Kontaktperson anlegen/bearbeiten
Kontaktpersonen sind Personen, die zu einer Firma gehören. Kontaktpersonen sehen Sie direkt im Datensatz einer Firma oder in entsprechenden Listen.
Gut zu wissen
Die Darstellung und das Verhalten der Felder kann von der eingesetzten Edition und den Einstellungen des Administrators abhängen.
Welche Felder und Register werden angezeigt?
Die angezeigten Felder und Register in Ihrer Version von CAS genesisWorld können von den Beschreibungen in der Hilfe abweichen. Die Anzeige ist abhängig von der Edition, den verwendeten Zusatzmodulen und individuellen Anpassungen beispielsweise durch den Administrator. Dies führt dazu, dass bei Ihnen mehr oder weniger Felder oder Register vorhanden sind oder die Bezeichnung von Feldern und Registern von den Beschreibungen in der Online-Hilfe abweichen.
Die angezeigten Felder und Register in einem Datensatz können sich ebenfalls ändern, wenn Sie einen bestimmten Eintrag im Feld Typ wählen.
Besonderheiten bei Pflichtfeldern
In Datensätzen sind Pflichtfelder möglich. Beachten Sie dabei Besonderheiten, wenn Sie beispielsweise Datensätze importieren, die Replikation oder andere Module einsetzen.
Kontaktpersonen anlegen und bearbeiten
Bevor Sie eine Kontaktperson anlegen können, muss immer der zugehörige Datensatz der Firma vorhanden sein.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Neu/Adresse/Kontaktperson.
- Das Fenster Suche öffnet sich: Suchen Sie die Firma für diese Kontaktperson.
- In den Ergebnissen der Suche markieren Sie den gewünschten Datensatz der Firma und klicken dann auf die Schaltfläche Neue Kontaktperson.
- Daraufhin öffnet sich das Fenster Kontaktperson neu, in dem Sie die Daten der Kontaktperson eingeben. Das Fenster Suche wird geschlossen.
- Spezialfall: In der Ergebnisliste einer Suche lassen Sie Einzelkontakte anzeigen. Wenn Sie nun einen Einzelkontakt wählen und danach auf die Schaltfläche Neue Kontaktperson klicken, werden sowohl eine neue Kontaktperson als auch ein neuer Firmendatensatz angelegt. Dieser Firma sind die neu angelegte Kontaktperson sowie der in der Ergebnisliste markierte Einzelkontakt als Kontaktperson zugeordnet.
Wenn Sie gerade einen Firmendatensatz angelegt haben, können Sie auch direkt im Datensatzfenster der Firma die Kontaktperson anlegen.
Klicken Sie im Datensatzfenster der Firma im Menü Datei auf Neu/Adresse/Kontakperson oder das entsprechende Symbol. Das Fenster Kontaktperson neu anlegen öffnet sich.
Zugehörige Firmen anzeigen im Menü Extras zeigt in einer Listenansicht die Firmen einer oder mehrerer markierten Kontaktpersonen.
Mit dem Adress-Assistent erfassen Sie viele Daten für Adressen fast automatisch.
Adress-Assistent
Wenn Sie eine Adresse erfassen, werden mit der automatischen Adressprüfung bereits bestimmte Felder ausgefüllt oder die Stimmigkeit mehrere Eingaben wie Postleitzahl und Ort geprüft. Beim Öffnen oder Speichern einer Adresse wird die automatische Adressprüfung vollständig durchgeführt und Sie erhalten Verbesserungsvorschläge.
Bei jeder Adresse können Sie ein Bild einbinden, wie z. B. ein Foto des Kontakts oder ein Firmenlogo.
Viele Funktionen für Adressen finden Sie in der Symbolleiste.
In einem Datensatz mit mehreren Feldern in einer Währung gilt immer eine einzige Währung, die Sie ggf. ändern können.
Im Register Allgemein erfassen Sie die Anschrift, Telefonnummer und weitere wichtige Informationen zur Adresse.
Zusätzliche Funktionen finden Sie in den weiteren Registern.
Spezielle Funktionen für Adressen
Spezielle Funktionen für Kontaktpersonen
Viele Adressdaten werden bei Kontaktpersonen üblicherweise aus der Firmenadresse übernommen. Wenn Sie diese Daten für die Kontaktperson ändern möchten, müssen Sie die Funktion Synchrone Feldwerte an/aus ausschalten.
Adressen: Synchrone Feldwerte
Synchrone Feldwerte an/aus im Menü Extras oder das entsprechende Symbol bei Kontaktpersonen heißt, dass Felder der Firma übernommen werden, wenn die Option aktiv ist. In diesem Fall können Sie die entsprechenden Felder nicht ändern. Erst wenn Sie die Option deaktivieren, können Sie für die Kontaktperson eigene Werte eingeben.
Der Administrator legt fest, welche Felder synchron gehalten werden und welche Felder bei der Kontaktperson überschrieben werden können, wenn Sie die Option deaktivieren.
Damit Sie die Option Synchrone Feldwerte an/aus verwenden können, benötigen Sie vom Administrator mindestens das Recht Schreiben auf das Feld, in dem diese Information gespeichert wird. Wenn Sie nicht die erforderlichen Rechte besitzen, dann ist beim Anlegen oder Speichern einer Kontaktperson die Option Synchrone Feldwerte an/aus standardmäßig gesetzt und lässt sich nicht ändern.
Daten von Firmen-Datensätzen können Sie mit den Daten der Kontaktperson synchronisieren.
Kontaktperson markierter Firmen synchronisieren
Felder der Firma können Sie für Felder der Kontaktperson übernehmen. Klicken Sie dafür im Menü Extras des Datensatzfensters auf Synchrone Feldwerte an/aus. Ist diese Option aktiv, sind die entsprechenden Felder nicht editierbar. Erst wenn Sie die Option deaktivieren, können Sie für die Kontaktperson eigene Werte eingeben.
Der Administrator legt fest, welche Felder synchron gehalten werden und welche Felder bei einer Kontaktperson überschrieben werden können, wenn Sie die Option deaktivieren.
Falls Sie diese Option nachträglich aktivieren, können Sie mit folgender Vorgehensweise die bereits vorhandenen Anschriften automatisch synchronisieren:
- Markieren Sie eine oder mehrere Firmendatensätze in einer Liste.
- Klicken Sie dann im Menü Bearbeiten auf Kontaktpersonen der markierten Firmen synchronisieren.
- Die Änderungen können Sie im Register Journal der Kontaktpersonen überprüfen.
Diese Funktion unterscheidet z. Zt. noch nicht zwischen Firmendatensätzen einerseits und Kontaktpersonen und Einzelkontakten andererseits. Die Funktion liefert jedoch keine Ergebnisse, wenn Sie Kontaktpersonen oder Einzelkontakte markiert haben.
Wenn eine Kontaktperson die Firma wechselt, können Sie diese der neuen Firma zuordnen.
Firma einer Kontaktperson wechseln
Wechselt eine Kontaktperson die Firma, so können Sie die Kontaktpersonder neuen Firma zuordnen oder die Kontaktperson duplizieren.
- Markieren Sie die Kontaktperson beispielsweise in einer Liste.
- Klicken Sie im Menü Extras auf Firma wechseln. Das gleichnamige Fenster öffnet sich.
Suchen Sie die neue Firma der Kontaktperson, die in CAS genesisWorld bereits vorhanden sein muss.
- Aktivieren Sie die Option zum Verschieben.
- Alternativ lassen Sie die Kontaktpersonr duplizieren.
- Legen Sie vor dem Anklicken von OK fest, ob die bisherigen Verknüpfungen übernommen werden sollen und der vorherige Datensatz der Kontaktperson deaktiviert werden soll.
Hinweise
Primärverknüpfungen bleiben immer bei der ursprünglichen Kontaktperson, egal ob Sie eine Kontaktperson verschieben oder duplizieren. Wenn beispielsweise ein Projekt von einer Kontaktpersonr betreut wurde, soll die entsprechende Primärverknüpfung weiterhin der vorherigen Firma zugeordnet bleiben.
Wenn Sie eine Kontaktperson zu einer neuen Firma verschieben, sind möglicherweise Primärverknüpfungen zur vorherigen Firma vorhanden. Prüfen Sie daher, ob Sie diese Primärverknüpfungen bei der Kontaktperson entfernen und beim vorherigen Firmendatensatz eintragen möchten.
Besondere Adressen
Sind für eine Person in unterschiedlichen Funktionen mehrere Adressen vorhanden, lassen sich diese Adressen als Identitäten kennzeichnen und in jeder dieser Adressen anzeigen. Dies ist bei Kontaktpersonen und Einzelkontakten möglich.
Manchmal benötigen Sie bestimmte Adressen nicht mehr, z. B. weil Sie mit einem Kunden den Vertrag gekündigt haben. Diese Adressen können Sie deaktivieren.
Adressen können Sie als private Adressen kennzeichnen. Diese Adressen können dann nur noch Sie in CAS genesisWorld einsehen.
Letzte Kommunikation
Wann hat die letzte Kommunikation mit einem Kontakt stattgefunden? Je nach Einstellungen und Edition wird dieses Feld manuell oder automatisch ausgefüllt.
Visitenkarten und Social Media
vCards als virtuelle Visitenkarten sind eine standardisierte Methode, um Daten von Adressen zu erstellen und zu speichern.
Wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen vom Administrator erhalten haben, werden Schaltflächen für soziale Netzwerke und Suchmaschinen angezeigt.
Besonderheiten bei internationalen Adressen
Internationale Adressen lassen sich auch mit Sonderzeichen eingeben, insbesondere wenn Sie Unicode einsetzen.