlagworte: Hier geben Sie einen kurzen Kommentar zu diesem Datensatz ein oder notieren Stichpunkte.
Alarmieren
- Beim Anlegen einer Aktivität wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste, ob die Alarmierung für alle Teilnehmer oder nur für Sie gelten soll.
Sind mehrere Teilnehmer eingetragen, kann jeder Teilnehmer die Alarmierung für sich selbst ändern.
- Wählen Sie in der zweiten Dropdown-Liste, wann alle Teilnehmer oder Sie selbst an die Aktivität erinnert werden sollen. Die Angaben beziehen sich auf den Beginn bzw. Anfangszeitpunkt dieses Datensatzes.
- Wenn Sie zur eingestellten Alarmzeit wählen, werden zwei weitere Felder eingeblendet. In diesen Feldern geben Sie die genaue Uhrzeit an.
Der Teilnehmer Alle (öffentlich) wird nicht alarmiert.
Bei der Alarmierung öffnet sich ein Fenster, in dem die Aktivität angezeigt wird.
- Bei Erneut erinnern in ist 5 Minuten als Vorgabe eingestellt. Diese Vorgabe können Sie ändern.
- Mit Bestätigen nehmen Sie die Alarmierung zur Kenntnis. Diese Information wird gespeichert. In diesem Fall erhalten Sie keine Alarmierung mehr, auch wenn Sie den Beginn bzw. Anfangszeitpunkt dieses Datensatzes ändern.
- Erneut erinnern bzw. Bestätigen kann jeder Teilnehmer für sich separat einstellen.
- Mit Alle erneut erinnern bzw. Alle bestätigen verschieben bzw. bestätigen Sie die Alarmierung für alle.
Wenn Gespräch geführt im Feld Telefonatsstatus eingetragen ist, erfolgt keine automatische Alarmierung. Dies gilt auch, wenn der eingetragene Zeitpunkt für die Alarmierung in der Zukunft liegt. Eine Alarmierung ist daher nur möglich, wenn das Telefonat noch nicht geführt wurde.
Teilnehmer
- In das Feld Teilnehmer geben Sie Benutzer, Gruppen oder Ressourcen direkt ein.
Bei aktiviertem Einladungsmanagement können Sie bei Terminen auch E-Mail-Adressen eingeben.
Alternativ öffnen Sie das Fenster Teilnehmer wählen mit der Schaltfläche.
Aktivieren Sie persönlich oder vertraulich, wenn ein besonderer Datenschutz erwünscht ist.
Damit beschränken Sie die Zugriffsrechte durch den Fremdzugriff.
Übergeordnete Verknüpfungen
Übergeordnet zeigt die Primärverknüpfungen dieses Datensatzes.
Primär verknüpfte Datensätze werden als Links angezeigt, mit denen Sie diese Datensätze öffnen.
Typ und Status
Typ und Status sind Dropdown-Listen, in denen mit Eingabehilfen einer der vorgegebenen Einträge gewählt wird. Diese Felder sind nur in der Premium Edition verfügbar.
- Für jede Vorgabe in der Dropdown-Liste Typ werden in der Dropdown-Liste Status nur passende Vorgaben angezeigt, die zu diesem Eintrag im Feld Typ erlaubt sind.
- Durch die Wahl eines Eintrags im Feld Typ können verschiedene Funktionen ausgelöst werden.
- Durch die Eingabehilfen für die Felder und mithilfe der Funktionen lassen sich Datensätze einheitlich erfassen. Außerdem sind im Datensatz genau die Informationen verfügbar, die benötigt werden.
Der Administrator legt die Eingabehilfen für Typ und Status sowie davon abhängige Funktionen fest.
Notizen eingeben
Notizen lassen sich zu allen Datensätzen erfassen. In diesem Feld können Sie beliebigen Text eingeben. Mit einem Zeitstempel fügen Sie automatisch Ihren Benutzernamen, das Datum und die Uhrzeit (Timestamp) ein.
Dieses Feld können Sie beispielsweise für Aufgaben mit Bearbeitungsschritten durch mehrere Kollegen verwenden. Jede Änderung des Datensatzes wird durch einen Zeitstempel gekennzeichnet. So lassen sich Fortschritte oder Ergebnisse einfach nachvollziehen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitstempel. Damit werden Ihr Benutzername, das Datum und die Uhrzeit am Anfang der Notizen eingefügt.
- Im Feld Notizen können Sie Bilder einfügen, Texte formatieren usw.