Die angezeigten Felder und Register in Ihrer Version von CAS genesisWorld können von den Beschreibungen in der Hilfe abweichen. Die Anzeige ist abhängig von der Edition, den verwendeten Zusatzmodulen und individuellen Anpassungen beispielsweise durch den Administrator. Dies führt dazu, dass bei Ihnen mehr oder weniger Felder oder Register vorhanden sind oder die Bezeichnung von Feldern und Registern von den Beschreibungen in der Online-Hilfe abweichen.

Die angezeigten Felder und Register in einem Datensatz können sich ebenfalls ändern, wenn Sie einen bestimmten Eintrag im Feld Typ wählen.

In Datensätzen sind Pflichtfelder möglich. Beachten Sie dabei Besonderheiten, wenn Sie beispielsweise Datensätze importieren, die Replikation oder andere Module einsetzen.

• Prüfung von Pflichtfeldern

• In das Feld Teilnehmer geben Sie Benutzer, Gruppen oder Ressourcen direkt ein.

• Teilnehmer bei Datensätzen

Bei aktiviertem Einladungsmanagement können Sie bei Terminen auch E-Mail-Adressen eingeben.

• CAS genesisWorld-Termine

Alternativ öffnen Sie das Fenster Teilnehmer wählen mit der Schaltfläche.

• Fenster Teilnehmer wählen

Aktivieren Sie persönlich oder vertraulich, wenn ein besonderer Datenschutz erwünscht ist.

Damit beschränken Sie die Zugriffsrechte durch den Fremdzugriff.

• Stufen der Zugriffsrechte
• Fremdzugriffsrechte

• Klicken Sie im Datensatzfenster im Menü Datei auf Wandeln in.

Im folgenden Menü wird angezeigt, welchen Datensatz Sie aus dem geöffneten Datensatz erstellen können.

Die Inhalte der gemeinsamen Felder werden in den neuen Datensatz kopiert und der ursprüngliche Datensatz wird bei dieser Aktion gelöscht.

• Diese Funktion können Sie auch über Drag & Drop aufrufen, indem Sie einen Datensatz aus einer Liste in eine andere Liste ziehen.
• Termine, Aufgaben, Vorgänge oder Urlaub lassen sich jeweils ineinander umwandeln.

Einen Termin mit externen Teilnehmern können Sie nicht in einen anderen Datensatz-Typ umwandeln.

• CAS genesisWorld-Termine

• Ein Telefonat können Sie in einen Termin umwandeln.

• Wählen Sie im Formular des Termins die Option Außer Haus.

Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen, dass Sie nicht im Büro zu erreichen sind. Der Termin wird in Ihrem Kalender mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet.

Geben Sie Datum und Uhrzeit direkt ein oder klicken Sie auf die Symbole.

• Datum wählen
• Uhrzeit

• Die Dauer wird automatisch eingetragen. Ändern Sie den Wert selbst, wird automatisch das Feld Ende angepasst.
• Aktivieren Sie Ganztägig, dann werden diese Termine im Kalenderbereich direkt unter der Anzeige des Datums und des Wochentags angezeigt. Ganztägige Termine sind für spezielle Ereignisse vorgesehen wie Sommerfest, Jahrestag, Jubiläum usw. Der Tag ist nicht blockiert, weitere Termine für diesen Tag lassen sich einfach eintragen.

Dabei wird - wie üblich - geprüft, ob Überschneidungen auftreten. Bei ganztägigen Terminen sind Vorgaben des Administrators für die Überschneidungsprüfung vorhanden.

• Überschneidungen prüfen

• Beim Anlegen einer Aktivität wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste, ob die Alarmierung für alle Teilnehmer oder nur für Sie gelten soll.

  Als Aktivitäten werden Datensatz-Typen wie etwa Termine, Aufgaben, Telefonate, Vorgänge und Urlaub bezeichnet.

  Die Pflege von Aktivitäten ist weitgehend vergleichbar wie beispielsweise das Anlegen oder Ändern von Datensätzen oder das Erstellen von Ansichten für diese Datensatz-Typen.

Sind mehrere Teilnehmer eingetragen, kann jeder Teilnehmer die Alarmierung für sich selbst ändern.

• Wählen Sie in der zweiten Dropdown-Liste, wann alle Teilnehmer oder Sie selbst an die Aktivität erinnert werden sollen. Die Angaben beziehen sich auf den Beginn bzw. Anfangszeitpunkt dieses Datensatzes.
• Wenn Sie zur eingestellten Alarmzeit wählen, werden zwei weitere Felder eingeblendet. In diesen Feldern geben Sie die genaue Uhrzeit an.

Der Teilnehmer Alle (öffentlich) wird nicht alarmiert.

Bei der Alarmierung öffnet sich ein Fenster, in dem die Aktivität angezeigt wird.

• Bei Erneut erinnern in ist 5 Minuten als Vorgabe eingestellt. Diese Vorgabe können Sie ändern.
• Mit Bestätigen nehmen Sie die Alarmierung zur Kenntnis. Diese Information wird gespeichert. In diesem Fall erhalten Sie keine Alarmierung mehr, auch wenn Sie den Beginn bzw. Anfangszeitpunkt dieses Datensatzes ändern.
• Erneut erinnern bzw. Bestätigen kann jeder Teilnehmer für sich separat einstellen.
• Mit Alle erneut erinnern bzw. Alle bestätigen verschieben bzw. bestätigen Sie die Alarmierung für alle.

Kategorie: Klick auf die Schaltfläche rechts öffnet das Auswahlfenster mit Eingabehilfen für die Kategorien. Anklicken des Kästchens in der rechten Spalte im Fenster setzt ein Häkchen: Damit ist eine Kategorie für den aktuellen Datensatz vergeben.

Eine manuell eingetippte Kategorie muss identisch mit einer im Auswahlfenster enthaltenen Kategorie sein, damit die Eingabe akzeptiert wird.

Schlagworte: Hier geben Sie einen kurzen Kommentar zu diesem Datensatz ein oder notieren Stichpunkte.

Übergeordnet zeigt die Primärverknüpfungen dieses Datensatzes.

Primär verknüpfte Datensätze werden als Links angezeigt, mit denen Sie diese Datensätze öffnen.

• Primärverknüpfungen eintragen/bearbeiten

Typ und Status sind Dropdown-Listen, in denen mit Eingabehilfen einer der vorgegebenen Einträge gewählt wird. Diese Felder sind nur in der Premium Edition verfügbar.

• Für jede Vorgabe in der Dropdown-Liste Typ werden in der Dropdown-Liste Status nur passende Vorgaben angezeigt, die zu diesem Eintrag im Feld Typ erlaubt sind.
• Durch die Wahl eines Eintrags im Feld Typ können verschiedene Funktionen ausgelöst werden.
• Durch die Eingabehilfen für die Felder und mithilfe der Funktionen lassen sich Datensätze einheitlich erfassen. Außerdem sind im Datensatz genau die Informationen verfügbar, die benötigt werden.

Der Administrator legt die Eingabehilfen für Typ und Status sowie davon abhängige Funktionen fest.

• Typ und Status: Funktionen und Beispiele